Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают в двух случаях — сотрудник увольняется, или у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска. Но в порядке выплаты есть нюансы, которые разбираем в статье.
Компенсация отпуска при увольнении в 2023 году
Бывают ситуации, когда работник увольняется, не успев отгулять очередной отпуск. Ему выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск. Деньги выдают на руки или переводят на зарплатную карту вдень увольнения. Выплату рассчитывают по среднему дневному заработку. С компенсации за неиспользованный отпуск работодатель удерживает и уплачивает НДФЛ, а также платит взносы во внебюджетные фонды. При исчислении налога на прибыль компенсацию можно учесть в расходах на оплату труда.
Порядок начисления
Рассчитать средний дневной заработок. Компенсацию рассчитывают по формуле:
Средний дневной заработок = Выплаты за расчетный период / 12 / 29,3, где
- 12 — расчетный период;
- 29,3 — среднее число дней в месяце.
Расчетный период составляет 12 месяцев, которые предшествуют месяцу увольнения. Если работник увольняется в последний день месяца, то месяц увольнения включают в расчет как полностью отработанный. Если сотрудник отработал месяц не полностью, его в расчете не учитывают.
Пример
В сентябре 2023 из компании уволилось два работника: один — 25 числа, второй — 30. Первый работник отработал сентябрь не полностью, поэтому от 31.08.2023 отсчитывают назад 12 месяцев. Расчетный период для первого работника с 1.09.2022 по 31.08.2023. Второй отработал месяц полностью, поэтому расчетный период с 1.10.2022 по 30.09.2023.
Определить количество неиспользованных дней отпуска. Чтобы рассчитать компенсацию отпуска при увольнении, надо определить количество неиспользованных дней. Расскажем, как это сделать.
- Определить отпускной стаж. Отчет ведут с даты начала работы в организации. В стаж входят фактически отработанное время, ежегодный отпуск, отдых за свой счет (не более 14 дней в году), пропуски по болезни, простой, вынужденный прогул, мобилизация.
- Определить период, за который положена компенсация. Не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации округляют. Если сотрудник отработал меньше половины месяца, его не учитывают в расчете, если больше половины — учитывают как полный месяц.
- Рассчитать компенсацию пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж за рабочий год в организации равен: до 5,5 месяца — любая причина увольнения; от 5,5 до 10,5 месяца — увольнение не связано особыми обстоятельствами (сокращением штата, ликвидацией компании, призывом на военную службу).
- Рассчитать компенсацию в полном размере за 12 месяцев, если отпускной стаж за рабочий год равен: от 10,5 месяца — любая причина увольнения; от 5,5 до 10,5 месяца — увольнение связано с особыми обстоятельствами. Полная компенсация отпуска при увольнении положена сотрудникам, которые проработали в компании минимум 11 месяцев.
- Определить количество дней отпуска, которые сотрудник накопил с начала работы в компании. Поскольку за год работник должен отгулять 28 дней, за один полностью отработанный месяц ему положено: 28 дн. / 12 мес. = 2,33 дня.
- Определить количество дней отпуска, который сотрудник использовал за все время работы в компании. Это можно узнать из раздела «Отпуск» карточки Т-2.
- Рассчитать количество неиспользованных дней отпуска по формуле:
Количество дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество использованных дней отпуска за время работы
Пример
Егоров проработал на предприятии с 10.09.2020 по 14.09.2023. За время работы у него не было периодов, которые не входят в стаж. Дополнительный отпуск Егорову не положен.
Первый отпуск работник может оформить через 6 месяцев работы. Значит, Егоров может уйти в отпуск не раньше 10.03.2021.
Рассчитаем периоды отпусков Егора Егоровича:
- в 2020 году — отпуск не оформлял;
- в 2021 году — 25 дней;
- в 2022 году — 30 дней;
- в 2023 году — 14 дней.
За время работы Егоров был в отпуске 69 дней.
