Если любишь — отпусти: как организовать отпуск в компании

Отпуск — это радость для сотрудника и головная боль для руководителя. В самом деле: работали же нормально, что началось-то? Приходится разбираться, кто может взять на себя дополнительные обязанности на пару недель, как учесть это все в бюджете и не просесть по эффективности.

Традиционно лето — сезон отпусков, тут чаще всего и всплывает неготовность компании к уходу сотрудников. Но никогда не поздно исправить ситуацию. В этой статье мы расскажем:

• что говорит законодательство про отпуск;

• тонкости составления графика отпусков;

• нормально ли дробить отпуск;

• как подготовиться к уходу сотрудника в отпуск;

• как учесть все расходы.

Так говорит трудовой кодекс

Ключевые моменты:

• Каждому полагается 28 дней отпуска за 1 отработанный год.
• Оплатить отпуск нужно заранее: не позднее, чем за 3 дня до его начала.

• Праздники не входят в оплачиваемый отпуск, в отличие от выходных.

• Оплата 1 дня отпуска = среднему дневному заработку за предыдущие 12 месяцев. Премии считаются, отпускные, компенсации и больничные — нет.

Когда сотруднику полагается отпуск?

Новый сотрудник может уйти в отпуск через полгода после трудоустройства. Важно понимать, что 28 дней отдыха положены за 1 отработанный год, не календарный.

То есть у Никиты, который устроился в компанию 1 сентября, будет возможность взять отпуск уже в марте. Никита работал-работал, потом сходил в отпуск 2 раза по 14 дней и уволился в следующем апреле, отработав плюс-минус 1,5 года. Ему полагается компенсация за 14 дней, которые он не успел отдохнуть за полтора года.

Важные исключения

Некоторые категории людей имеют право выбрать даты отпуска самостоятельно, и работодатель не имеет права в одностороннем порядке их скорректировать. Так можно делать:

• несовершеннолетним;

• ветеранам боевых действий;

• супругам военнослужащих;

• родителям троих детей, которым нет 18 лет;

• работникам по совместительству;

• родителям или опекунам ребенка с инвалидностью до 18 лет.

Список неполный, но эти категории встречаются чаще других.

Больше полезных материалов в нашем блоге.

Можно ли не отпустить в отпуск?

Нет, конечно. Отпуск — это святое! У сотрудника есть право на 28 дней отдыха в году, и трудовая инспекция от такого будет не в восторге.

Но как быть, если у вас есть в году периоды, когда человека ну никак нельзя отпустить? Договариваться.

Скажем, в вашем турагентстве июнь и июль — самые жаркие месяцы. В такое время не хочется, чтобы ваш менеджер по продажам загорал где-то на пляже. Поэтому руководитель отдела должен донести до команды важность их работы или личные выгоды. Для нашего отдела продаж это несложно: у них ведь процент с каждой купленной путевки. Отдохнуть успеют в августе.

Недели, в которые отпуска не рекомендуется брать, — это обычная практика. Много в каком бизнесе присутствует сезонность. Здесь все упирается в договоренности и график отпусков. Благодаря ему сотрудники заранее знают, когда руководителю нужен полный штат.

График отпусков

Готовь сани летом, а график отпусков — зимой. Ведь его нужно утвердить до начала календарного года, не позднее двух недель до конца предыдущего.

График отпусков — штука удобная, позволяет руководителям распределять ресурсы, сотрудникам — планировать отдых, а компании — не нарушить трудовое законодательство.

Удобным вариантом будет создать общую таблицу, где сотрудники смогут сами проставить себе даты. Но ее легко сломать, поскольку доступ есть у всех, и из нее можно получить только информацию о регулярных отпусках. То есть ни больничных, ни отгулов. Поддерживать такую таблицу актуальной тоже не слишком удобно.

