Как учитывать расходы на хранение документов?
В бухгалтерском учете расходы организации на формирование дел, хранение документов или их уничтожение отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».
Если такие работы выполняли сторонние подрядчики, сумма вознаграждения подтверждается актом выполненных работ, а также актом об уничтожении документов. С вознаграждения подрядчика-физлица без статуса ИП необходимо удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Начисление расходов отражается проводкой:
Дт 26 (44) Кт 76 — начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.
Если работы по хранению или уничтожению выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то расход обоснуют его должностные обязанности, а также любые документы, подтверждающие выполнение трудовой функции: сформированные дела, составленные описи, акты об уничтожении и т.д.
Начисление вознаграждения отражается проводкой:
Дт 26 (44) Кт 70 — начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел и ведением архива.
Расходы на обработку и хранение документов в налоговом учете относят к расходам на управление организацией, их можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК). При УСН такие расходы признать нельзя, поскольку они не упомянуты в статье 346.16 НК (письмо Минфина от 17.11.2014 № 03-11-06/2/57962).
Услуги, которые оказывают сторонние архивы, не облагаются НДС (подп. 6 п. 2 ст. 149 НК). Входного налога к вычету у организации или предпринимателя при передаче документов на хранение не возникнет.
