Кадровый ЭДО — абсолютно законная система, которой многие крупные компании уже заменили бумажную эпопею. Однако есть несколько юридических нюансов, обязательных к учету на этапе перехода к цифре.
Законы, которые регулируют КЭДО
Основа правовой базы в сфере КЭДО — поправки в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральном законе №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».
Эти изменения и разрешили организации избавиться от бумажных носителей и применять в работе кадрового отдела цифровые документы.
В Трудовом кодексе РФ КЭДО регулируют — статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» и ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота».
Они дают работодателю право создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы в цифре.
По факту, схема работы КЭДО похожа на традиционную бумажную. Но есть важное различие — подписывать документы можно из любого уголка мира без бумажных носителей и курьерской доставки. Именно поэтому электронный кадровый документооборот незаменим в работе с удаленными сотрудниками. Менять ли кипы бумаг на цифровой формат — каждый руководитель решает для себя сам.
КЭДО — удобное решение, которое сокращает объем работы кадровых специалистов и позволяет сфокусироваться на более глобальных задачах компании. Чтобы КЭДО работал на полную мощность, нужно учитывать важные нюансы на этапе внедрения. Мы позаботились о максимально комфортном переходе бизнеса на кадровый ЭДО, создав сервис EnDocs КЭДО.
Что переводим в электронную версию, а что оставляем на бумаге?
На сегодняшний день разрешено перевести в цифровой формат 90% документов. Закон обязывает делать бумажные копии только этих документов: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника).
Все остальные документы могут законно существовать только в системе на компьютере. Юридическую силу виртуальным бумагам дает электронная подпись (ФЗ от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», ст. 6, 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Разбираемся с электронной подписью
КЭДО не может существовать без электронной подписи. ЭП — альтернатива традиционной рукописной подписи на бумаге, которая содержит данные о владельце. Однако есть важная особенность:
ЭП может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника организации.
Есть 3 вида электронной подписи (ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Рассказываем, в каких случаях какая подпись нужна:
Первый вид — простая электронная подпись или ПЭП
Применяем, чтобы подтвердить личность (логин и пароль, код из СМС и т.д.).
Что говорит закон: Использование простой электронной подписи как юридически значимой возможно только при условии: когда имеется соответствующее соглашение с участниками совершаемого электронного обмена.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись или УНЭП
Ей работник компании может подписать трудовой договор, служебные записки, заявления и прочие документы.
Что говорит закон: По закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП, заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи).
Усиленная квалифицированная электронная подпись или УКЭП
Этот вид подписи равноценен личной и ее можно использовать практически для всех видов документов со стороны компании. Например, при сдаче отчетности или оформлении УПД. УКЭП есть у руководителя организации и доверенных лиц.
Что говорит закон: УКЭП выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию.
Как перейти на КЭДО и не ошибиться?
Команда EnDocs внедряет электронный документооборот в компании уже более 10 лет. Применив свой опыт, мы составили пошаговую схему “безболезненного” перехода на КЭДО.
Подготовка:
Шаг 1
На этом этапе составляем перечень документов, которые хотим перевести в первую очередь.
Шаг 2
Описываем бизнес-процессы. Чем детальнее разложите путь, который проходят кадровые документы в компании, тем легче будет использовать новую цифровую систему.
Шаг 3
Фиксируем требования закона в области трудовых отношений: какими должны быть сроки хранения, подпись и так далее.
Шаг 4
Разрабатываем ЛНА (локальные нормативные акты). Это документ с прописанными в нем правилами перехода на КЭДО и регламентом взаимодействия.
Переход на КЭДО:
Шаг 5
Готовим пакет документов для перехода на КЭДО. Что должно быть:
- Положение об ЭДО
- Вносим корректировки в трудовой и коллективный договор
- Отдельным распоряжением оформляем решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы
Обязательно включаем в приказ на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- сведения об информационной системе работодателя, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;
- перечень документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;
- лицо, ответственное за переход на КЭДО.
Шаг 6
Уведомляем сотрудников о переходе компании на формат электронного документооборота и получаем их разрешение
Юридические нюансы
Если сотрудники принимались в штат до 31 декабря 2021 года — получать их согласие обязательно. Для сотрудников, принятых позднее, это правило не действует.
Отказ работника переходить на КЭДО не может стать причиной увольнения.
Шаг 7
Внедряем КЭДО и тестируем его с наиболее продвинутыми сотрудниками компании
Шаг 8
Запускаем решение и обучаем сотрудников
Внедрите кадровый электронный документооборот за 1 день и посмотрите, как упроститься то, что раньше нужно было делать вручную!Дмитрий Никитин, директор EnDocs
EnDocs КЭДО это:
- Электронное подписание документов
- Облачная УНЭП для сотрудников
- Удобный интерфейс
- Электронный архив документов
- Готовая интеграция с 1С и по API