Раньше мы и сами вели график в Excel-таблице

Поэтому компании, особенно крупные, стараются использовать специальное ПО. Руководители отделов самостоятельно вносят отпуска, больничные и командировки в систему, благодаря чему информация в таблице всегда актуальна. А удобные фильтры помогут отследить графики отдельных сотрудников или в любой момент посмотреть, кого сегодня нет на рабочем месте. Это особенно актуально для удаленных или распределенных команд.

Сейчас ведем график отпусков в системе Аспро.Cloud. В нем же отмечаем отгулы, больничные и удаленку.

График отсутствий в Аспро.Cloud

Узнать больше о возможностях Аспро.Cloud

Чеклист по составлению графика отпусков в таблице

• Составить список всех сотрудников, разделить их по отделам.

• Выделить недели, в которые отпуск лучше не брать. В таблице для этого можно просто использовать другой цвет. Для разных отделов это могут быть разные периоды.

• Дать таблицу сотрудникам для заполнения.

• Руководители отделов должны согласовать даты: количество дней отдыха не должно превышать 28. По возможности избегайте наложения отпусков у людей из одного отдела, чтобы продуктивность команды не упала слишком сильно.

Если кто-то дробит отпуск

Согласно трудовому кодексу, одна часть отпуска не может быть меньше 14 дней. А вот оставшиеся 14 можно распределять, как захочется. Здесь вступают в силу уже договоренности между работодателем и сотрудником.

Нередко этот момент регулируют внутренние документы. Например, в трудовом договоре может быть указано, что оставшиеся 14 дней можно разделять только по 7. Если же никаких постановлений по этому поводу нет, сотрудник может разбить остаток отпуска как захочет.

Как подготовиться к уходу в отпуск важного сотрудника

Уход ключевого члена команды может поставить многие процессы на стоп. И чем больше на сотруднике обязанностей, тем тщательнее нужно подготовиться к его отпуску. Лучше всего организовать процесс передачи обязанностей за 2-4 недели. Вот несколько советов, которые помогут команде не потерять в эффективности в отсутствие важных сотрудников.

Сформируйте список обязанностей сотрудника

В некоторых случаях их можно взять из должностной инструкции, но чаще всего она общая, в ней не прописаны конкретные процессы. Попросите сотрудника выписать основные направления его работы.

Далее обязанности нужно разделить на три категории:

• те, где нужна замена;

• те, где невозможно найти замену;

• второстепенные, которые можно поставить на стоп.

Например, у менеджера Игоря получились такие зоны ответственности.

В идеале, конечно, чтобы второй столбец был пуст, но ситуации бывают разные. К сожалению, такие процессы придется поставить на стоп. Обязанности из третьего столбца можно распределить между оставшимися сотрудниками, если у команды есть на это ресурсы.

Подобрать замену

Теперь нужно взять обязанности из первого столбца и подобрать сотрудников, которые смогут выполнить эти задачи. Лучше выбирать опытных специалистов: если переложить на новичка важную работу, он может ошибиться или перенервничать. Хотя это неплохой способ продемонстрировать доверие команды и дать молодому сотруднику проявить себя. В конце концов, так он быстрее наберется опыта. В общем, важно знать возможности каждого из команды.

Если сейчас у заменяющего нет нужных навыков, это некритично. Так как подготовка идет заранее, у него будет время разобраться в задачах хотя бы в общих чертах.

Важно назначить ответственных официально и не пустить все на самотек. Иначе возникнет путаница. Золотое правило: если у задачи нет ответственного, то ее никто не сделает.
Особенно это актуально, если в отпуск уходит руководитель. Важно зафиксировать момент передачи полномочий, чтобы во время отпуска в команде не возникло разногласий.

Некоторые команды могут самоорганизоваться, но, по сути, им потребуется проделать тот же алгоритм с выявлением зон ответственности и поиском замены.

Каких-то сотрудников заменить проще, каких-то сложнее. Если уходит ваш ведущий мобильный разработчик, ничего не остается, как поставить работу на стоп. А вот если уходит менеджер по продажам, найти замену на новые заявки будет несложно. Важно не пускать это все на самотек.

