Применение онлайн-кассы при безналичном расчете

Безналичная оплата благодаря своему удобству стала одним из самых востребованных способов оплаты. Теперь не нужно носить с собой наличные и пересчитывать, сколько продавец должен сдать. Чтобы оплатить покупку, достаточно приложить карту или отсканировать QR-код в приложении. Чтобы этот процесс работал, в точке продажи должна быть онлайн-касса с фискальным накопителем. Что такое безналичный расчёт и как он работает, разберёмся в статье.

Каким бывает безналичный расчёт

Особой популярностью пользуются несколько способов безналичной оплаты:

• Транзакции между расчётными счетами. Используется в расчётах между организациями. При этом в платёжном поручении указывают сумму и переводят деньги на счёт продавца.
• Виртуальные платежи. В этом случае оплата производится с виртуального счёта, к которому привязана карта или электронный кошелёк.
• Торговый эквайринг. При этом для оплаты покупки нужно приложить карту или мобильный телефон к POS-терминалу. Такую услугу предоставляют банки и специализированные организации с комиссией за транзакцию.
• Банковские переводы. Чаще всего такой способ оплаты применяется для коммунальных услуг и связи. Чтобы оплатить услуги, пользователь приходит в отделение банка или оплачивает через специальный терминал.
• Онлайн-покупки. Совершаются, когда покупатель вводит данные своей карты на странице оплаты в интернет-магазине. После нажатия кнопки «Оплатить» покупатель получает СМС или push-уведомление с кодом подтверждения. Такие платежи обеспечивают специальные сервисы. Например, ЮKassa позволяет подключить к сайту больше 10 популярных способов оплаты. Такое разнообразие позволяет увеличить продажи, ведь процесс покупки для клиента становится максимально удобным.
• Оплата через СБП. Это система, позволяющая совершать переводы между банками по номеру телефона. СБП также позволяет оплачивать покупки в том числе по QR-коду и получать выплаты от организаций.

Начиная с июля 2021 представители электронной коммерции обязаны использовать онлайн-кассы. Чаще всего они находятся в облаке, а чеки не печатаются на бумаге, а отправляются на электронную почту или телефон покупателя в виде ссылки. Электронный чек отправляется не позже дня, следующего за днём покупки. Использование ККТ регулируется нормами закона № 54-ФЗ.

Применение онлайн-касс в безналичных расчётах

Онлайн-кассы обязательны к использованию в организациях, если:

• товары или услуги продают подотчётному лицу другой организации. Чек в этом случае нужен для отчётности;
• расчёты с физлицами производятся безныличным способом при помощи банковских карт, электронных кошельков или онлайн-банкинга;
• оплата принимается через операционные отделы банков по квитанциям.

Эти же пункты актуальны и для ИП за исключением некоторых «патентных» видов деятельности, самозанятых и расчётов исключительно по платёжным поручениям.

Для розничной торговли нужно установить кассовый аппарат с подключённым POS-терминалом. Оборудование можно купить или арендовать у компании, сопровождающей безналичные платежи. Онлайн-касса настраивается с учётом трёх критериев:

1. Полное взаимодействие с процессинговым центром кредитной организации. Это обеспечивает автоматизированный расчёт с покупателями и не требует участия сотрудника в расчётах.
2. Обмен сведениями о движении денег с банковскими структурами напрямую и формирование чеков непосредственно в момент оплаты.
3. Передача информации о платежах ОФД, а затем в ФНС.

Важное о безналичном расчёте через онлайн-кассу

Когда деятельность связана с доставкой, платежи принимаются при помощи переносных моделей онлайн-касс с подключенным эквайрингом.

Если товары оплачиваются через почту, то ККТ должно применять почтовое отделение. Продавец при этом не должен использовать онлайн-кассу при оформлении наложенного платежа.

При любых расчётах с физлицами ИП и ООО должны выдавать чек. Исключение составляют лишь некоторые виды предпринимательской деятельности, например, образовательные и спортивные услуги, сдача в аренду жилых помещений, услуги сиделки.

Касса нужна и при расчётах с юридическими лицами, если они расплачиваются по карте, гаджету или через электронный кошелёк. ККТ можно не применять только при расчётах через платёжное поручение.

Фискальный накопитель: что это такое и зачем он нужен

Фискальный накопитель — это чип, на который записываются все сведения о расчётах, зашифровываются и отправляются ОФД, а затем в налоговую. Без него пользоваться кассой невозможно. Как и в случае с моделями кассовых аппаратов, пользоваться можно только фискальными накопителями, которые указаны в госреестре моделей, допущенных к применению.

При выборе ФН важно обратить внимание на срок его действия. Он может быть 13, 15 и 36 месяцев и связан с применяемым налоговым режимом. ФН на 36 месяцев применяют те, кто работает на УСН, ЕСХН и патенте. Остальные могут выбрать между 13 и 15 месяцами. При этом срок использования может сокращаться: если в устройстве закончится память, его нужно заменить. Аппараты с истёкшим сроком действия и заполненной памятью хранятся ещё в течение пяти лет. Использовать их нельзя, иначе можно получить штраф от проверяющих органов.

