Не позднее 15 декабря 2023 года работодателям надо утвердить график отпусков на следующий год. Рассказываем, что для этого нужно знать.
Чтобы следить за актуальными материалами для бухгалтера, подписывайтесь на наш Телеграм — Что делать Консалт | Всё о налогах и законах. Публикуем новости об изменениях, кейсы, ответы на вопросы клиентов, ссылки на мероприятия, напоминания, что нужно сдать отчет. А еще разыгрываем бесплатные консультации от наших экспертов.
Зачем нужен график отпусков
График отпусков – это документ, который объединяет информацию об отпусках всех сотрудников организации. Он нужен бухгалтеру и кадровику, чтобы:
- регулировать расчет отпускных и зарплаты;
- отслеживать количество использованных дней отпуска каждого сотрудника.
Кроме того, с помощью графика отпусков:
- сотрудники могут ориентироваться друг на друга и перераспределять соответствующим образом задачи;
- руководство может видеть планируемую загрузку каждого сотрудника в течение года.
Без графика отпусков будет трудно отправить работника в отпуск в срок, удобный работодателю, ведь график отпусков обязателен для обеих сторон трудового договора (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Наконец, график отпусков может понадобиться при проверках – трудовой или налоговой инспекции, например. Так, налоговики запрашивают такой документ в случае споров о подмене трудовых отношений. А для трудовой инспекции график отпусков будет нужен для защиты прав сотрудников: и если с вашей стороны все в порядке, инспекция станет на вашу сторону в случае спора.
Можно ли не составлять график отпусков
Составлять график отпусков работодателя обязывает статья 123 Трудового кодекса.
А вот если проверяющие обнаружат, что этот документ у вас отсутствует или не исполняется, будут штрафы по статье 5.27 КоАП. Должностным лицам грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организациям – от 30 000 до 50 000 рублей.
По какой форме заполнить график отпусков
График отпусков нужно составлять по форме № Т-7.
Утверждают документ не позднее чем за две недели до начала календарного года. Делает это руководитель организации, после утверждения с ним нужно ознакомить работников под подпись. Расписаться они могут либо в отдельной графе в графике, либо в листе ознакомления.
Важно знать: вновь созданные организации график отпусков на год создания тоже составляют и дополняют по мере приема работников (Письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Приказ о составлении графика отпусков
Работодатели издают приказ о составлении графика отпусков (Письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).
У такого приказа нет обязательной формы, можно составить в произвольной.
Вот пример:
Кого включить в график отпусков
В график отпусков включают всех, кто работает по трудовому договору, в том числе совместителей и работников по срочным договорам.
Важно знать: мобилизованных в график отпусков включать не надо (ст. 351.7 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321).
Сотрудницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам, в график отпусков включаются только в том случае, если выходят на работу на полный день.
Наконец, исполнителей на ГПД включать в график не нужно.
Почитайте, кстати, о том, какие могут быть риски по договорам ГПД.
Кто и как определяет даты отпуска
Законодательство регулирует только обязательную продолжительность отпуска, а вот даты работник обычно определяет сам. Иногда это делает работодатель: вопрос, по сути, открыт. Но есть категории работников, которым отпуск обязательно предоставлять в удобное для них время:
· женщинам перед декретом или после него;
· одному из родителей ребенка-инвалида;
· родителям трех или более детей до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет;
· несовершеннолетним;
· внешним совместителям;
· почетным донорам;
· чернобыльцам;
· супругам военнослужащих;
· мобилизованным, после возобновления трудового договора.
О том, что делать с дополнительными отпусками, можно почитать здесь.
Лист ознакомления с графиком отпусков
Утвержденной формы у листа ознакомления с графиком отпусков нет. Вот пример, как это может выглядеть:
Если отпуск пришлось перенести, в график отпусков придется внести изменения. Отдельный приказ вам для этого не понадобится. Отметки в графике можно сделать на основании приказа о переносе отпуска.
Чтобы включить в график отпусков вновь принятого работника, можно оформить дополнение (Письмо Минтруда России от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580).
Важный бонус
Кроме графика отпусков, по итогам года бухгалтера ждет годовая инвентаризация. Смотрите экспертный стрим о том, как инвентаризация изменится уже скоро: разбираем новый ФСБУ.
