Сегодня разберемся, как учесть все нюансы, если до этого в вашей компании командировок не было.
Что такое командная работа
Коротко проговорим основы. Служебная команда подразумевает, что ваш сотрудник едет куда-то по вашему поручению. В поездке есть конкретная цель и время.
Если же работник просто делает большую часть своих обязанностей вне места постоянной работы, да еще и длительный срок без определенного конца, то это уже не командировка. Такое бывает, например, если сотрудник переехал в другой город или страну и работает удаленно. В таком случае это уже выполнение работы в другой местности.
Кого вообще можно отправить в командировку
Работник направляется в командировку, только если состоит в штате. То есть если человек устроен у вас по договору ГПХ, отправить его не получится. Способы, конечно, есть, можно просто компенсировать ему траты, например. Но с точки зрения права это не будет официальной командировкой.
Также нельзя нанимать сотрудников, чья работа предполагает разъездной характер. Логично.
По закону нельзя отправлять в командировку беременных женщин и работающих до 18 лет. Есть отдельные категории, от которых зависит письменное согласие. Например, родители-одиночки с детьми до 14 лет.
Еще командировки могут быть запрещены по состоянию здоровья. Так что да, отправить покорять другие регионы можно далеко не каждый.
Какие нужны документы для отправки
Главным документом для отправки служебного приказа о направлении сотрудника в командование . Но его одного будет недостаточно, ведь у компании должно быть положение о командных настройках . Это внутренний документ компании, где описаны размеры компенсаций и оплаты, а также другая информация. Хотя чаще всего всякая неразбериха зафиксирована в трудовом договоре. Тогда положение не нужно.
Далее необходимо подготовить приказ. Единой формы на этот случай нет, поэтому придется подготовить ее самостоятельно. За основу вполне можно взять унифицированную форму N Т-9 . В приказе нужно указать:
- работодатель;
- ФИО сотрудника;
- его должность и структурное подразделение;
- место, срок и цель отправки;
- по причине приказа.
Если предполагается, что сотрудник будет работать в выходной или праздничный день, необходимо подготовить соответствующие приказы. Оплата за командировку в выходной день производится в двойном размере.
Как оплачивается командировка
Средства на командировку выдаются авансом. То есть нельзя компенсировать сотруднику затраты постфактум. И это не вопрос удобства для человека, этот момент зафиксирован в трудном кодексе РФ. Что входит в командировочные:
- Суточные в командировке . Это компенсация за то, что сотрудник живет вне дома. Они рассчитывают исходя из количества дней в командировке, и их можно тратить на свое учение. Размер суточных определяет положение о командных настройках компании, то есть никаких ограничений здесь нет. Только нужно помнить, что если превысить 700 ₽ для поездок по России и 2 500 ₽ для заграничных, суточные будут облагаться НДФЛ 13%.
- Компенсация расходов на жилье и проезд . Компания может самостоятельно купить билеты и вернуть их в отель. В этом случае возмещать нечего. Если один и тот же сотрудник должен купить билеты и найти место проживания, организация должна обеспечить компенсацию расходов. Да, заранее. Чаще всего для этого выделяют средства с запасом на случай форс-мажоров. Средства, которые останутся, сотрудник обязан вернуть компании.
В целом выделять командировочные с запасом — это нормальная практика. Например, по-моему, это может быть просто средством на представительских расходах. В конце концов ему все равно придется согласовывать свои действия с руководством, предоставляющим чеки. Если компания не согласна с расходом, она может просто удержать сумму из заработной платы сотрудника.
Что нужно от сотрудника
Стоп, а что за чеки должен предоставить сотрудник? Вообще-то, все. Вернее, чеки за те покупки, которые он совершил на деньги компании. В первую очередь это билеты и оплата аренды, если их не оплатила организация.
Важно понимать, что отчитываться за суточные не нужно. Это деньги, которые можно потратить на еду, развлечения или вообще отложить. Но если командировка закончилась раньше, их нужно пересчитать и вернуть часть средств.
Если средства выделили с запасом, сотрудник может потратить их на нужды компании. Но потом придется объяснить, почему он посчитал нужным совершить ту или иную покупку. Для этого и необходимо предоставить чеки, на их основе можно принять решение о целесообразности трат.
Чеки могут предоставлять:
- физические;
- электронный;
- фото физического чека.
Идеальным вариантом будет мобильное приложение, куда сотрудник сможет внести чеки сразу после покупки, чтобы такая возможность всегда была под рукой. На основе этих данных ему будет проще предоставить авансовый отчет по командованию после возвращения.
Управленческий учет и командировочные
Если вы ведете управленческий учет в компании, возникает вопрос, как быть с командирскими, как они утверждали. На этот случай в системе финансового учета Аспро.Облако предусмотрен модуль «Подотчет».
Он позволяет выделить средства в распоряжениях сотрудников, не вынося их из системы. То есть они будут думать, например, в отчетах ДДС и ПиУ. У работника есть доступ только к денежным средствам, которые числятся за ним, другие деньги компании он не видит. В ходе поездки он вносит в подотчетные расходы по чекам за представительские расходы, такси, да еще немного за что. Для этого достаточно отсканировать QR-код через мобильное приложение.
Получается, что руководитель может видеть, как использовались средства. Сотруднику не придется вносить расходы после окончания командировки и искать чеки.
Управленческий учет в Аспро.Cloud узнать больше
Как оплачиваются рабочие дни в командировке
Заработная плата не входит в командировочные и предоставляется в те же дни, что и обычно. Однако ее размер меняется. Дни оплачиваются по среднему заработку за последние 12 месяцев. Оплачивается и сама командировка, и дни в пути.
Чем отличается командная работа
Как уже говорили выше, расчет суточных при командировках заграницу не меняется, но граница до обложения НДФЛ выше — 2 500 ₽. В остальном все так же, также необходимо сохранять чеки и отчитываться о покупках. Сложность только в обмене валюты.
Когда вы конвертируете средства в другую валюту, вам нужно сохранить документ об обмене, где указано место, количество купленной и проданной валюты.
Но чаще всего приходится делать так: после командировки работник приносит чеки, а бухгалтер сверяется по курсу Центробанка на день покупки.
Что делать после окончания отработки навыков
Когда сотрудник вернулся из командировки, он должен был провести авансовый отчет. Для него есть унифицированная форма N АО-1 . У работника есть 3 дня с момента возвращения, чтобы его сдать.
В авансовом отчете необходимо учредить расходы и подкрепить их чеками или другими документами. То есть оплатил такси не из своего кармана — прикладываешь чек, указываешь сумму. Такие расходы необходимо согласовать с руководителем, и если он не согласен, что это было необходимо на благо компании, сумма может быть удержана из заработной платы. Если ранее сотрудник заполнял расходы в приложении, заполнить отчет будет проще.
Также в авансовом отчете указывается остаток и перерасход. Остаток нужно вернуть, а перерасход — возместить.
Помимо авансового, некоторые руководители требуют также отчета, где сотрудник должен расписать, чем он занимался. Ведь работник направляется в командировку не просто так. Однако для ведения бухгалтерского учета он не требуется, так что стандартной формы для этого нет. Формат отчета можно расположить в положении о командных настройках.
