Чем руководствоваться в кадровой работе: новые разъяснения Роструда

Роструд выпустил руководство, разъясняющее обязательные требования трудового законодательства (Приказ Роструда от 11.11.2022 N 253).

Аналогичный приказ ведомства от 13.05.2022 № 123 свою силу утрачивает.

Руководство содержит разъяснения по широкому кругу вопросов:

● испытательный срок при приеме на работу;

● трудовой договор;

● прием на работу;

● перевод на другую работу в соответствии с медзаключением;

● изменение трудового договора по инициативе работодателя;

● прекращение срочного трудового договора;

● прекращение срочного трудового договора;

● организация и проведение обучения требованиям охраны труда;

● обязательные и допустимые условия ПВТР;

● порядок введения и оплаты простоя и другие вопросы.

В руководстве появились разъяснения, касающиеся новых инструментов трудовых взаимоотношений. Речь идет об организации электронного кадрового документооборота (ЭКД), использования электронных подписей.

В частности, разъяснены права и обязанности работников и работодателей при осуществлении ЭКД, какие кадровые документы можно включить в ЭКД, а какие нельзя.

Так, законодательно запрещено создавать в электронной форме:

● трудовые книжки и их электронные аналоги;

● акты о несчастных случаях на производстве;

● приказы об увольнении;

● документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Указано, какие информационные системы можно использовать в качестве платформы для ведения ЭКД:

● платформу «Работа в России». Специально для ведения ЭКД в ней сформирована подсистема с одноименным названием «Электронный кадровый документооборот». Доступ к указанной подсистеме для работающих сотрудников, а также и для соискателей бесплатный. Но, для того, чтобы воспользоваться доступом, необходимо авторизоваться в системе ЕСИА. Доступ к этой подсистеме цифровой платформы «Работа в России» для работника, а также лица, поступающего на работу, является бесплатным и предоставляется при наличии их авторизации в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);

● свою информационную систему, обеспечивающую электронный обмен кадровыми документами через единый портал.

Роструд отметил, что внедрение ЭКД – процедура добровольная. Кроме того, работодатель вправе выбирать удобную для него информационную систему для организации ЭКД.

Все расходы по созданию и внедрению ЭКД работодатель обязан взять на себя.

При этом, начиная с 01.03.2023, при формировании электронных документов, работодатель обязан применять единые требования к их форматам. Они утверждены Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Что касается использования электронных подписей, ведомством разъяснено:

● виды применяемых сотрудником ЭП при осуществлении ЭКД зависят от того, какую именно платформу использует наниматель для ведения ЭКД, а также от того, какой электронный кадровый документ планируется подписать. Например, в случае, если в организации используется своя инфосистема ЭКД, такие документы, как трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, договор о получении образования без отрыва или с отрывом от производства, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, подписываются работником исключительно усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью (УКЭП или УНЭП);

● расходы, связанные с получением сотрудником ЭП и применение ложатся на работодателя. При этом, если у работника уже есть ЭП, для целей ЭКД можно использовать и ее.

Источник: Время Бухгалтера