Чем ККТ отличается от кассы организации
В работе предприятий и индивидуальных предпринимателей понятие «касса» одно из основных. Вместе с тем у него два определения, которые путают между собой:
В широком понимании, например, для бухгалтера, это все деньги компании и операции с ними: получение, хранение, выдача. Эти действия не всегда связаны с продажей товаров и услуг клиентам с использованием ККТ. К примеру, это может быть выдача денег сотруднику под отчёт, выплата зарплаты или снятие денег со счёта на хозяйственные нужды. Такие операции не попадают под действие закона № 54-ФЗ и через онлайн-кассу не проводятся.
Кассовый учёт ведут в порядке, предусмотренном в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г.
Кассовый учёт ведут даже те, кто не обязан работать с ККТ. Операционная касса может проводить и те платежи, при которых используется ККТ.
В более узком смысле это контрольно-кассовая техника с доступом в интернет. По закону № 54-ФЗ в 2023 году ККТ обязаны использовать почти все компании и ИП из сферы торговли товарами, работами или услугами.
Кассовое оборудование позволяет не только выбить чек для покупателя, но и отправить сведения в ФНС благодаря фискальному накопителю. Это устройство передаёт сведения оператору фискальных данных, который занимается их обработкой и хранением. ОФД — это посредник между налогоплательщиком и ФНС, и во время проверки инспектор запрашивает информацию о кассовых операциях у ОФД.
Документы для ККТ и для кассы организации
Онлайн-касса формирует в бумажном или электронном виде фискальные документы, которые подтверждают получение денег от физлиц и используются для внутреннего контроля у продавца, гарантируют соблюдение потребительских прав покупателя и служат налоговикам инструментом для контроля налогоплательщиков.
Онлайн-касса формирует:
кассовые чеки;
чеки возврата товара;
отчёты об открытии и закрытии рабочей смены.
Эти документы хранятся в фискальном накопителе и передаются через ОФД.
Документы операционной кассы — это:
расходный кассовый ордер (РКО), который формируется при выплатах из кассы;
приходный кассовый ордер (ПКО), оформляемый при поступлении денег в кассу;
кассовая книга, предназначенная для учёта операций по РКО и ПКО;
авансовые отчёты от сотрудников, которые показывают, на что и как потратили выданные под отчёт деньги.
платёжная ведомость (форма Т–53) и расчётно-платёжная ведомость (форма Т–49), в которых отражаются выплаты заработной платы работникам.
По Указанию ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. ведение этой документации обязательно для юрлиц и необязательно для ИП. Предприниматели вправе не составлять ПКО и РКО и не вести кассовую книгу. При этом расчётно-платёжную или платёжную ведомости выдачи зарплаты работникам они обязаны составлять.
Как связаны онлайн-касса и операционная касса предприятия
При всех различиях этих понятий связь между ними существует. Рассмотрим на примерах.
Пример 1. Магазин продаёт товары физлицам, которые расплачиваются наличными или по банковской карте. Вся оплата проходит через ККТ, информация сохраняется в фискальном накопителе и поступает к ОФД.
Кассир в конце смены формирует ПКО на сумму поступивших денег по сведениям о продажах из фискального накопителя. При этом чеки, выбитые ККТ, являются фискальными документами, а приходный кассовый ордер относится к кассовой дисциплине.
Пример 2. Магазин продаёт товары в розницу через онлайн-кассу и отправляет партии компаниям-заказчикам, получая оплату на расчётный счёт. В конце дня в кассе магазина находятся средства, поступившие и через онлайн-кассу, и через расчётный счёт. В этом случае бухгалтер собирает все сведения. Чтобы автоматизировать этот процесс и избежать ошибок, кассовые программы объединяют с бухгалтерскими.
Онлайн-кассы облегчили ведение бухучёта. Так, отпала необходимость составлять справку-отчёт кассира-операциониста и акт о проверке наличных денежных средств. Сведения, содержавшиеся в этих документах, теперь попадают в налоговую инспекцию автоматически через защищённые каналы связи.
Штрафы за неприменение ККТ
Штрафные санкции, связанные с использованием ККТ, указаны в статье 14.5 КоАП. К ним относятся:
Невыдача кассового чека покупателю. ИП или должностное лицо могут оштрафовать на 2 000 рублей, а компанию — на 10 000 рублей. О таких нарушения налоговики узнают из жалоб покупателей.
Работа без ККТ грозит ИП и должностным лицам штрафом минимум в 10 000 рублей. Размер штрафа зависит от суммы, которая прошла мимо кассы, и составляет 25–50 % от такой выручки. Для юрлиц минимальный штраф равен 30 000 рублей, а максимальный достигает 100 % от неучтённой оплаты. За повторное нарушение деятельность ИП или компании могут приостановить на срок до 90 суток.
Ошибки при регистрации ККТ или работа с оборудованием, не соответствующим требованиям. За такое нарушение должностных лиц и ИП могут оштрафовать на 1 500–3 000 рублей, юрлицо — на 5 000–10 000 рублей. Если нарушение произошло впервые или не по вине пользователя, а, например, из-за технических проблем ККТ, то налоговая ограничится предупреждением. ОБезопасить себя от таких ситуаций поможет ЮKassa. Платёжный сервис автоматически сформирует чек в момент оплаты и отправит через ОФД: покупателю – на почту, в налоговую – в полном соответствии с 54-ФЗ.
Невыдача электронного чека грозит предупреждением или штрафом: для ИП и должностных лиц он составит 2 000 рублей, для компаний — 10 000 рублей.
Штрафы за нарушения работы операционной кассы, указаны в статье 15.11 КоАП.
