Какие проблемы могут быть у компании, если при расчистке завалов из старых документов случайно (или умышленно) были уничтожены важные документы? Например, те, которые в момент уничтожения нужно было хранить.
Давайте разберемся сначала, сколько же нужно хранить документы и что будет, если этого не делать
Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить не менее пяти лет. Налоговые документы — не менее четырех (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК).
Кадровые документы хранить придется 75 лет, если срок их окончания приходится на период до 1 января 2003 года, после 1 января — 50 лет. После закрытия компании придется передать их в архив.
Важно: срок хранения документа начинает исчисляться не с момента его создания, а с момента завершения выполнения его роли. Например, договор с контрагентом. Срок хранения на него начнется не в момент его подписания сторонами, а с того момента, когда стороны полностью выполнили все обязательства по нему.
Уничтожение документов раньше срока для начала наказуемо по статье 15.11 КоАП, со штрафом от 5 до 20 тысяч рублей. Если кому-то эта сумма покажется мизерной, то стоит напомнить, что при обнаружении двух и более правонарушений, штрафовать будут за каждый факт отдельно.
Статья 126 НК — штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ в налоговые органы. Причем, бухгалтерскую первичку нужно хранить не только пять лет, предусмотренные НК, а еще дополнительно до 3-х лет, если ее используют при налоговых вычетах.
Статья 325 УК будет применена, если умышленное уничтожение документов, печатей, штампов приведет к тяжелым последствиям. К примеру, работники без пенсии останутся. Срок — до одного года.
Но даже если проверяющие до организации не доберутся, занимаясь более важными, по их мнению, вещами, а до уголовного преследования сожженная коробка бумаги ну никак не дотянула, у компании есть масса других шансов наказать себя из-за чрезмерной приверженности к порядку и свободному месту.
Можно ли уничтожать архивные документы компании-банкрота?
Казалось бы, ну все равно компания банкрот, чего бумагу-то хранить? Но не все так просто.
Пару лет назад в Экономколлегии ВС рассматривали ответственность арбитражного управляющего, который, в рамках дела № А40-108749/2011, уничтожил архивные документы должника через 7 лет после начала процедуры. Что показалось подозрительным одному из кредиторов, ведь управляющий избавился от бумаг всего через два месяца после принятия судом заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих лиц должника.
Управляющий мотивировал свои действия тем, что смысл в дальнейшем хранении отсутствовал. Кредитор же считал, что это деяние не позволит ему собрать доказательства для привлечения контролирующих лиц к субсидиарке.
С арбитражным управляющим согласилось три инстанции. Но Экономколлегия ВС решила, что нижестоящие суды недостаточно вникли в суть этого дела.
«Законодательство не позволяет конкурсному управляющему по своему усмотрению уничтожать документацию должника, которая потенциально относится к доказательствам по делу, до конца конкурсного производства, даже если кредиторы не против», — такой вывод сделал ВС.
Особенно если в деле есть нерассмотренное заявление о привлечении контролирующих лиц к субсидиарной ответственности, отметила экономколлегия. Поэтому она назвала преждевременными решения нижестоящих инстанций.
В итоге, ВС отправил дело на пересмотр с мотивировкой суду пересмотреть доводы управляющего о целесообразности уничтожения документов. Вообще, арбитражных управляющих сейчас лишают статуса и за меньшее.
А если компания продолжает работать, что с ней будет?
Понятно, что приведенный выше пример призван показать, что даже ликвидируемым и банкротящимся компаниям не стоит брать и просто уничтожать архивные документы. Но даже для компаний, которые продолжают деятельность, и не собираются вступать в такой конфликтный процесс, как банкротство, могут быть проблемы из-за преждевременного уничтожения документов.
Для доступности понимания, приведем пример, что было с компанией, нарушившей правила хранения архивных документов (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ)
В ходе плановой выездной проверки предприятия было установлено, что главный бухгалтер поначалу хранил всю архивную документацию у себя дома. А после — в подвале гаража. В итоге, гараж залило, документы были испорчены. Предприятие оштрафовали на 200 000 рублей.
При этом, есть и судебная практика, в которой подтверждено, что проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения. Об этом говорится в постановлении ФАС Уральского округа по делу №А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа делу № А05-8773/2008.
Следовательно, уничтоженные в связи с истечением срока хранения документы не могут быть затребованы проверяющими органами. Подтверждающими документами будут являться договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов.
Восстановление утраченных документов
Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».
Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.
Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.
Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона, а правильнее делегировать такую важную задачу профессионалам.
