Перевод документов в электронный вид.

Сканирование и индексация — основные этапы создания электронного архива, которые помогают перевести документы в цифровой формат и в дальнейшем существенно упростить процесс их поиска и использования.

Весь процесс состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Подготовка документов: расшивка, изъятие файлов, скрепок, раскладка по типам, маркировка документов штрих-кодом или прокладка технологическими листами-делителями.

Шаг 2. Сканирование. С помощью сканера каждый подготовленный лист переводится в цифровой вид. Расшитые документы на потоковых сканерах, те, которые запрещено расшивать – на планетарных. Используемое оборудование влияет на скорость сканирования.

Шаг 3. Контроль качества. Каждый образ документа визуально сравнивается с бумажным оригиналом. Если изображение получилось хуже оригинала - документ сканируется повторно. На данном этапе специальными программами устраняются браки и технические недочеты (перекосы, шумы и т.д.).

Шаг 4. Возврат бумажных оригиналов в исходное состояние. Документы скрепляют, вкладывают в файлы, изымают технологические листы, вкладывают в папку или переплетают.

Шаг 5. Индексация документов. При формировании электронного архива, документы необходимо проиндексировать по номеру, дате, названию, реквизитам и другим полям, которые могут потребоваться в дальнейшем для поиска информации. Данный этап по трудоемкости и затратам может превышать первые 4 шага в несколько раз.

Процесс оцифровки документов можно выполнять собственными силами предприятия. Это удобно, когда в компании маленький объем документов и нет четких сроков получения результатов.

При значительных объемах, в целях оптимизации затрат и соблюдения установленных сроков, разумнее обратиться в специализированную компанию.