Отзыв из отпуска. Памятка для бухгалтера, кадровика.

Лето – пора отпусков, но не всегда все идет по плану (=графику), иногда возникают внештатные ситуации и требуется вызов тех или иных сотрудников из отпуска. Работодатель может отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска на основании ч. 2 ст. 125 ТК. При этом необходимо помнить, что:

• нельзя отозвать из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ);
• прервать можно только ежегодный оплачиваемый отпуск (данное положение не распространяется на отпуска за свой счет, учебные отпуска, отпуска по уходу за ребенком);
• предприятиям, выполняющим работы по исполнению госконтрактов в сфере ОПК, разрешено прервать отпуск сотрудников без их согласия с условием уведомления не позднее чем за три дня (Постановление Правительства от 01.08.2022 № 1365).

Ниже привели алгоритм оформления отзыва сотрудника из отпуска.

1️⃣ Составить служебную записку - первичный документ, содержащий основание-причину для прерывания отпуска. Составляется в произвольной форме на имя руководителя организации начальником подразделения либо иным лицом, уполномоченным принимать данные решения.

2️⃣ Направить сотруднику уведомление об отзыве из отпуска в письменной или электронной форме (если данная форма предусмотрена на предприятии).

Важно: отказ сотрудника прервать свой отпуск нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). В уведомлении целесообразно ознакомить сотрудника с его правом на отказ.

3️⃣ Зафиксировать согласие сотрудника на прерывание отпуска в письменном виде или электронном (если данная форма документооборота предусмотрена на предприятии). Как вариант – собственноручная фраза «согласен» и подпись в уведомлении об отзыве из отпуска.

4️⃣ Составить приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме, где отразить дату выхода, период, на который переносится отпуск и порядок пересчета отпускных.

Независимо от причин отзыва из отпуска, оставшаяся часть отпуска работнику должна быть предоставлена позже:

• в любое удобное для него время непосредственно в текущем году;
• добавлена к отпуску, который будет предоставлен за следующий год.

5️⃣ Произвести перерасчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов.

Поскольку дни отзыва будут оплачены как рабочие, сумма отпускных должна быть пересчитана. После пересчета за работником образуется переплата. Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе организация не может. В статье 137 ТК нет основания для данного вида удержания. Такой самовольный зачет может быть чреват судебными разбирательствами (определение Верховного суда Республики Хакасия от 12.05.2011 по делу № 33-10512011, апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 27.03.2018 по делу № 33-1535/2018). Оплата за неиспользованную часть очередного ежегодного отдыха должна быть работником возвращена.

Варианты действий:

• договориться с сотрудником о добровольном возврате;
• получить заявление от работника на удержание (зачет) при последующих выплатах.

Важно: в любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание, зачет). Это согласие обязательно зафиксируйте документально (как вариант, пропишите в приказе об отзыве из отпуска).

6️⃣ Внести корректировки в первичные документы: табель учета рабочего времени, график отпусков, личная карточка.