Уход бухгалтера — стресс для директора. При этом процедура передачи дел главным бухгалтером при увольнении никак не урегулирована законодательно. Приходится самостоятельно вырабатывать правила и стандарты, по которым пройдет этот трудоемкий, но необходимый процесс. Напоминаем — уходящий главбух за допущенные ошибки и недочеты продолжит какое-то время нести ответственность, так что убедитесь, что у вас с учетом все в порядке.
После увольнения главный бухгалтер продолжает нести ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, отсутствие ошибок в ней. Ответственность сохраняется за главбухом год после увольнения согласно указаниям ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:
- несвоевременная сдача отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
- грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.;
- уклонение от уплаты налогов в крупном размере сотрудника могут привлечь к уголовной ответственности — штраф до 500 тыс. р. либо лишение свободы до шести лет.
Также бухгалтер несет перед руководством компании материальную ответственность — согласно ст. 238 ТК РФ бывший работодатель может потребовать возместить ущерб, нанесенный в ходе выполнения профессиональных обязанностей. За ущерб могут быть приняты доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Процедура производится в судебном порядке с предоставлением доказательств.
Оформляем передачу дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.
В приказе указывают:
- причину проведения приема-передачи дел — увольнение главного бухгалтера;
- сроки проведения;
- период, за который передаются дела;
- лицо, ответственное за передачу дел — фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера;
- лицо, ответственное за прием дел — ФИО нового главбуха;
- состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам): товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.
Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:
- учредительные и регистрационные документы;
- учетная политика;
- первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями, прочими контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и т.п.);
- регистры бухгалтерского и налогового учета;
- бухгалтерские справки;
- бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
- акты сверок с налоговыми органами;
- акты налоговых органов по результатам проверок;
- инвентаризационные описи;
- кассовые документы, выписки банков;
- кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
- должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
- список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.
Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:
- Учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету, приложения к ней, а также действующий на предприятии план счетов;
- Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
- Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
- Бухгалтерская отчетность, декларации и расчеты по всем налогам;
- Книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выставленных счетов — фактур;
- Приказы о проведении инвентаризации, инвентаризационные описи (акты), сличительные описи;
- Акты налоговых проверок и сверок с налоговыми органами;
- Документы по учету основных средств и материалов;
- Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
- Выписки банков по расчетным счетам с приложение документов (платежные поручения, ордера, инкассо и т.п.)
- Кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы о кадровых событиях — принятии, переводе, увольнении, штатное расписание, табели учета рабочего времени);
- Документы по расчету зарплаты — расчетно-платежные ведомости;
- Авансовые отчеты;
- Договоры с поставщиками и покупателями, акты сверок с дебиторами и кредиторами;
- Первичные документы по покупке, продаже;
- Прочие документы (бухгалтерские справки, путевые листы, БСО, доверенности и т.д.).
Все документы нумеруются, передача оформляется актом приема-передачи, в котором указываются все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
В акте следует отразить:
- Ф.И.О. лиц, передающих и принимающих дела;
- дату передачи;период, за который осуществлена передача;
- дату и номер приказа, на основании которого производится передача;
- наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
- серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
- все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов, число переданных печатей, штампов;
- последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- характеристику бухгалтерского и налогового учета.
Скажете — пугающий объем работы? А если организовать документооборот с другой стороны — предположим ваши документы заведены в электронный архив. Электронный архив может оптимизировать работу компании любого масштаба, к тому же существенно сократить процесс передачи дел. Не только при увольнении бухгалтера, но и при смене директора, продаже компании или других изменениях, влекущих необходимость передать дела новому преемнику.
Электронный архив с «Делис Архив»:
- Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний;
- Доступен в виде облачного решения по хранению и использованию электронных копий документов.
Электронный архив бухгалтерских документов позволяет сотрудникам и руководителям компаний:
- осуществлять копирование и создание документации в автоматическом режиме;
- отправлять необходимые документы посредством электронной почты;
- производить поиск в автоматическом режиме по разным реквизитам документов;
- фиксировать связь между разными документами по общим данным;
- осуществлять выборку той документации, оригиналы которой располагаются в различных отделах компании;
- и, конечно, быстро сформировать опись всех находящихся в архиве документов.
