Когда копия паспорта работника в документах может стать проблемой

Введение расширенных правил работы с персональными данными ведет иногда к казусам.

Например, можно ли хранить в документах (например, кадровых или бухгалтерских) копии паспортов сотрудников? Большинство кадровиков и бухгалтеров обычно так и поступают.

А вот Роскомнадзор (контролирует соблюдение законодательства о персональных данных) и, вслед за этим ведомством, суды считают иначе! По их мнению:

Требование, а также возможность снять копию паспорта и ее хранить, трудовым законодательством не предусмотрены.

• Паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
• Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников может расцениваться как избыточная информация о персональных данных работников по сравнению с требуемыми действующим законодательством.

Собирая и храня у себя в документах копии страниц паспорта работника, работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).

Напомним, штраф за нарушения в сфере персональных данных (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• для должностных лиц - от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц - от 60 000 до 100 000 руб.

Повторное совершение такого правонарушения влечет наложение административного штрафа (ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• на должностных лиц - от 20 000 до 50 000 руб.;
• на индивидуальных предпринимателей - от 50 000 до 100 000 руб.;
• на юридических лиц - от 100 000 до 300 000 руб.

Отметим, что Роструд занимал по этому поводу чуть более мягкую позицию. Так, в Докладе по разъяснению правомерного поведения за 2 квартал 2017 году есть мнение руководства трудовиков: хранить копии паспортов (и прочих документов с персональными данными) работодатель может, если предварительно получит от работника согласие на это.

Однако, разъяснения Роскомнадзора и судебные дела с признанием штрафов появились уже позднее.