Новые правила хранения документов: обязательства и ответственность. Общая норма об ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов содержится в ст. 13.20 КоАП РФ.
Такое нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц от 3 000 руб. до 5 000 руб. На юридических лиц — от 5 000 руб. до 10 000 руб.
Необходимость изучения новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
В этой связи компаниям необходимо подробно изучить новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и вступившие в силу 17.09.2023 года.
Специальные случаи привлечения к ответственности за нарушение требований к хранению документов
При этом напомним, что действующее законодательство содержит также ряд статей, устанавливающих специальные случаи привлечения к ответственности за нарушение требований к хранению документов.
Так, например:
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.В свою очередь под грубым нарушением, в частности, понимается отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов в течение установленных сроков хранения таких документов.Согласно ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение АО обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 руб. до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 руб. до 300 000 руб.
Аналогичные по размеру штрафы предусмотрены для ООО и их должностных лиц за неисполнение ООО обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов.
Здесь также напомним, что сроки хранения документов содержатся, в частности, в:
НК РФ;Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Росархива от 28.12.2021 № 142.
