В 2024 году вступил в силу пакет санкций США против российского ИТ-сектора, и многие зарубежные сервисы окончательно прекратили работу с клиентами из РФ. Wrike — один из них. Его ценили за простой интерфейс, удобство работы с проектами и динамические отчеты. Что если мы скажем, что в Kaiten все это есть, и он может стать достойной заменой? Пруфы в этой статье.
Чем похожи Wrike и Kaiten
Wrike — облачный сервис для управления проектами любой сложности. Позволяет фиксировать задачи в карточках, строить взаимосвязи, объединять задачи в проекты и управлять ресурсами.
Kaiten — российский сервис для управления проектами, задачами и командами. В нем задачи фиксируются в виде информативных карточек и по ходу работы перемещаются по этапам Канбан-досок. Также есть возможности для выстраивания иерархии задач и проектов, диаграммы ганта для управления сроками и ресурсами, множество настраиваемых полей и автоматизаций.
Обе системы способствуют визуализации сложных рабочих процессов и помогают систематизировать задачи внутри проектов. Дальше подробнее расскажем о схожих функциях сервисов.
Важно отметить: сейчас Kaiten активно работает над тем, чтобы упростить пользователям переезд из Wrike. На текущий момент уже есть импорт с помощью выгрузки csv-файла. А в скором времени будет представлена функция универсального импорта, с помощью которой можно будет быстро загрузить в Kaiten данные из любой системы.
Вся информация по задачам и проектам внутри карточек
Ключевой элемент обоих сервисов — карточка. Внутри нее фиксируется вся информация по задаче: кто ее выполняет, к какому сроку, какие дополнительные данные потребуются, на каком этапе находится работа на текущий момент.
Карточки в Kaiten не менее информативные, чем у Wrike. Перечислим лишь некоторые возможности:
- ответственные, сроки, метки, описание, вложения комментарии;
- большое количество настраиваемых пользовательских полей;
- подзадачи (дочерние карточки);
- чек-листы;
- таймер по задаче;
- автоматизации;
- блокировка задач, которые невозможно выполнить в текущий момент;
- прозрачные статусы этапов работы.
Множество форматов отображения задач
Процессы каждой команды требуют уникального подхода. Одним удобнее работать на канбан-досках, другие привыкли к табличному виду, в кто-то использует временную шкалу для отображение задач. Сервис должен быть гибким и адаптироваться под запросы разных команд.
В Kaiten есть 5 видов отображения задач:
- канбан-доски;
- списки;
- таблицы;
- календарь;
- timeline.
Диаграмма Ганта для детального планирования проектов
Одно из преимуществ Wrike перед другими сервисами — диаграмма Ганта для планирования проектов на временной шкале и функции для управления трудозатратами сотрудников.
Для этих целей в Kaiten предусмотрен модуль «Гант и ресурсное планирование». Это наглядное отображение всех составляющих проекта на временной шкале. Детально демонстрирует все этапы, задачи, взаимосвязи, вехи и ресурсы в распределении по срокам.
Здесь же можно распределять ответственных по задачам и с точностью до часов планировать загрузку сотрудников по всем проектам.
Учет времени работы с задачами
Модуль «Учет времени» в Kaiten позволяет запускать таймер при работе с задачами и в конце периода собирать аналитические отчеты по фактически затраченному времени.
Вы сможете:
- собрать отчет о том, сколько времени ушло на работу с задачей;
- получить данные о затраченном времени конкретного сотрудника;
- проанализировать, сколько ресурсов было фактически затрачено все задачи внутри проекта.
Система приема заявок (Service desk)
У Wrike есть удобные формы для отправки запросов смежным командам. Сервис позволяет сформировать обращения, наполненные подробной информацией, которая необходима для выполнения задачи. Например, указать тип запроса, нужный отдел и срок выполнения.
В Kaiten для этого предусмотрен модуль «Служба поддержки». Он позволяет создать несколько сервисов для составления и отправки заявок, которые отобразятся на рабочих досках исполнителей. Причем отправлять такие заявки могут как сотрудники компании, так и внешние пользователи.
