В ТК РФ закрепили возможность создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Дублировать их на бумаге необязательно
Для кадрового документооборота можно будет использовать как собственную информационную систему, так и платформу «Работа в России».
Взаимодействовать в новом формате с сотрудниками и соискателями можно только с их письменного согласия. С 2022 года согласие не потребуется от тех, у кого по состоянию на 31.12.2021 не было опыта работы. Такое положение предусмотрели для наиболее гибкой адаптации людей старшего поколения.
Большинство поправок, внесённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, уже действуют с 22 ноября.
Своим мнением о новой возможности поделилась эксперт в области бухучёта Валерия Муравьёва:
Я за электронный кадровый учёт. Во-первых это удобно, во-вторых меньше волокиты с бумагой, а мы все помним, что личные дела хранятся 75 лет. Возникает вопрос, на каких ресурсах это будет хранится. Если например как 1С-Фреш или СБИС онлайн, то думаю запросят большие деньги за хранение. Моё предположение. И многие из-за этого останутся на бумаге. Откажутся те, кто не умеет работать с компьютером А это маленькие деревни, маленькие посёлки, маленькие города. Им проще сделать на бумаге. С другой стороны, а где гарантия, что все сохранится в электронном виде? Даже сейчас уже все работают в программах, минимум бумаг, минимум документов, о тебе всё известно на тех же госуслугах, но всё равно казусы случаются.Муравьева Валерия Александровна, главный бухгалтер
Когда можно перейти на ЭКДО
Для компаний, участвовавших в эксперименте Минтруда по ведению кадровых документов в электронном виде, установили переходный период до 01.07.2022. Предусмотренные в законе нормы отличаются от применявшихся в ходе эксперимента, поэтому компании должны привести ЭКДО в соответствие с обновлёнными требованиями.
Работодатели, не участвовавшие в эксперименте и решившие перейти на ЭКДО, должны применять нормы, предусмотренные в законе. Перейти можно всем организациям и ИП, независимо от численности работников и организационно-правовой формы.
Можно ли отказаться от перехода на ЭКДО
Переход на электронный документооборот для обеих сторон добровольный. Компании могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге. Работники также могут отказаться. Если работодатель решит перейти на ЭКДО, то отказавшихся сотрудников не смогут обязать вести документы в электронном виде. Исключение составят работники без трудового стажа, которые трудоустроятся после 31 декабря 2021 года. У них согласие на переход получать не нужно.
Если часть работников откажутся от перехода на ЭКДО, а остальные захотят обмениваться документами в электронном виде, то на одних нужно продолжать оформлять бумажные документы, а на других вести документы в электронном виде (ч. 1, 2, 5 и 7 ст. 22.2 ТК).
Какие документы можно перевести в электронный вид
Новая возможность распространяется почти на все документы, связанные с работой, которые оформляются на бумаге или с которыми сотрудников знакомят под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления (ч. 2 ст. 22.1 ТК).
Правила электронного документооборота не распространяются (ч. 3 ст. 22.1 ТК) на:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
В связи с переходом на ЭКДО необходимо назначить сотрудника, который займется разработкой необходимых ЛНА. Это может быть сотрудник отдела кадров или работник, отвечающий за правовую поддержку трудовых отношений в компании. Ответственный сотрудник должен уведомить персонал о новом формате документов, проконтролировать наличие и оформление электронных подписей.
Сотрудники после получения уведомлений о переходе на ЭКДО должны решить, каким способом хотят обмениваться документами с работодателем. С них нужно собрать письменные заявления в произвольной форме о согласии или об отказе от перехода на ЭКДО (ч. 5 ст. 22.2 ТК). Заявления должны будут написать все, кроме соискателей без трудового стажа, которые трудоустроятся после 31.12.2021.
Соискатели с трудовым стажем, которые будут трудоустраиваться после 31.12.2021, могут дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО (ч. 6 ст. 22.2 ТК).
Работодатель должен обеспечить техническую готовность к ЭКДО и выбрать, какую систему электронного документооборота использовать: свою, стороннего провайдера или портал «Работа в России».
Также необходимо оформить ЛНА о введении ЭКДО в организации, например, положение о переходе на электронный документооборот. В нём нужно указать сроки и периодичность, когда работники должны подписывать электронные документы. С ЛНА следует ознакомить всех сотрудников под подпись (ч. 1–3 ст. 22.2 ТК). После составления положения ЛНА понадобится согласовать их с представительным органом работников и утвердить у руководителя компании.
