В настоящий момент автоматизация бизнес–процессов подарила возможность буквально в один клик в онлайн-режиме подписывать различные документы, такие как: контракты с контрагентами и сотрудниками, налоговые формы, счета-фактуры, медицинские карты, деловые соглашения, страховые полисы и многое другое.
Однако многие компании опасаются загружать документацию в облако, предпочитая хранить все документы на специально выделенном сервере в офисе или же вовсе в бумажном архиве. В этой статье мы разберём преимущества и недостатки облачной поставки (облако) и локальной версии СЭД (on-premise), чтобы вы могли выбрать наиболее подходящее решение.
Хранение документов - почему это важно?
Перед тем, как непосредственно выбирать, какой вариант хранения документов более эффективный — облачная поставка (облако) или локальная версия СЭД (on-premise) — нужно разобраться, зачем вообще нужно хранить документы.
Начать нужно с того, что юридически значимый документооборот строго регламентируется государством, так как является доказательной базой для подтверждения коммерческой деятельности, а также сбора налогов. Например, счета и накладные могут быть запрошены для проверки контролирующими органами власти, чтобы подтвердить факт поставки, оплаты или же сверить данные между контрагентами.
Для хранения документов компании используют два способа:
- Классический в виде бумажного архива — папки, коробки, ящики, шкафы. При больших размерах организации и значительном количестве бизнес-процессов бумажный архив может занимать целый склад. Такой способ несет в себе большие неудобства, такие как обеспечение безопасности архива от внешних рисков, таких как пожар, попадание воды на бумагу, кража или вовсе потеря документов. Также сотрудники не смогут оперативно найти нужный документ, особенно при наличии большой базы, что повлечет за собой убытки, связанные с пропуском дедлайнов, ухудшения отношений с контрагентами и другими неприятными последствиями для бизнеса
- Современный в виде электронного архива. Помимо исключения всех вышеперечисленных проблем, правильно организованный электронный архив хранит все необходимые документы со всеми электронными подписями, что позволяет обезопасить себя от проблем при проведении налоговых проверок
Таким образом, не остается сомнений, что хранение документов — необходимость для бизнеса, а электронный формат хранения документов является гораздо более эффективным, нежели бумажный. Остается понять, какую поставку системы электронного документооборота (СЭД) лучше выбрать для своего бизнеса — облачная поставка (облако) или локальная версия СЭД (on-premise).
On-Premise и On-Cloud: в чем разница?
Давайте разберемся, чем же отличаются две различные поставки СЭД: в облачном формате (облако) и локальная (on-premise) версия.Начнем с определений.
1. Локальная версия (On-Premise)
Это программное обеспечение, которое устанавливается и размещается на собственном сервере компании, позволяя хранить и управлять всеми цифровыми документами. Локальная система обеспечивает высочайшую безопасность, поскольку все данные хранятся на вашем оборудовании. Это исключает любой риск доступа неавторизованным лицам или сторонним организациям.
Поскольку вы сами отвечаете за управление и настройку, то можете настроить настольную версию СЭД в соответствии с вашими конкретными потребностями, обеспечив доступ к конфиденциальной информации только авторизованным пользователям.Дмитрий Никитин, директор EnDocs
То есть пользоваться программой можно исключительно по локальной сети. Подписать документ удалённо можно, но для этого придётся сначала подключиться к своему рабочему компьютеру.
2. Облачная версия (On-Cloud)
Программа уже развернута на удалённом сервере провайдера. Компании получают доступ к хранилищу и имеют возможностью зайти в него с любого устройства из любой точки мира.
Облачная система управления документами позволяет компаниям хранить, обмениваться и управлять своими документами в безопасной онлайн-среде. Этот тип системы помогает упорядочить все документы, сделать их легкодоступными и защитить от несанкционированного доступа.
Система отменяет необходимость в физическом хранилище, которое может быть дорогим и трудоемким в обслуживании. Это упрощает совместную работу над проектами независимо от их местонахождения. Пользователи получают возможность взаимодействовать с коллегами без необходимости личных встреч, что особенно удобно в случае дистанционной или разъездной работы, частых командировок.
Потери данных из-за сбоя оборудования исключены — они резервируются на виртуальном сервере на надежном хостинге, поэтому важная информация останется в безопасности и будет доступна.Максим Соин, директор по развитию EnDocs
Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки, разберемся, какие конкретно.
Преимущества и недостатки двух версий поставки: On-Premise и On-Cloud
Прежде чем приступить к более детальному сравнению и выявлению преимуществ и недостатков обеих версий поставки, стоит еще раз упомянуть, что базовые преимущества электронных архивов выигрывают у любых характеристик бумажного формата хранения документов, а именно:
- Сокращение времени на поиск и получение нужных документов в архиве
- Исключение риска многократного копирования и дублирования документов, их потери и утраты
- Исключение риска человеческого фактора
- Упрощение взаимодействия с удаленными филиалами компании и контрагентами
- Контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
- Возможность автоматического составления подборки документов по требованию ФНС, других органов власти или физических лиц, таких как руководитель или контрагент
Обе поставки системы электронного документооборота — облачная поставка (облако) или локальная версия СЭД (on-premise) — обладают своими преимуществами и недостатками. Разбираем:
Преимущества облачной поставки СЭД
Наиболее важное и значимое преимущество облачной версии СЭД является отсутствие необходимости иметь собственный сервер для хранения всех электронных документов. Это преимущество экономит средства организации на электронный документооборот в 2 раза по сравнению с расходами на локальную версию СЭД.
