Во сколько вам обходятся сотрудники

В статье разбираем, как учесть все издержки бизнеса на персонал и легально снизить расходы на оплату труда.

Для чего бизнесу знать стоимость сотрудников

Заработная плата — существенная статья расходов в организации. Собственнику важно вовремя выявлять и анализировать рост количества работников, чтобы это не повлияло на доходность бизнеса. Баланс между выручкой и затратами на персонал позволит компании высвободить дополнительные денежные средства на развитие.

При создании новой должности или выводе на смену дополнительного работника собственник должен понимать, сколько стоит сотрудник и повысит ли он доходность бизнеса. Важно, чтобы расходы компании были обоснованны и целесообразны.

Структура затрат на одного сотрудника

В законодательстве Российской Федерации предусмотрены обязательные выплаты сотрудникам:

• зарплата, включая надбавки и отпускные;
• социальные взносы на обязательное страхование;
• налог с дохода физических лиц (НДФЛ).

Зарплату можно отследить в Отчёте о прибылях и убытках. Однако существуют «скрытые» издержки:

• поиск и наём нового сотрудника;
• поощрения и льготы;
• организация рабочего места;
• дополнительная социальная поддержка;
• питание, спорт, проживание;
• административный персонал;
• аренда офиса.

Сумма затрат зависит от сферы деятельности и уровня конкуренции на рынке труда. Чем ценнее специалист, тем больше предприятие готово ему предложить. Рассмотрим основные прямые и косвенные расходы на каждого сотрудника.

Прямые расходы

К группе прямых расходов относят зарплату и отчисления в государственные фонды: пенсионное страхование и страхование от несчастных случаев. Плановые показатели закладывают в Бюджет доходов и расходов, а фактические данные каждый месяц собирают в Отчёт о прибылях и убытках.

Зарплаты и поощрения

Оклад — это основа зарплаты. Он должен быть не менее минимального размера оплаты труда (МРОТ) и зависит от квалификации сотрудника и должности. В зарплату включают обязательные надбавки за условия труда.

Компания самостоятельно определяет структуру заработной платы, соблюдая нормы законодательства. Она как правило состоит из:

• оклада;
• обязательных надбавок (за сложность, вредность, работу в ночные часы);
• внутрикорпоративных надбавок, которые предприятие выплачивает по своему усмотрению: за стаж, повышенную нагрузку, лояльность;
• повышающего процента за результат, бонусы: например, выполнение KPI руководителем, процент от продаж;
• премий за месяц, квартал, год, к торжественному событию.

Заработную плату нужно заложить в бюджет по максимуму: финансист включает все надбавки, которые мог бы получить сотрудник.

ООО «Кипарис» решает принять менеджера по финансам в штат. Оклад составит 90 тыс., а ежемесячная премия 30 тыс. В конце года все сотрудники получают премию в размере 50% от оклада.

Максимальные годовые расходы с учётом премии за год в 45,0 тыс.

Налоги и страховые взносы

Соискателя интересует, сколько он будет получать на руки. В объявлении о вакансии часто указывают уровень зарплаты за вычетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ) 13%. Бухгалтерия ведёт учёт вместе с НДФЛ, поскольку компания является налоговым агентом, и на неё ложится обязанность уплаты налога.

Работодатель обязан перечислять за сотрудника 30% от зарплаты на социальное страхование. Единый взнос объединил пенсионное страхование и ОМС и взимается сверх суммы выплаты сотрудников до вычета НДФЛ.

Вернёмся к ООО «Кипарис»:

НДФЛ бухгалтер вычтет из полной суммы оклада и премии, а страховые взносы начислит поверх зарплаты

Зарплата и взносы составляют фонд оплаты труда (ФОТ) и учитываются в Отчёте ПиУ и Балансе.

Косвенные расходы

В этой группе рассмотрим «скрытые» затраты на персонал, не нужно учитывать отдельной строкой в отчётах предприятия. Информация разово собирается для аналитического отчёта, если нужно посчитать, во сколько компании обходится сотрудник.

Поиск и найм сотрудника

Кадровое агентство или HR-специалист в штате занимаются поиском кандидатов. Будущий работодатель тратит деньги на кадровый подбор и размещение объявления и несёт риски дополнительных затрат, если сотрудник не пройдёт испытательный срок.

В ООО «Кипарис» работает штатный эйчар. После подписания трудового договора с новым сотрудником, которого он нашёл, фирма разово выплатит бонус в размере 15% от объёма зарплаты нового сотрудника. Добавим строку поиска кадров поверх ФОТ финансового менеджера.

В итоге финменеджер будут получать 120,0 тыс., бонус составит 15% от этой суммы или 18,0 тыс. Это разовая выплата. Учтена плата за размещение объявления на популярном сервисе.

Организация рабочего места

Работодатель обязан организовать рабочее место. Тип рабочего места зависит от должности сотрудника, его обязанностей и сферы деятельности. Сюда можно отнести:

• униформу, спецодежду;
• офисную мебель;
• канцелярские принадлежности;
• набор инструментов;
• оргтехнику и гарнитуру;
• программное обеспечение, подписку на сервисы.