Пересечение зон ответственности

Когда вы выбрали заменяющих сотрудников, стоит переложить часть этой работы на них. Пусть они делают работу вместе с уходящим в отпуск сотрудником как ассистенты. Так они погрузятся в рабочий процесс заранее и смогут перенять нужный опыт.

Да, конечно, это скажется на продуктивности команды, поскольку будет выполняться двойная работа. Заменяющий сотрудник делает меньше своей работы, а новую пока делает не так эффективно. Да и в целом обучение — это всегда минус к продуктивности. Такую просадку по продуктивности можно изобразить в виде графика. Очень примерного графика.

Но если этого не делать и просто скинуть на заменяющего новые обязанности, вы получите:

• минус к его обычным обязанностям;

• просадка по задачам ушедшего;

• медленное обучение на лету.

Так просадка по продуктивности команды станет куда заметнее. Примерный график №2 это показывает.

Инструкции и база знаний

Еще один способ упростить уход сотрудника в отпуск — это инструкции. Описывать рабочие процессы в виде небольших обучающих статей в принципе полезно, ведь так команда может обмениваться опытом. Даже если человеку не придется заменять коллегу, всегда полезно знать, чем занимаются другие, как устроена их работа.

Узнать больше о модуле «База знаний» в Аспро.Cloud

Инструкции можно составлять в ходе обучения заменяющего. Иногда сотрудник, который делает одну и ту же работу, совершает ключевые действия по задаче автоматически. Он может не учесть их в инструкции, потому что для него они сами собой разумеются. Если же составлять их параллельно обучению, такие моменты проявятся.+

Нелишним будет сделать такие инструкции регулярной практикой. Сотрудник освоил новую задачу — написал статью в базу знаний. Ведь отпуск можно спланировать, а внезапные болезни или увольнения — нет. А так у вас всегда будут инструкции, которые помогут подменить отсутствующего сотрудника.

Как учесть расходы на отпуск

При планировании бюджета компании важно учесть отпускные. Может показаться, что эти расходы не отличаются от заработной платы, но это не так. Важное отличие в том, что деньги выдаются авансом. Получается, что в один месяц расходы на сотрудников могут вырасти и выровняться в следующем. И необходимо, чтобы в нужный момент на счетах компании было достаточно средств, иначе произойдет кассовый разрыв.

Например, в июне из разных отделов уходит много сотрудников разом. В мае они получают зарплату и отпускные — по сути, в полтора-два раза больше. Если компания заранее это не продумала, на счетах может просто не быть столько денег.

Поэтому при составлении бюджета важно учитывать сезон отпусков.

Получается, план такой:

• Составить график отпусков.
• Учесть периоды, когда сотрудники уходят в отпуск.
• Рассчитать их средний годовой доход на момент ухода и умножить на количество дней в отпуске.

• Учесть налоги.

• Составить бюджет на год с учетом отпусков.

Аспро.Cloud предлагает функционал для составления бюджета и графика отпусков. Руководителю достаточно открыть две вкладки, чтобы корректно спланировать расходы компании на отпуска сотрудников и избежать кассового разрыва.

Бюджетирование в Аспро.Cloud

Отпускные стоит сделать отдельной статьей расходов в отчетах ДДС и ПиУ, чтобы понимать, почему расходы резко возросли. Если учитывать эти затраты в зарплату, то будет не совсем понятно, почему сотрудник внезапно получил больше. Придется углубляться и смотреть, в чем дело: отпускных, премии или ошибке бухгалтерии.

И что в итоге?

Главная мысль проста — готовиться к отпуску нужно заранее:

• график отпусков и бюджет необходимо спланировать в декабре;

• инструкции для коллег стоит писать после каждой новой типовой задачи;

• передавать ответственность нужно за несколько недель до ухода.

Тогда и работа не встанет, и сотрудник сможет отдохнуть без постоянных звонков от коллег.