editorial
Трудовые отношения разрешили перевести в цифровой формат | Мегасреда  для бухгалтеров (@editorial) | Мегасреда | 28.12.21, 17:35:38
28.12.21, 17:35

Трудовые отношения разрешили перевести в цифровой формат

В ТК РФ закрепили возможность создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Дублировать их на бумаге необязательно

Для кадрового документооборота можно будет использовать как собственную информационную систему, так и платформу «Работа в России».

Взаимодействовать в новом формате с сотрудниками и соискателями можно только с их письменного согласия. С 2022 года согласие не потребуется от тех, у кого по состоянию на 31.12.2021 не было опыта работы. Такое положение предусмотрели для наиболее гибкой адаптации людей старшего поколения.

Большинство поправок, внесённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, уже действуют с 22 ноября.

Своим мнением о новой возможности поделилась эксперт в области бухучёта Валерия Муравьёва:

Я за электронный кадровый учёт. Во-первых это удобно, во-вторых меньше волокиты с бумагой, а мы все помним, что личные дела хранятся 75 лет. Возникает вопрос, на каких ресурсах это будет хранится. Если например как 1С-Фреш или СБИС онлайн, то думаю запросят большие деньги за хранение. Моё предположение. И многие из-за этого останутся на бумаге. Откажутся те, кто не умеет работать с компьютером А это маленькие деревни, маленькие посёлки, маленькие города. Им проще сделать на бумаге. С другой стороны, а где гарантия, что все сохранится в электронном виде? Даже сейчас уже все работают в программах, минимум бумаг, минимум документов, о тебе всё известно на тех же госуслугах, но всё равно казусы случаются.
Муравьева Валерия Александровна, главный бухгалтер

Когда можно перейти на ЭКДО

Для компаний, участвовавших в эксперименте Минтруда по ведению кадровых документов в электронном виде, установили переходный период до 01.07.2022. Предусмотренные в законе нормы отличаются от применявшихся в ходе эксперимента, поэтому компании должны привести ЭКДО в соответствие с обновлёнными требованиями.

Работодатели, не участвовавшие в эксперименте и решившие перейти на ЭКДО, должны применять нормы, предусмотренные в законе. Перейти можно всем организациям и ИП, независимо от численности работников и организационно-правовой формы.

Можно ли отказаться от перехода на ЭКДО

Переход на электронный документооборот для обеих сторон добровольный. Компании могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге. Работники также могут отказаться. Если работодатель решит перейти на ЭКДО, то отказавшихся сотрудников не смогут обязать вести документы в электронном виде. Исключение составят работники без трудового стажа, которые трудоустроятся после 31 декабря 2021 года. У них согласие на переход получать не нужно.

Если часть работников откажутся от перехода на ЭКДО, а остальные захотят обмениваться документами в электронном виде, то на одних нужно продолжать оформлять бумажные документы, а на других вести документы в электронном виде (ч. 1, 2, 5 и 7 ст. 22.2 ТК).

Какие документы можно перевести в электронный вид

Новая возможность распространяется почти на все документы, связанные с работой, которые оформляются на бумаге или с которыми сотрудников знакомят под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Правила электронного документооборота не распространяются (ч. 3 ст. 22.1 ТК) на:

  • трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
  • акты о несчастном случае на производстве;
  • приказы (распоряжения) об увольнении;
  • документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

В связи с переходом на ЭКДО необходимо назначить сотрудника, который займется разработкой необходимых ЛНА. Это может быть сотрудник отдела кадров или работник, отвечающий за правовую поддержку трудовых отношений в компании. Ответственный сотрудник должен уведомить персонал о новом формате документов, проконтролировать наличие и оформление электронных подписей.

Сотрудники после получения уведомлений о переходе на ЭКДО должны решить, каким способом хотят обмениваться документами с работодателем. С них нужно собрать письменные заявления в произвольной форме о согласии или об отказе от перехода на ЭКДО (ч. 5 ст. 22.2 ТК). Заявления должны будут написать все, кроме соискателей без трудового стажа, которые трудоустроятся после 31.12.2021.

Соискатели с трудовым стажем, которые будут трудоустраиваться после 31.12.2021, могут дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО (ч. 6 ст. 22.2 ТК).

Работодатель должен обеспечить техническую готовность к ЭКДО и выбрать, какую систему электронного документооборота использовать: свою, стороннего провайдера или портал «Работа в России».

Также необходимо оформить ЛНА о введении ЭКДО в организации, например, положение о переходе на электронный документооборот. В нём нужно указать сроки и периодичность, когда работники должны подписывать электронные документы. С ЛНА следует ознакомить всех сотрудников под подпись (ч. 1–3 ст. 22.2 ТК). После составления положения ЛНА понадобится согласовать их с представительным органом работников и утвердить у руководителя компании.

Мегасреда для бухгалтеров

Ежедневно публикуем свежие новости законодательства, мнения и комментарии экспертов.

Другие материалы автора

  • Читать полностью
    Мегасреда  для бухгалтеров

    Мегасреда для бухгалтеров

    Роструд напомнил, в какие дни можно предоставить отдых донору после сдачи крови

  • Читать полностью
    Мегасреда  для бухгалтеров

    Мегасреда для бухгалтеров

    Если трудового договора ещё нет, а сотрудник уже работает, СЗВ-М нужно подавать

  • Читать полностью
    Мегасреда  для бухгалтеров

    Мегасреда для бухгалтеров

    Если сокращаемый сотрудник заболел в последний рабочий день, уволить его можно, когда завершится больничный

  • Читать полностью
    Мегасреда  для бухгалтеров

    Мегасреда для бухгалтеров

    Во время обеденного перерыва можно работать по внутреннему совместительству