Во многих моделях касс ФН уже встроен, нужно лишь уточнить срок его использования. Если же устройства нет в кассе, его придётся докупить отдельно.

Если в компании действую два налоговых режима, можно использовать одну кассу, но её нужно настроить на два варианта работы.

Что нужно учесть при регистрации онлайн-кассы

Купить и установить оборудование недостаточно для соблюдения требований закона. Во-первых, модель кассы должна быть в реестре действующего кассового оборудования. Во-вторых, кассу нужно зарегистрировать. Для нарушителей предусмотрены штрафы: для ИП до 3 000 рублей, а для ООО — до 10 000 рублей.

Для регистрации кассы нужно:

1. Подписать соглашение с оператором фискальных данных.
2. Подать заявление в отделение ФНС. Это можно сделать лично — при этом понадобится принести регистрируемое оборудование и заполненную форму заявления, или онлайн с использованием электронной подписи.

В заявлении указываются:

• адрес, по которому будет установлено оборудование;
• модель, заводской номер кассы и фискального накопителя;
• фактическое назначение оборудования;
• сведения о заключении договора с ОФД.

Заявление рассматривается в течение 1–5 дней, затем заявитель получает уведомление о регистрации. С этого момента данные с ККТ будут поступать в налоговую.

Важно отметить, что если у компании нет электронной подписи для работы в личном кабинете на сайте ФНС, её необходимо оформить до того как подавать заявление о постановке кассы на учёт. ЭП можно получить в специализированных центрах, аккредитованных Министерством связи. Обратиться в них можно самостоятельно или поручить это ОФД.

ИП могут пользоваться личным кабинетом по ИНН или через Госуслуги. При этом для регистрации кассового оборудования им понадобится ЭП. Сейчас продавцы ККТ часто предлагают в качестве дополнительной услуги постановку оборудования на учёт. Чтобы не тратить время, можно обратиться к ним.

Что ещё нужно, чтобы начать работу с кассой

Чтобы работать с ККТ понадобится ещё соглашение с банком, в котором открыт расчётный счёт. У многих есть предложения по аренде кассового оборудования и сопутствующим услугам.

Для безналичного расчёта понадобится подключенный эквайринг. Он позволяет обмениваться сведениями с банком. В зависимости от формы деятельности он может быть:

• торговым — это терминал для приёма карт и бесконтактной оплаты, который подключен к онлайн-кассе. Его используют в магазинах, ресторанах и других местах стационарной торговли;
• мобильным — он нужен для разъездной работы, когда расчёт происходит не в торговой точке. Например, их используют курьеры;
• интернет-эквайринг — это облачная технология для электронной коммерции. Покупатель вводит данные карты, а платёж обрабатывает процессинговый центр банка.

Принимать платежи можно сразу после заключения договора на эквайринг, подписания договора с ОФД и регистрации оборудования в ФНС.

До начала расчётов нужно сформировать отчёт об открытии первой смены, убедиться в исправности кассы и наличии чековой ленты. Смена не может длиться больше 24 часов, поэтому после окончания работы важно её закрыть и сформировать соответствующий отчёт. После того как смена закрыта, расчёты вести нельзя.

Чеки при безналичном расчёте и исправление ошибок

Кассовый чек относится к бланкам строгой отчётности и должен содержать обязательные параметры:

• номер, под которым зарегистрирована ККТ;
• фискальный признак;
• дата, время и сумма покупки;
• информация о способах загрузки и печати документа.

Правила исправления ошибок в чеках зависят от установленного формата фискальных данных:

• в версии 1.05 формируется чек, аналогичный ошибочному, с признаком «Возврат прихода/расхода» и отметкой о некорректности. После этого формируется чек с правильными данными и признаком «Приход/расход»;
• в версии 1.1 формируется чек коррекции с признаком «Возврат прихода/расхода», в который вносятся ошибочные данные. После этого создаётся ещё один чек коррекции, но с признаком «Приход/расход» и корректными сведениями.

Для ФФД 1.1, в отличие от ФФД 1.05, важно прописать предмет расчёта.

Оформление возврата при безналичном расчёте

Возврат оформляет по заявлению покупателя с приложенным чеком. Клиент сообщает реквизиты, по которым необходимо вернуть оплату. Если пользователь интернет-магазина сохранил платёжные данные, то при возврате деньги ему придут автоматически. Транзакции проводит банк, с которым работает продавец, а сам процесс занимает до 10 дней.

Безналичную оплату вернуть наличкой не получится: деньги можно вернуть только на указанный в заявлении счёт. Возврат наличкой могут приравнять к обналичиванию, а оно является экономическим преступлением.