Например, с помощью сервиса можно наладить прием заявок в HR-отдел или организовать Service desk для клиентов компании.
Форму заявки можно настроить под любой тип запроса — предложить заказчику внести необходимую информацию в соответствующие поля. Что еще более удобно — поля могут меняться в зависимости от предыдущих ответов заказчика. Например, если он выбрал тип заявки «Сообщить о проблеме», то сервис предложит ему описать проблему, указать ресурс, где была обнаружена ошибка, и указать приоритет.
В зависимости от ответов пользователя можно запустить различные автоматизации, которые отправят заявку в нужный отдел и запустят необходимый воркфлоу.
Аналитические отчеты о работе команд
Пожалуй, одно из ключевых преимуществ Wrike — прозрачная система отчетов. Далеко не каждый сервис может предоставить такие данные по проектам в режиме реального времени.
Именно поэтому Kaiten будет особенно близок пользователям Wrike. Система позволяет собирать детализированные отчеты по всем задачам и готовит автоматические отчеты под разные цели. Сейчас в Kaiten доступно 11 видов отчетов и графиков. Расскажем лишь про некоторые из них:
Учет времени работы сотрудников в разрезе недели.Показывает сколько времени и над какими задачами вы работали, поможет лучше понимать рабочую загрузку и планировать сроки.
Диаграмма сгорания задач. Специальный SCRUM отчет для наблюдения прогресса по спринту и контроля выполнения плана.
Накопительная диаграмма потока. Это визитная карточка Kanban, которая позволяет окинуть производственный процесс одним взглядом и понять его общее состояние.
Отчет по срокам задач. С помощью него вы сможете увидеть, какие задачи выполняются в срок, а по каким время выполнения просрочено.
Суммарный отчет. Показывает завершенные задачи за указанный период времени и все данные по ним.
Мобильное приложение
Также как и у Wrike, у Kaiten есть удобная мобильная версия. Можно скачать приложение на iOS и Android или использовать PWA-приложение в браузере смартфона.
В приложении есть все ключевые функции для работы с задачами и документами, что позволяет всегда оставаться на связи и работать там, где вам удобно.
Дополнительные возможности Kaiten, которых нет у Wrike
Несмотря на схожесть функций, Kaiten — не прямой аналог Wrike, а скорее альтернативное решение, которое помогает решить те же бизнес-задачи, но при этом обладает собственной философией и уникальным набором функций.
Ключевая особенность сервиса — возможность разместить несколько канбан-досок на одном рабочем пространстве. Таким образом пользователи получают возможность отобразить несколько разных процессов в рамках одного экрана.
Помимо этого в Kaiten есть специальный раздел для совместной работы с документами. Пользователи могут создавать и редактировать файлы, объединять их в папки, прикреплять к задачам и даже публиковать для внешних пользователей.
Небольшая, но очень удобная функция Kaiten — Telegram-бот, в котором можно получать уведомления по задачам, отвечать на комментарии и создавать задачи, не заходя в сам таск-трекер.
Попробуйте Kaiten в качестве альтернативы Wrike бесплатно
Начать использовать Kaiten можно бесплатно. Тестовый период длится 14 дней, и на нем доступны все возможности сервиса. Дальше вы сможете выбрать подходящий тариф, в том числе и бесплатный, с неограниченнным сроком, количеством пользователей и безлимитным хранилищем данных.
Перенести задачи из Wrike в Kaiten можно с помощью импорта CSV-файла, а также совсем скоро добавится улучшенная функция импорта.
Кейсы компаний, которые уже перешли в Kaiten:
Самолет. Провели Agile-трансформацию в крупной девелоперской компании.
АльфаСтрахование. Переехали в Kaiten и упростили Workflow продуктовой разработки.
Х5 Group. Перевели в Kaiten 7 500 сотрудников и настроили процессы разных команд.
Pyrobyte. Управляют проектами разработки и учитывают время работы команды.
