Как оформить электронный документооборот в компании.
ЭДО - это удобный способ обмена документами между контрагентами, он экономит время на оформление и согласование актов, счетов, накладных и другой первички.
Для перехода на электронный документооборот необходимо составить и утвердить следующие документы:
1️⃣Приказ о введении ЭДО, в котором будут сформулированы правила ведения документооборота в электронной форме. Например, способ ведения ЭДО, списки сотрудников, у которых есть право подписи и перечень ответственных лиц. Приказ может быть дополнен положением об ЭДО, в котором будут описаны процедуры и порядок электронного документооборота.
2️⃣Приказ об изменении учетной политики: в связи с переходом на электронные документы необходимо закрепить новый способ ведения бухгалтерского учета. Для внедрения ЭДО в учетной политике необходимо зафиксировать:
- перечень документов, которые участвуют в ЭДО;
- список сотрудников, которые могут подписывать электронные документы;
- способ электронного обмена (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
- порядок хранения электронной документации.
3️⃣Согласовать с контрагентом порядок осуществления ЭДО. Это можно сделать несколькими способами:
- подписать отдельное соглашение об ЭДО в бумажном виде;
- обменяться электронными образами соглашения;
- оформить соглашение с помощью оферты и акцепта;
- включить соглашение в бумажный договор.
Удобнее заключать соглашение об электронном документообороте. Так контрагенты определят порядок обмена документами, каналы связи для обмена, лиц, ответственных за документооборот, и многое другое. Это исключит недопонимание с контрагентом и снизит риски судебных споров.