Чтобы рассчитать компенсацию, надо определить стаж работы Егорова в организации. С 10.09.2020 по 9.09.2023 — три полных года. Плюс 5 дней — с 10 по 14 сентября 2023 года. Стаж Егорова — 3 года 5 дней. Для расчета компенсации отпуска при увольнении стаж округляют до 3 лет.
За три года Егоров должен был отдохнуть:
3 х 28 = 84 дня.
Но за время работы в компании Егоров отгулял всего 69 дней отпуска. Компенсацию нужно выплатить за неиспользованные дни:
84 — 69 = 15 дней.
Рассчитать средний заработок. Для компенсации отпуска при увольнении средний заработок рассчитывают по формуле:
Средний заработок = Средний дневной заработок х Количество дней неиспользованного отпуска
Замена неиспользованного отпуска компенсацией
Работающему сотруднику заменить отпуск денежной выплатой можно, если длительность отпуска больше 28 дней. Из них 28 календарных дней работник должен отдыхать, а дни сверх этого, можно заменить компенсаций. Однако закон не разрешает менять отпуск на компенсацию:
- беременным женщинам;
- несовершеннолетним работникам.
Правило распространяется на основной и дополнительный ежегодные оплачиваемые отпуска.
Особые условия закон определяет для работников с вредными и опасными условиями труда. Ежегодно работодатель предоставляет им дополнительный оплачиваемый отпуск минимум на 7 дней. Семь дней дополнительного отпуска работник должен отдохнуть, а дни свыше минимального лимита можно заменить компенсацией. Также компенсационную выплату за дополнительный оплачиваемый отпуск работник может получить при увольнении.
Нельзя заменить компенсацией неиспользованный дополнительный отпуск работникам-чернобыльцам. Остальные виды дополнительного отпуска можно заменить компенсацией, например, северный отпуск или за ненормированный рабочий день.
Рассчитать количество дней неиспользованного отпуска. В течение года работник должен отгулять 28 календарных дней. В исключительных случаях отпуск или его часть можно перенести на следующий год. Например, если отдых работника в текущем году неблагоприятно отразится на работе компании. Часть отпуска свыше 28 дней по заявлению сотрудника можно заменить денежной компенсацией.
Пример
Егорову перенесли 14 дней отпуска с 2022 на 2023 год. В 2023 году Егоров может отдохнуть:
14 дн. + 28 дн. = 42 дня.
Но по заявлению Егорова работодатель может предоставить ему отпуск на 28 дней, а за неиспользованные 14 дней выплатить компенсацию.
Сумму компенсации отпуска в 2023 году рассчитывают так же, как и компенсацию при увольнении.
Издать приказ о замене отпуска денежной компенсацией. Если работник хочет получить компенсацию за неиспользованный отпуск, он пишет заявление. А работодатель решает, удовлетворить просьбу работника или отказать. Замена части отпуска деньгами — это право, а не обязанность работодателя.
Если работодатель принимает заявление, он издает приказ о замене части отпуска деньгами. Унифицированной формы нет, но в документе нужно указать:
- ФИО и должность работника;
- количество дней отпуска, за которые выплачивается компенсация;
- расчетный период;
- основание для замены — заявление работника.
Оформить личную карточку работника. Если работодатель ведет личные карточки сотрудников, в них нужно отметить замену неиспользованных дней отпуска компенсацией.
Обычно используют унифицированную форму № Т-2, но можно вести карточку по собственному образцу. Информацию о замене дней отдыха отражают в разделе «Отпуск». Порядок заполнения рассмотрим на примере формы Т-2:
- в графе 1 «Вид отпуска» — основной или дополнительный;
- в графах 2 и 3 «Период работы» — расчетный период для отпуска;
- в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» — количество дней, которые подлежат замене;
- в графах 5 и 6 — замена отпуска денежной компенсацией;
- в графе 7 «Основание» — реквизиты приказа о компенсации неиспользованного отпуска.
Внести изменения в график отпусков. Замену части отпуска денежной компенсацией, надо отразить в графике отпусков. Например, в унифицированной форме № Т-7 в графе «Примечание» пишут о замене отпуска компенсацией, указывают количество замененных дней и реквизиты приказа.
