Как рассчитать выгоду от перехода на ЭДО
Внедрение электронного документооборота - это сложный и дорогостоящий шаг в автоматизации бизнеса. Чтобы сделать этот процесс максимально выгодным, необходимо определить объем средств, сэкономленных цифровизацией. Для этого необходимо сделать несколько шагов.
1️⃣ Соберите данные для расчетов.
Определите какие типы бумажных документов ежегодно оформляются в компании, далее - определите среднегодовой объем выпускаемых документов (он рассчитывается в листах).
2️⃣ Рассчитайте затраты на печать документов и их хранение.
Исходя из количества листов оформляемых документов, можно подсчитать стоимость расходных материалов, используемых для печати. Для оценки стоимости хранения учтите стоимость аренды площадей, которую занимают документы.
3️⃣ Посчитайте расходы на логистику.
Здесь необходимо суммировать затраты на доставку корреспонденции курьерской службой или почтой.
4️⃣ Определите, сколько времени сотрудники компании тратят на распечатку, подписание и архивирование документов.
Для этого сначала нужно выяснить, сколько стоит минута рабочего времени специалиста. Далее - определить, сколько времени сотрудник тратит на каждую из этих операций. После — умножить полученный показатель на стоимость минуты его времени и количество листов бумаги в год.
5️⃣ Рассчитайте общую сумму расходов на бумажный документооборот.
Этот показатель определяется как сумма полученных расходов из предыдущих шагов: затраты на бумагу, печать, хранение, логистику и трудозатраты.
На основании полученных данных можно будет принять взвешенное и экономически обоснованное решение о внедрение или отказе от ЭДО.
