Как исправить бумажный первичный документ, если подписавший его сотрудник уже не работает

Обязательным реквизитом любого первичного документа являются подписи лиц, ответственных за его оформление (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Соответственно, и исправление в первичном документе также должно содержать подпись лица, составившего исправляемый документ (п. 19 ФСБУ 27/2021). Однако на практике часто бывает так, что документ требуется исправить, а ответственное лицо уже не работает.

В этом случае есть два варианта развития событий:

2 вариант. Документ исправляется корректурным способом в обычном порядке путем зачеркивания неверной записи одной чертой, внесения правильных данных и заверения исправления подписью внесшего его сотрудника (п. 21 ФСБУ 27/2021). При этом в качестве сотрудника выбирается лицо, которое вправе подписывать документы за отсутствующего работника. Список сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, целесообразно утвердить приказом руководителя (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998г. № 34н). Если же ответственный сотрудник не определен, то подпись может поставить руководитель организации. Дополнительно можно оформить бухгалтерскую справку, в которой объяснить необходимость исправления и причины, по которым документ подписан иным должностным лицом.

2 вариант. Документ остается в том виде, в котором был.

Дополнительно оформляется бухгалтерская справка с подробным пояснением ошибки, необходимости исправления и верными данными. Если документ внешний, то для контрагента оформляется акт произвольной формы об исправлении ошибки, в котором указываются верные данные и поясняется, что исправления в документ не вносятся по причине того, что сотрудник, подписавший документ, например, уволен. Акт заверяется с двух сторон.

На основании п. 18 ФСБУ 27/2021 допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом, а значит, выбранный способ корректировки целесообразно утвердить в приказе об учетной политике организации.