Ведение договорного документооборота — основной процесс в любой организации. Каждый этап заключения нового договора таит в себе множество сложностей и нюансов: от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
В работе с договором нередко участвуют сразу несколько подразделений компании, поэтому неправильная организация процесса чревата рисками ошибок и размытыми сроками введения документа в силу.
Как сделать процесс составления договоров прозрачным, установить контроль за движением денежных средств в компании, избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств? Ответ — автоматизировать работу с договорами.
Предпосылки автоматизации
Что происходит в организации, в которой давно пора ввести СЭД:
- Отсутствие корпоративных стандартов. Для того чтобы сделать корпоративный договор, нужно каждый раз искать образцы: «Кажется, недавно мы подписывали что-то похожее… киньте образец pls…»
- Долгий процесс согласования: «Ох, если попадет на согласование к финансовому будем месяц согласовывать… Обойдемся без него…»
- Найти конечную версию документа порой становится очень трудно: «Версия 1… версия 2… версия с правками юриста…версия Final… ага, вот, Final 2.4!»Невозможно контролировать сроки согласования: «Когда наконец подпишут мой договор?! А… где он вообще…»
Все эти проблемы можно решить разом с помощью автоматизации:
- Появляются корпоративные стандарты с типовыми документами
- Снижаются риски, что кто-то из сотрудников допустит ошибку в составлении документа
- Система берет на себя рутинные задачи, экономя время
- Все документы находятся под контролем и в быстром доступе
Как выглядит процесс работы с договором в системе:
- Создается проект нового документа. Система формирует электронную карточку, в которой отражаются нужные реквизиты.
- Далее заполняется шаблон документа и отправляется на согласование.
- Документ редактируется и рецензируется непосредственно в системе.
- Все версии сохраняются автоматически.
Поговорим о процессах подробнее.
Подготовка договора
Как мы уже сказали, формирование типового контракта начинается с заполнения карточки договора, в которой указываются:
- вид договора (с покупателем или поставщиком)
- тип договора (предоставление услуг, аренда, поставка продукции)
- плановые сроки исполнения контракта и сумма договора
- ответственные за исполнение договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента и т. д.
Для составления нового типа договора можно взять подходящий шаблон из интернета или воспользоваться любым удобным сервисом для его составления.
Система создает карточку договора, на основании которой формируется типовой договор. То есть в шаблон переносятся все данные о контракте, который собирается заключить организация.
На этапе подготовки договора информационная система должна поддерживать историю договора, то есть сохранять все его версии с момента создания. Сохранение истории позволит отследить, какие изменения, когда и кем были внесены. Создание новых версий и ведение истории контракта должны прекращаться после подписания договора.
Процесс согласования
Согласование – ядро процесса работы с договорами. Автоматизация позволяет ускорить процесс и гарантирует его прозрачность. В системе можно настроить процессы по типам и видам документов для различных классов договоров: доходных, расходных, внутренних и т.д.
Что делает система на этом этапе?
- Назначает задачи согласующим в соответствии SLA (соглашением об уровне сервиса)с нормативными сроками согласования, по которым легко проконтролировать исполнительскую дисциплину.
- Отслеживает выполнение сроков
- Контролирует процесс согласования договоров и обеспечивает маршрутизацию
Проектирование маршрутов
Использование последовательных и параллельных веток маршрута легко представить в виде ползунка громкости, который можно регулировать при проектировании. От максимального контроля над процессом — последовательные маршруты, до максимальной скорости — параллельные.
В первом варианте согласующие роли смотрят документ последовательно, оставляя свои рецензии. Из плюсов: низкий риск, что будет допущена ошибка.
Во втором варианте с параллельным маршрутом можно сразу разослать договор нескольким согласующим ролям. Специалисты разных подразделений одновременно просматривают документы и оставляют замечания.
При таком подходе есть риск, что специалисты зря потеряют время:
Например, юристы и финансисты потратят время на договор, оставив свои рецензии, а закупщик его отменит и напишет, что это компания не может закупить что-то по причине несовместимости.
К проектированию маршрутов для автоматизации процесса документооборота нужно подходить индивидуально. У нас большой опыт работы с заказчиками, и мы всегда стремимся помочь новому клиенту правильно спроектировать маршруты согласований конкретно под его бизнес. К тому же система EnDocs предоставляет очень гибкие возможности для конструированияДмитрий Никитин, генеральный директор EnDocs — системы электронного документооборота
Как ускорить процессы без риска?
Для этого нужно, чтобы в системе были предусмотрены определенные возможности и функции. Расскажем о них на примере системы электронного документооборота — EnDocs.
Участие экспертов
Как правило, маршруты согласования по договорам выглядят примерно так:
Есть постоянные роли, которые участвуют во всех договорах, независимо от их типа и есть эксперты, привлекающиеся для согласования в каких-то специальных случаях.
Когда вы определили, что это за документ, система EnDocs сама понимает, каких экспертов нужно добавить в маршрут согласования. Нет риска, что договор забудут провести через какого-то эксперта.
Привлечение дополнительных экспертов не рецензирование
Бывают ситуации, когда необходимы уточнения для документов. Тогда можно привлечь 1-2 сотрудников для дополнительного согласования. Типовой маршрут как таковой не изменится, но в листе голосования появляются комментарии, лицензии от всех нужных специалистов.
Делегирование согласования другому исполнителю
В случае, если сотрудник по каким-то причинам не может оперативно отработать этот договор, он может делегировать согласование равнозначному исполнителю, переведя свои полномочия.
Это ускоряет процесс, если сотрудник, например, ушел на больничный, находится в командировке и т.д.
Гарантия целостности и аудиторский след
Одна из важнейших целей СЭД – сохранение и предоставление всей истории по изменению и процессу согласования документов.
В системе фиксируются изменения, которые происходят как непосредственно над самим документом, так и над реквизитами. Также сохраняется лист согласования – то, что формируется при получении резолюции согласующих. Это вещь, которая позволяет провести аудит, проследить историю тех или иных комментариев, когда это нужно.
Снижение формализма
Например, у согласующего есть вопрос к инициатору по документу, но дело касается небольших уточнений. Для такого в системе EnDocs есть мини-чаты по каждому документу, где инициатор и специалист могут обсудить необходимые правки.
Интеграция с другими информационными системами компании
Для оптимизации денежных потоков компании, система управления договорной деятельностью должна быть интегрирована с системами бухучета и бюджетирования. Это позволяет увязывать платежные поручения, товаротранспортные накладные, доходные и расходные статьи бюджета с заключенными договорами, что экономит время на перенос данных о ходе исполнения контрактов.
Например, у сервиса EnDocs есть интегрированная конфигурация 1С. Это позволяет выгружать в 1С распознанные и электронные документы и согласованные договора, связывать документы двух сервисах и просматривать их через 1С.
