Первичная документация в бухгалтерии и что о ней нужно знать архивисту?

Первичка в бухучете — любой документ, подтверждающий факт совершения организацией хозяйственной операции, которая имеет экономический смысл. Более подробно о первичке обозначено в ст.9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Составляется первичный документ обычно поставщиком. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. При ошибках оформления данных видов документов налоговая может их не принять.

Стандартные виды документов организации, относящиеся к первичным:

▪️ договор;

▪️ счет;

▪️ чек или бланк строгой отчетности;

▪️ платежное поручение;

▪️ накладная;

▪️ акт выполненных работ или оказания услуг.

А вот счет-фактура не входит в этот список, т.к. создается для целей налогового учета, а не бухгалтерского.

Обозначенный нами список документов не исчерпывающий и может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Первичку нужно хранить минимум 5 лет (ст.202 перечня Росархива) и в этот период ФНС ее может запросить для проверки у вас или ваших контрагентов. Также документы незаменимы при судебных спорах.

Если у компании не будет первичного документа на протяжении его обязательного срока хранения, она получит штраф. Другая проблема утраты документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.