Переезд из одного таск-трекера в другой — это непросто, особенно если работали на предыдущей платформе годами. Чтобы миграция прошла без проблем, важно, чтобы в новом сервисе были инструменты для автоматического импорта. Ярослав Богатырь, бизнес-аналитик «Росагролизинга», рассказал, как компания бесшовно переехала в Kaiten из Jira за месяц.
«Росагролизинг» — одна из топовых российских лизинговых компаний в агропромышленной сфере. Это организация с государственным участием. Мы предоставляем в лизинг оборудование и технику отечественным производителям в агропромышленном комплексе и его отраслях. Я работаю в департаменте информационных технологий: в нем много процессов, сотрудников, метрик и задач. Чтобы управлять всем этим, нужен гибкий сервис. При этом важно, чтобы можно было перенести в него существующие процессы без ущерба для работы и потери исторических данных. Нам удалось найти эти возможности в Kaiten.
Бесшовно перенесли в Kaiten очень большой объем задач, не потеряли ни одного процента
Сначала мы использовали Jira, но когда она ушла с рынка, пришлось искать альтернативу. Департамент информационных технологий — обширная структура, поэтому у нас много требований к управлению проектами и критериев оценки задач. Было необходимо, чтобы новый сервис обладал такими признаками:
- Развертывание в собственной инфраструктуре. Компаниям с государственным участием особенно важна безопасность данных.
- Гибкость. Мы настраиваем систему под себя, поэтому без кастомизированных полей в карточке и автоматизации не обойтись.
- Интеграция с почтой.
- Модуль Service Desk.
- Распределение ролей, возможность создавать свои роли.
Kaiten полностью подошел, и мы стали переезжать сюда в начале июня 2024 года. Важно было провести переход бесшовно — в Jira у нас накопился большой объем данных, который мы не могли потерять.
Чтобы сохранить документацию и задачи из предыдущего трекера, перед полноценной миграцией в Kaiten мы протестировали механику перехода в несколько итераций — проверяли, корректно ли переносятся данные. Например, на одном из этапов импортировали задачи и смотрели, копируются ли в Kaiten содержание карточки, вложения, комментарии.
Миграция заняла месяц, и за это время мы без потерь перенесли 10 тысяч задач. Механизм миграции данных в Kaiten оказался весьма удобным: почти всё происходит автоматически, вручную нужно только отфильтровать данные.
Каждой команде выделили свое пространство, настроили связи между карточками и автоматизации
В Kaiten мы визуализировали полный процесс разработки. Сейчас в сервисе порядка 60 активных участников из разных команд: фронтенд, бэкенд и оптимизация. У каждой из них — свое пространство, также оно есть у подрядчиков. Так команды разделены и видят только те пространства, в которые допущены. Сотрудники не путаются в системе и по ошибке не создадут карточку в чужом пространстве.
Если команды взаимодействуют друг с другом, связываем их с помощью родительских и дочерних карточек.
На каждом пространстве мы создали доски со столбцами, которые соответствуют этапам разработки: «Анализ входящего требования (Очередь)» → «Декомпозиция» → «Постановка задачи и ожидание ресурсов» → «Реализация» → «Тестирование» → «Сдача проекта».
Перемещаем по колонкам карточки задач по мере выполнения. Такая визуализация наглядно показывает, на каком этапе каждый таск и насколько проект близок к завершению.
В проекте может быть много задач. Чтобы сотрудники не путались и сфокусировались на своих тасках, мы клонируем доски — когда одна и та же доска с задачами отображается и в общем пространстве, и в пространстве сотрудника. Так сотрудник видит только нужные ему доски с задачами. При этом пространства синхронизируются друг с другом. Если сотрудник вносит изменения в задачу у себя, они автоматически появляются на общей доске, и наоборот. Не нужно вручную обновлять данные в нескольких местах.
В разработке мы в первую очередь ориентируемся на потребности компании и стремимся, чтобы у каждой задачи было основание в виде бизнес-требования. В Kaiten визуализировали это с помощью родительских и дочерних карточек. Родительская карточка — это бизнес-требование. Мы декомпозируем его на конкретные задачи для команд: создаем дочерние карточки и перемещаем их по этапам разработки. Также двигаем родительскую карточку по отдельному треку. Так в таск-трекере мы видим, ради какой потребности бизнеса выполняем задачи.
Карточек много — чтобы не настраивать каждую вручную, задали автоматизации. Например, когда двигаем задачу в столбец «Тестирование», ответственным автоматически назначается тестировщик. Он получит об этом уведомление и точно не пропустит дедлайн.
Чтобы адаптировать карточки под задачи, связанные с разработкой, мы добавили в них собственные поля. Помимо стандартных «Тип», «Срок», «Ответственный» и других, у нас есть:
- «Заказчики» — подразделение, которое поставило задачу. В компании их много, и отдельное поле помогает не запутаться.
- «Среды тестирования» — в виде выпадающего списка. С этим пунктом тестировщик сразу понимает, в какой среде проводить тест.
- «Направление задачи» — с каким направлением связана реализация данной задачи (внешний сайт, бэк, отчетность и другие).
- «Приоритет» — приоритет задачи в общем пуле.
Анализируем нагрузку команды с помощью встроенных отчетов
В основном мы используем два отчета — «Сроки по задачам» и «Распределение карточек».
«Сроки по задачам». Для каждой карточки выставляем дедлайн. Через отчет отслеживаем, все ли задачи выполняются в срок, какие задерживаются, а какие закрываются раньше, чем планировалось. Так видим загрузку команды.
«Распределение карточек». Смотрим, как задачи распределены по различным критериям. Анализируем количество карточек в каждом разделе, чтобы понять, какие виды работ выполняют сотрудники.
Быстро адаптировались к Kaiten
Мы довольны миграцией: она прошла быстро, а при переходе из Jira получилось сохранить все данные.
Ни одна карточка, файлы и комментарии к ней не потерялись, хотя у нас более 10 тысяч задач — работа команд не нарушилась.
Единственная сложность во время миграции состояла в том, что некоторые карточки при переносе автоматически попадали в архив. Но техническая поддержка Kaiten быстро решила проблему и помогла вытащить их, чтобы нам не пришлось разархивировать задачи вручную.
Коллеги быстро привыкли к Канбан-доскам в Kaiten. Такой интерфейс — простой и понятный, поэтому к нему легко приспособиться, несмотря на то что Jira выглядит иначе.