При запуске бизнеса затраты на организацию рабочего места занимают большую часть бюджета. В работающей компании такие издержки возникают редко. Например, если нанимать в офис сотрудника на место ушедшего, не нужно покупать новый стол и компьютер.

Если фирма арендует помещение под офис или производство, то сумму аренды мест общего пользования и размещения оборудования делят на всех сотрудников, включая в расчёт оформленных по ГПХ и удалённых, а площадь рабочего места — это расходы на конкретного работника.

В ООО «Кипарис» должность финменеджера новая, поэтому для него необходимо организовать рабочее место: купить стол, стул, компьютер, принтер, калькулятор и телефон. Вырастут расходы на канцелярские принадлежности.

Компания арендует офис площадью 150,0 м², из них площадь общего пользования — санузел и коридор — 10 м², а площадь рабочего места со столом и стулом — 4 м². Штат офисных сотрудников составит 11 человек. За аренду фирма платит 400,0 тыс. или 2,7 тыс. за 1 м².

Выделяем арендную плату на сотрудника в местах общего пользования:

10 м² / 11 чел. * 2,7 тыс. = 2,5 тыс. в месяц на человека.

Рассчитываем стоимость аренды места работы:

4 м² * 2,7 тыс. = 10,8 тыс. в месяц.

Организация рабочего места — разовые затраты, а покупка канцтоваров и оплата аренды — ежемесячные

Корпоративный соцпакет

Работники становятся более требовательными к своим работодателям. Это особенно актуально, когда спрос на рынке труда превышает предложение. В этом случае специалисты выбирают компанию не только по уровню заработной платы, но и по условиям работы и составу социального пакета.

Каждая компания самостоятельно решает, какие плюшки она предложит. Законодательство не обязывает формировать корпоративные соцпакеты, но конкуренция на рынке труда подталкивает фирмы предлагать сотрудникам больше.

К корпоративному соцпакету можно отнести:

• добровольное медицинское страхование (ДМС);
• корпоративный транспорт, развозку, возмещение транспортных расходов;
• предоставление общежития, возмещение расходов на проживание;
• релокационный пакет;
• бесплатное или льготное питание;
• скидки на услуги компании;
• обучение, повышение квалификации.

В нашем примере ООО «Кипарис» — небольшое предприятие и не готово предоставить корпоративный соцпакет. Вместо этого компания ежемесячно закупает воду для кулера в офисе. Чтобы рассчитать стоимость воды на одного человека, возьмём норму потребления воды — 1 л в день. Офис работает восемь часов пять дней в неделю. Цена за 18,9 л составляет 250 руб. или 13,2 руб. за 1 л.

Вода для кулера — дополнительный расход, который несет работодатель

Административный персонал

Часть работников ничего не производит и работает со штатом:

• бухгалтер по зарплате;
• специалист отдела кадров;
• медицинский персонал;
• инженер по охране труда.

Список меняется в зависимости от вида деятельности предприятия и его размера. Без административного персонала невозможно организовать рабочий процесс. Увеличение штата производственных работников приводит к дополнительному найму административного персонала.

Зарплата административного персонала относится к постоянным расходам предприятия. Постоянные расходы — это те, которые бизнес должен оплачивать каждый месяц, вне зависимости от объёмов производства и уровня выручки. Мы подготовили бесплатный чек-лист, который поможет вам понять, посильны ли вам ваши постоянные расходы или пришло время их сокращать.

Получить чек-лист

Например, норматив нагрузки на бухгалтера — 300 человек. Если штат значительно вырастает, без второго бухгалтера по зарплате не обойтись. Расходы на административный персонал увеличатся.

В ООО «Кипарис» бухгалтер по зарплате ведёт и кадровый учёт. Ежемесячный ФОТ бухгалтера 59,0 тыс. Ещё есть уборщица помещений с ФОТ 25 тыс. Содержание бухгалтера и уборщицы необходимо разделить на всех работников офиса. Не забываем про ежегодное поощрение и страховые взносы. Получается 10,9 тыс. в месяц.

К расчёту принимаем только ФОТ бухгалтера и уборщицы

Полный расчёт стоимости сотрудника

Стоимость одного сотрудника не ограничивается расходами на оплату труда и социальные взносы. Компания несёт издержки при поиске, найме и удержании конкретного сотрудника на рабочем месте. В расчёте можно учесть финансовые потери от того, сколько времени в среднем сотрудник проводит отсутствует по причине болезни или прогула.

Работодатель также тратится на корпоративы и обучение. Комфортный климат повышает заинтересованность работать на общее дело.

Продуктивные отношения с работодателем зависят не только от зарплаты, но и от условий труда

Стоимость финменеджера для ООО «Кипарис» составит 257,9 тыс. в месяц, а в первый год 2285,2 тыс. Если сотрудник будет работать более года, то ежегодная стоимость снизится до 2205,8 тыс., так как расходы на найм и организацию рабочего места — это разовые платежи.

Сумма, которую работодатель тратит на персонал, будет расти вместе с уровнем инфляции.

Как оценить эффективность труда и снизить расходы на оплату труда, рассказываем в блоге Финтабло. Приводим только легальные способы и оберегаем вас от рисков.