Приведем пример. Если вы хотите иметь дата-центр на собственном оборудовании, для этого вам понадобится:
- Выделить отдельное помещение под серверную
- Обеспечить подходящий температурный режим в помещении
- Понести расходы на покупку, установку и настройку серверов
- Предусмотреть источники резервного электроснабжения
- Организовать систему резервного копирования
- Позаботиться о защите данных
При выборе облачной поставки все эти моменты берет на себя непосредственно поставщик СЭД.
Преимущества локальной версии СЭД (On-Premise)
Казалось бы, предыдущий пункт о преимуществах облачной поставки СЭД ответил на вопрос, что же лучше выбрать, однако не все так просто.
Как было сказано ранее, все заботы о хранении ваших электронных документов несет поставщик облачной СЭД. Это означает, что для того, чтобы получить услугу размещения документов в облачной СЭД, необходимо выбрать поставщика.
Для этого необходимо задуматься о следующих важных вещах:
- Доверие к поставщику. При размещении ваших корпоративных документов на сервере поставщика вы всегда должны помнить, что к вашим документам могут получить доступ третьи лица. Конечно, все поставщики обещают защиту ваших данных, однако такая угроза все же есть, и забывать про нее не стоит
- Стабильность решения. Использование серверов поставщика для хранения документов вы должны понимать, насколько его решение стабильно, а именно насколько работоспособно его оборудование, насколько хорошо поставщик обслуживает его и обеспечивает защиту, как происходит резервное копирование, есть ли сценарий утечки данных и другие моменты, которые вы уже не контролируете
- Подходит ли вам продукт. Как правило, облачное решение – это уже готовый функционал, типовой сервер и типовая программа. Изменить что-то не получится. Здесь вы должны ответить себе на вопрос, подходит ли конкретно вашему бизнесу конкретно это облачное решение
- Соответствие законодательству. Поставщики облачной версии СЭД, как правило, не спрашивают клиента, на каком сервере будут храниться его данные и где он будет располагаться, что не всегда соответствует местному законодательству
Таким образом, приведенное выше заставляет задуматься, является ли On-Cloud версия СЭД эталоном при выборе поставки СЭД.
Чем привлекательна для потребителя On-Premise версия СЭД?
Основное преимущество локальной версии СЭД в том, что это один из наиболее простых и доступных вариантов хранения документов, а именно:
- Нет принципиальной разницы, через какое ПО для электронного документооборота идет обмен документами
- Возможность хранения данных как на сервере, так и на дисках
- Отсутствие риска доступа к данных третьих лиц
- Защита документов по всем требованиям корпоративной информационной политики
- Процессы организованы на базе корпоративных стандартов и бизнес-процессов
- Возможность гибко адаптировать решение под пользователя
Переходим к недостаткам:
Недостатки локальной поставки (On-Premise):
- Унифицированное решение для всех клиентов без возможности изменения функционала или настройки под конкретные нужды компании
- Невозможность организовать архив электронных кадровых документов
- Доступ к документам третьих лиц
- Вероятность непредвиденных обстоятельств у поставщика сервера, что может повлечь за собой поломки и ограничения доступа к вашим данным
- Возможность несоответствия законодательству
- Возможность гибко адаптировать решение под пользователя
Недостатки облачной версии (On-Cloud):
- Внедрение системы более длительное, нежели регистрация учетной записи в облаке
- Необходимость содержания и обслуживания сервера
Выводы
Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки, а решение о выборе одного из них должно приниматься на основе понимания ключевой задачи вашего бизнеса, его текущих потребностей с точки зрения документооборота, темпов его развития, а также особенностей, целей и приоритетов деятельности:
- если вы хотите создать замкнутое хранилище данных на вашем собственном оборудовании, чтобы обеспечить стопроцентный контроль и защиту документов, и располагаете средствами на создание и обслуживание такого хранилища, тогда вам подойдет вариант локальной поставки СЭД
- если вы хотите сэкономить средства и уверены в поставщике СЭД, тогда ваше решение —облачная версия
Как было сказано ранее, облачная и локальная поставка СЭД являются актуальными для бизнеса.
Если вы не можете ответить на вопрос, какая же поставка лучше для вашей компании, или до сих пор сомневаетесь, что более эффективно будет работать на ваш бизнес, предлагаем разобраться вместе. Закажите демонстрацию СЭД EnDocs, и мы поможем вам сделать правильное решение!
EnDocs – доступен в обоих вариантах.
Оставьте заявку на демонстрацию
EnDocs - это
- Электронное подписание документов
- Облачная УНЭП для сотрудников
- Удобный и понятный интерфейс
- Электронный архив документов
- Готовая интеграция с 1С и по API
Начните бесплатно!
