К тому же, большинство выгодных деловых партнеров давно применяют ЭДО и не всегда заинтересованы подстраиваться под чей-то бумажный документооборот.
Давайте сразу условимся: ЭДО это не про «отправляем документы электронной почтой, а копии храним в архиве несколько лет».
Я обмениваюсь с контрагентами документами по e-mail – разве это не электронный документооборот?
Электронный документооборот — система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги.
В этой статье рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот.
Главный плюс перехода на ЭДО — экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию.
Настоящий ЭДО дает гораздо больше возможностей бизнесу:
- Полная автоматизация документооборота
- Передача любых видов документов напрямуюное время на поиск нужных документов
- Сводится к минимуму риск ошибки из-за человеческого фактора: опечатка, не та печать и так далее
- Документы невозможно потерять или случайно испортить пролитым кофе. За сохранность отвечает облачный сервис. Защита от претензий, в том числе и судебных. ЭДО фиксирует все «ходы и выходы»: любые действия с документами, отправку, доставку, корректировку и другое
- Документы защищены от подделок квалифицированной ЭЦП
Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:
| Показатель | ЭДО | Бумага |
|---|---|---|
| Стоимость | Прием документов — бесплатно, стоимость отправки зависит от оператора, обычно 5 — 9 рублей. | Для создания документов требуется бумага — в среднем, 1,5 рубля за лист формата А4. Отправка документов по почте — 50-100 рублей. Отправка курьерской службой — от 200 до 400 рублей (стоимость зависит от населенного пункта и конечного назначения). |
| Хранение | Хранение документов практически бесплатно. | Для бумажного архива требуется отдельное место в офисе или аренда помещения. |
| Сроки обработки и доставки | Сильно сокращается время на обработку и ввод документов в учетную систему. | Требуется вручную “вбивать” все документы или пользоваться дорогостоящим распознаванием. |
| Сроки доставки | Доставка документа происходит мгновенно | Срок зависит от пункта назначения. При этом документ еще должен попасть нужному сотруднику. |
Теперь поговорим о том как правильно перейти на ЭДО с контрагентами:
Шаг 1: Строим схему документооборота
Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:
- Определить список документов, которые подлежат переводу в электронный вид
- Определить сколько сотрудников работает с документами
- Зафиксировать процесс обработки документами и определить согласующих
- Назначить ответственных за подписание и отправку документов
Шаг 2: Выбираем оператора ЭДО
Для выбора оператора ЭДО нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько критериев на которые стоит обратить внимание:
- Какого оператора ЭДО использует большинство ваших контрагентов
- Наличие роуминга. Он необходим, если часть ваших партнеров работают с другим сервисом
- Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации
- Стоимость
Шаг 3: Выбираем техническое решение
С электронными документами можно работать двумя способами.
Первый — с помощью сайта оператора ЭДО. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО — достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок достаточно простой:
- Сотрудник загружает файл на сайт оператора ЭДО;
- Документ проверяется ответственными;
- Руководитель подписывает документ ЭЦП;
- Документ отправляется контрагенту.
Для входящих документов процесс похожий — сотрудник периодически проверяет наличие новых документов, просит ответственных проверить эти документы, а руководителя их подписать, и затем вносит их в учетную систему.
Другой вариант — собственная СЭД. Компания покупает систему электронного документооборота, которая интегрируется с учетной системой и оператором ЭДО. СЭД позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами.
С использованием СЭД работа с документами выглядит очень просто:
- Электронные документы от поставщиков автоматически загружаются в СЭД
- Каждому документу СЭД автоматически формируется задание на обработку документа. Устанавливаются сроки и ответственные. Всегда есть информация о состоянии документа и ответственного
- После завершения обработки документ подписывается электронной подписью прямо в СЭД
- Подписанный документ автоматически отправляется контрагенту и в вашу учетную систему для формирования правок
Таким образом у СЭД значительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:
- Удаленный доступ нескольких пользователей к документам
- Функции автоматической постановки и контроля задач
- Распознавание бумажных документов. Так как на практике не все контрагенты готовы работать по ЭДО
- Контроль сроков обработки документов и т.п.
Шаг 4: Получаем электронную подпись
Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно подписывать договоры, бухгалтерские документы по поступлениям и реализациям, подавать отчетность ФНС и другое.
Что осталось сделать, чтобы полностью перейти ЭДО?
Перед переходом на ЭДО нужно предупредить об этом партнеров и контрагентов, чтобы полноценно обмениваться документами. При этом необязательно, чтобы у вас и вашего контрагента был один и тот же оператор.
Переход на ЭДО с контрагентами — одно из лучших решений, которое сделает работу вашей компании эффективнее. Этот процесс таит много нюансов. Команда EnDocs более 10 лет занимается автоматизацией электронного документооборота. Среди наших клиентов: Яндекс, Royal Canin, СТС и другие. На бесплатной консультации мы рассказываем, как эффективно наладить ЭДО с контрагентами именно в вашем бизнесе.
