NDA, или соглашение о неразглашении, заключают, когда сотрудники или контрагенты получают доступ к внутренней информацией компании. Такое соглашение нужно, чтобы сведения, от которых зависит прибыль и положение организации на рынке, не попали в открытый доступ. В этой статье расскажем, как грамотно составить и использовать NDA, чтобы защитить бизнес.
Что такое NDA
NDA (от англ. non-disclosure agreement) буквально переводится как «соглашение о неразглашении». По его условиям работники или подрядчики компании должны сохранять секретность конфиденциальных сведений, полученных в ходе сотрудничества.
Понятия NDA и договора о неразглашении в законодательстве не закреплены. Также законами не установлена обязанность заключать такие соглашения. Компании и физлица могут на своё усмотрение заключать NDA. Если документ соответствует правилам заключения договоров, то у него есть юридическая сила.
Какую информацию можно защитить при помощи NDA
К конфиденциальным сведениям можно отнести не любую информацию. К примеру, конфиденциальной информацией не будет юридический адрес, лицензии, паспорта безопасности на товары и сведения, которые компания должна предоставлять клиентам и государственным органам.
Соглашением о неразглашении можно защитить:
- Условия сделок — цены на товары или услуги, объёмы работ
- Управленческую отчётность — о движении денежных средств, прибыли, убытках
- Маркетинговую стратегию — способы продвижения
- Информацию о производственных процессах — название оборудования, способы контроля качества
Когда нужно подписать NDA
Соглашение могут заключать любые компании и индивидуальные предприниматели с сотрудниками, подрядчиками и клиентами. Чаще всего это нужно, когда:
- перед началом сотрудничества необходимо предоставить внутреннюю информацию. Например, для разработки внутреннего ПО нужно оценить задачу, а для этого заказчик должен предоставить свои данные. Соглашение помогает их защитить;
- у компании нет патента на разработки. Например, если стартап придумал инновационную технологию или товар и ищет инвесторов. Чтобы до получения патента разработкой не занялась другая компания, все сведения можно зафиксировать NDA;
- компания передаёт часть своих задач сторонним специалистам, которые работают с отчётностью, контрактами и клиентами. Например, это аудиторы, финансовые консультанты, юристы и т. д. NDA поможет защитить важные сведения от попадания в общий доступ;
- компания пользуется свободной ценовой политикой. В соглашении в таком случае указывается обязанность клиента хранить в тайне размер сделки и скидок во избежание претензий от других клиентов.
Какие бывают NDA
Соглашение о неразглашении может быть односторонним или взаимным. Всё различие только в обязательствах сторон.
Одностороннее NDA заключается, когда одна сторона передаёт секретные сведения, а другая обязана обеспечить их безопасность. Как правило, это ситуации, когда одна сторона — компания или ИП, а другая — её сотрудник или специалист на аутсорсинге. Например, бухгалтер или юрист.
При взаимном NDA секретные сведения предоставляют и не имеют права раскрывать обе стороны. Чаще всего такое соглашение подписывают две компании. Например, когда бизнес обращается к услугам рекламного агентства. При этом компания знает об условиях и расценках агентства, а ему предоставляется информация о бизнес-процессах.
Как самостоятельно составить NDA
Документ составляют в простой письменной форме на бумаге или способом, который к ней приравнивается. Например, по ЭДО или при помощи обмена сканами. Соглашение вступает в силу с момента подписания и не требует нотариального заверения.
Перед заключением NDA важно учесть несколько значимых деталей, без которых документ не будет иметь юридической силы.
- Определить информацию, которая будет считаться конфиденциальной, и убедиться, что она не относится к сведениям, которые нельзя считать секретными.
- Предусмотреть, как и в каком порядке будет предоставляться конфиденциальная информация: по почте, через облачные сервисы, в мессенджере и т. д.
- Организовать учёт людей с доступом к конфиденциальной информации. В случае утечки это поможет определить её источник. Такой список можно вести в таблице.
Утверждённой формы для NDA нет, но в нём должны быть пункты, обязательные для всех подобных документов.
Шапка
В ней указываются стороны соглашения, их юридический статус и название организации или имя. Компаниям нужно указать генерального директора и документ, на основании которого он заключает соглашение от имени организации. Здесь же указывается дата и место заключения соглашения (достаточно указать город).
Предмет соглашения
В этом разделе оговаривается, какие данные нельзя раскрывать. Можно указать общие положения и отметить, что конфиденциальные сведения не ограничиваются указанными в соглашении данными. Это позволит считать секретной информацией все сведения, полученные во время сотрудничества.
Обязанности сторон
В этот раздел важно включить условие, что стороны не имеют права раскрывать конфиденциальную информацию третьим лицам каким-либо способом.
