Цифровые таск-трекеры в школах — редкость. Обычно все работают по старинке: пишут служебные записки или просто идут в кабинет к учителю, чтобы поставить задачу. Но минимум один лицей полностью перевел свои процессы в Kaiten. Сервисом пользуются все подразделения, включая бухгалтерию и библиотеку, и даже ученики. Он помогает отслеживать задачи, а еще развивает навыки тайм-менеджмента и целеполагания у учеников.
У учебного учреждения, перешедшего на Kaiten, инженерный уклон: здесь углубленно изучают информатику, физику, математику.
Отдельный проект — специализированные кадетские классы. Ученики этих классов проводят в школе весь день. В первой половине дня идут обычные уроки, а во второй — занятия по развитию софт-скилов.
В лицее не сразу подступились к Kaiten, но теперь работают только в нем
До Kaiten в лицее не было единой системы организации процессов. Внедрить таск-трекер решили, чтобы упорядочить взаимодействие между разными отделами и наладить систему постановки задач.
К сервису подступали несколько раз. Выбирали среди разных вариантов: например, Trello и Workzen от МТС. Второе решение даже начали внедрять, но оно внезапно закрылось. Тогда остановились на Kaiten — из оставшихся вариантов он оказался лучшим, и вот почему:
- Удобная организация рабочего пространства — можно создавать много досок, добавлять пользователей и выдавать им права доступа, заполнять разнообразные поля в карточках.
- Гибкость — Kaiten легко настроить под свою сферу и задачи, он не ограничен строгими шаблонами.
- Дублирование досок с задачами — одни и те же доски могут находиться в разных пространствах.
- База знаний и документы — регламенты, акты и другие материалы можно хранить в одной программе с задачами.
Сотрудники лицея используют Kaiten уже два года. Поначалу с внедрением были сложности: не всем удалось быстро освоить сервис. На полную адаптацию ушло около полугода, и в ней активно помогал директор учебного заведения. Он показывал работу на собственном примере:
- перенес текущие задачи в Kaiten и просил ставить новые только там;
- подробно объяснял коллегам, как пользоваться сервисом;
- проводил совещания, на которых открывал таск-трекер на большом экране и показывал функции.
В базе знаний собрали официальные документы
В государственных учреждениях не обойтись без вороха документов. Привести их в порядок помогает раздел «База знаний» в Kaiten.
Здесь хранятся регламенты, локальные акты лицея и методички для преподавателей. Так документы находятся в единой базе, и любой пользователь всегда может зайти в таск-трекер и быстро найти нужный регламент или методичку к уроку.
Ведут записи на совещаниях и документооборот
В модуле «Документы» сотрудники лицея ведут ревью совещаний: прямо по ходу встречи записывают возникшие задачи и делают пометки. Такой подход позволяет сразу фиксировать важные тезисы, а задачи переносить на доски в виде карточек и быстро брать в работу.
Создали каждому отделу пространство
В лицее много подразделений: кадры, бухгалтерия, охрана труда, хозяйственная часть, учебная часть и другие. Для каждого в Kaiten создали отдельное пространство с досками. На них сотрудники ставят друг другу задачи. Например, если у учителя в кабинете сломался шкаф, он не ищет плотника по всей школе, чтобы передать поручение лично. Достаточно создать карточку и описать в ней проблему.
Работа с документами также организована в Kaiten. Например, если классному руководителю нужна справка для ученика, он ставит задачу в карточке для секретаря. В режиме таблицы удобно вести учет задач, просматривать их статусы и время выполнения.
У руководителей лицея могут возникать задачи, которые не должны видеть другие сотрудники, даже если они из того же отдела. Чтобы разделять уровни доступа к информации в зависимости от должности, пригодилась функция дублирования досок. У ключевых сотрудников есть отдельное пространство со своими досками, а также с нужными досками из общих пространств, куда коллеги ставят им задачи.
При этом система настроена так, чтобы работник видел только карточки, которые он сам создал. В итоге ограничили доступ к информации, а у руководителей появилось пространство, где им удобно следить за своими задачами.
Благодаря дублированию досок удалось выстроить иерархию по управлению задачами. У директора лицея есть свое пространство, на котором скопированы доски заместителей, — так легко отследить, как они работают. У каждого заместителя — пространство с досками только его подчиненных. Так руководителям не приходится просматривать все доски и выискивать среди них задачи своих сотрудников.
Заносят мероприятия в Календарь
В лицее часто проходят события, привязанные к датам: праздники, конкурсы, учебные собрания, контрольные работы. Их учет ведется в Календаре на отдельном пространстве в Kaiten. Можно зайти в него в любой момент и посмотреть, какие мероприятия запланированы. Это особенно удобно в насыщенные периоды: поставить два события на один и тот же день и не заметить этого невозможно.
Ведут учет библиотечных книг
В библиотеке лицея дети берут учебники и художественные книги. Раньше следить за этим было сложно: в бумажном виде сразу не увидеть, кто какую книгу взял, когда должен вернуть и сделал ли это. Удобнее, когда система формуляров оцифрована.
Теперь пространство библиотеки находится в Kaiten. У каждого класса — своя доска, у ребенка — своя колонка. Все данные находятся на одном экране, переключаться между вкладками не нужно, достаточно развернуть нужный столбец. В нем в виде карточек размещены книги, которые взял ученик.
Когда книгу возвращают, библиотекарь архивирует карточку. Так наглядно видно, какая литература сейчас находится у ребенка и когда наступит срок возврата.
Учат детей ставить цели
В лицее Kaiten используют не только сотрудники во внутренних процессах, но и дети для учебы. Раз в неделю проходит урок целеполагания, на котором ученики ставят себе цели на ближайшие семь дней, — они делают это в Kaiten.
Сначала постановка задач проходила так. У каждого класса было свое пространство, где каждую неделю создавали новую колонку. Ученику выделяли его собственную карточку, на которой он создавал чек-лист с целями и отмечал их по мере выполнения.
Способ с чек-листами был удобным, но только до того, как лицей перешел на платную версию. Оплачивать доступ 600 ученикам возможности нет, поэтому их перевели на гостевой доступ. С ним дети не могут редактировать карточки, но могут просматривать их и комментировать. Поэтому теперь преподаватель сам создает общую карточку, а в комментариях ученики раз в неделю пишут свои цели.
С Kaiten удалось наладить все процессы
Kaiten помог лицею организовать систему постановки задач: теперь сотрудники ставят их в карточках, а не ловят друг друга в школе, чтобы передать поручения устно.
Всё — от документов до задач — находится на одной платформе, а общаться можно в комментариях к карточкам: не нужно переключаться между чатом, диском и трекером.
Отдельный плюс в том, что Kaiten помогает развивать навыки целеполагания и тайм-менеджмента у детей. Умение организовать свое время, ставить задачи, работать в команде полезно в любой профессии. Ученики с детства учатся пользоваться инструментами, которые пригодятся им во взрослой жизни.