Также нужно указать, как стороны могут хранить, передавать и использовать информацию. Если допускается обмен данными в мессенджерах, то нужно указать название сервиса и никнеймы. Если речь идёт об электронной почте, то указываются адреса.
Ответственность сторон
Важный раздел, в котором прописываются санкции на случай нарушения соглашения. Обычно это штраф или неустойка, сумму которых определяют стороны. При этом если дело дойдёт до судебного разбирательства, то судья может изменить сумму на своё усмотрение.
Срок действия соглашения
NDA действует в течение периода, когда нельзя разглашать указанную в нём информацию. После истечения этого срока стороны не обязаны соблюдать его условия. Соглашение можно заключить на любой срок. Обычно он не превышает 10 лет. При этом можно добавить условие о том, что по истечении срока действия принимающая сторона обязана уничтожить носители: например, удалить переписку или файлы в облачном хранилище.
Разрешение споров
В этом разделе устанавливается, как стороны будут решать возможные спорные ситуации. Здесь нужно отметить, что споры решаются в установленном законом порядке: сначала стороны должны попробовать договориться мирным путём и в случае неудачи обратиться в суд.
Реквизиты сторон
Здесь нужно ещё раз указать информацию о сторонах соглашения: юридический статус, название или имя, адрес, ИНН компании и ЕГРИП предпринимателя. В случае судебного разбирательства это позволит определить подписантов.
Как изменить или прекратить действие NDA
В соглашении могут понадобиться изменения. Например, если у компании изменились указанные в документе реквизиты. Чтобы внести изменения, можно составить допсоглашение или перезаключить его заново — если изменений много.
Также NDA можно расторгнуть — по обоюдному согласию или в одностороннем порядке. Если стороны договорились об этом, то им нужно заключить соглашение о расторжении. В одностороннем порядке второму подписанту направляют письменное уведомление. После расторжения стороны не обязаны соблюдать условия соглашения. Кстати, порядок расторжения тоже можно прописать в самом соглашении.
Что делать при нарушении NDA
Пострадавшей стороне при нарушении соглашения необходимо зафиксировать факт утечки. Это можно сделать при помощи скриншотов, аудио- или видеозаписи с доказательствами. В случае судебного разбирательства это поможет доказать свою правоту.
В любом случае, спор необходимо попытаться решить мирно. Пострадавшая сторона направляет контрагенту досудбную претензию в свободной форме. В ней важно указать условия. Например, потребовать неустойку от виновного в утечке.
Если попытка решить вопрос мирно не удалась, составляется иск, который подаётся в суд.
Что ещё можно сделать, чтобы обезопасить бизнес
NDA в российском законодательстве не предусмотрено, поэтому нет и регламента рассмотрения нарушений по нему. Это значит, что суд может посчитать ущерб от утечки незначительным и назначить минимальный штраф.
Для защиты конфиденциальной информации в организации можно ввести режим коммерческой тайны. Он регламентирован в законе «О коммерческой тайне», а за нарушения предусмотрены меры ответственности вплоть до уголовной.
Чтобы ввести режим коммерческой тайны, нужно:
1. Определить, какая информация относится к конфиденциальной.
Это компания определяет самостоятельно, важное условие — эти сведения должны давать преимущество. Например, это может быть технология производства или организация рабочих процессов. Как же как и в случае с NDA, к конфиденциальной нельзя отнести информацию о юридическом адресе, лицензиях, документах о безопасности и некоторые другие.
2. Составить положение о коммерческой тайне.
В этом документе нужно указать, какие сведения относятся к конфиденциальным, у кого есть к ним доступ и какая ответственность предусмотрена за нарушения.
3. Ознакомить сотрудников с этим положением.
С каждым сотрудником понадобится заключить договор о неразглашении коммерческой тайны.
4. Ставить гриф «Коммерческая тайна» на документах, содержащих конфиденциальную информацию.
Это поможет отличить секретные сведения от тех, которые не составляют тайны. Кроме того, такая «маркировка» отвечает требованиям пункта 5 статьи 10 ФЗ «О коммерческой тайне».
Подведём итоги
NDA позволяет защитить внутренние сведения организации. В нём можно зафиксировать информацию, которая даёт компании преимущества.
Соглашение может быть как односторонним — когда только одна сторона передаёт закрытую информацию, так и взаимным — когда обе стороны передают друг другу секретные сведения и обязуются их не разглашать.
NDA составляют свободной форме, но с некоторыми обязательными пунктами. В качестве наказания за нарушение соглашения как правило предусматривают штраф.
Защитить конфиденциальные сведения организации можно и с помощью режима коммерческой тайны. В этом случае с нарушителя можно взыскать ущерб в полном размере, так как коммерческая тайна регламентируется законодательством.
