Переезд в новый сервис — всегда стресс. Особенно когда нужно перенести всю работу без остановки процессов и времени на адаптацию. В сентябре 2024 года агентству BAR creative agency пришлось срочно искать замену таск-трекеру, потому что прежний инструмент ограничил работу в России.
Почти три месяца команда переносила сотни документов и проектов из Notion, настраивала новые рабочие пространства в Kaiten. Переезд был непростым. Галина Лисянская, главный администратор агентства, рассказала, как это было.
Почему пришлось попрощаться с Notion
BAR creative agency — креативное агентство, которое работает в России и за ее пределами. У нас в штате десятки специалистов: от аккаунт-менеджеров и копирайтеров до дизайнеров и креативщиков.
Долгие годы команда выстраивали свои процессы в Notion. Когда появлялся новый клиент, все выглядело так: мы собирали под проект отдельную команду, аккаунт-менеджер общался с клиентом и передавал задачи дальше. Создавалась страница для документооборота — с договорами, актами и всей нужной информацией.
Под клиента заводили отдельную страницу с задачами. Она была в формате канбан-доски, где каждая задача — карточка. А в нее прикладывали материалы: например, логотипы, брендбуки, презентации. Важно, что общение команды шло через теги прямо в карточках — это помогало не терять сообщения и держать коммуникацию в контексте задач.
Нам было удобно работать в Notion — мы настроили страницы под нужды агентства и хранили все данные и документы в одном месте.
Но в сентябре 2024 года Notion ограничил доступ пользователям из России. Платформа работала в обход блокировке, но мы понимали: это нестабильно и слишком рискованно — можно потерять годы наработок. Поэтому мы приняли решение переезжать в новый сервис. Нужно было успеть до декабря — у нас как раз заканчивался договор с Notion.
Как выбирали новый сервис
Мы рассматривали разные варианты, но остановились на Kaiten. Его уже использовали некоторые наши клиенты, и по функциональности он нам отлично подходил. Для нас были важными такие критерии:
- Сервис российский, значит — не будет блокировок.
- Стоимость понятная: от 420 рублей за пользователя, без привязки к валюте и неожиданных скачков цен.
- Система имеет сертификацию Минцифры, а серверы защищены на уровне Tier III, что важно для хранения и защиты конфиденциальных данных наших клиентов и партнеров.
- Интерфейс построен на канбан-досках, с которыми мы давно и успешно работали.
Вызовы на старте: как прошел перенос
Переезд оказался непростым. В Notion у нас было около 200 папок — это огромное количество информации и для переноса потребовалось много времени. Еще добавил сложности высокий сезон у клиентов — процессы агентства останавливать было нельзя. Поэтому мы выделили несколько человек, которые занимались переездом.
Мой ноутбук не справлялся с нагрузкой при импорте: он перегревался, зависал и выключался, а данных было настолько много, что пришлось купить отдельный жесткий диск.
Мы подключили демо-версию Kaiten, чтобы перенести данные и протестировать его, прежде чем покупать лицензию. Приятно, что все функции в пробном периоде доступны полностью, и нет ограничений по количеству сотрудников. Доступ к демо-версии доступна две недели, но нам его продлевали несколько раз из-за сложностей с импортом.
Для начала мы взялись за самую тяжелую часть — перенос документооборота. Только на нее ушло две недели.
Мы использовали Convertinator — приложение от Kaiten: экспортировали данные из Notion → конвертировали в формат JSON → загружали на Яндекс Диск → импортировали через Диск в Kaiten.
Изначально мы надеялись перенести всё за один раз, но это оказалось непросто — постоянно выскакивали ошибки.
Сначала мы столкнулись с тем, что данные при экспорте не загружались полностью, даже спустя сутки. Тогда попробовали скачивать файлы частями — сработало. Поняли, что надо импортировать данные не больше 1 ГБ за раз. Это увеличило время, но зато дело пошло.
Дальше нас подвела загрузка на Яндекс Диск — она никак не хотела завершаться и выдавала ошибку.
Поддержка Kaiten помогала нам на каждом этапе: мы были на связи в чате, разработчики дорабатывали Convertinator, а техподдержка анализировала наши выгрузки и помогала выявлять ошибки. Без этой постоянной связи мы бы не справились.
Когда все-таки удалось перенести документы, оказалось, что страницы отображаются некорректно — всё в одном столбце. Пришлось вручную переделывать структуру и логику в каждой карточке. А потом мы по аналогии перенесли другие отделы и проекты.
Обучение и адаптация команды
После того как переезд завершился, нужно было обучить всех сотрудников работе в новом сервисе. Мы провели общий созвон: наш аккаунт-директор показала, как устроен Kaiten, как пользоваться карточками и где найти нужные документы. Мы также подготовили инструкцию по навигации внутри таск-трекера.
Как изменилась работа после переезда
В Kaiten под каждого клиента мы создаем отдельное пространство — это гораздо удобнее, чем одна страница, как было в Notion.
Новый таск-трекер помог нам пересмотреть и упростить систему работы с задачами. В Notion мы вручную настраивали множество кастомных полей, а в Kaiten большинство нужных параметров уже встроены. Это существенно экономит время и снижает количество ошибок.
У Kaiten более широкая функциональность, чем у Notion. Удобно, что есть возможность создавать разные типы карточек под конкретные задачи и доски. Например, для доски с маркировкой рекламы мы настроили отдельный тип с нужными полями.
Итог: опыт, который стоило пройти
Переезд занял почти три месяца. Было сложно — и морально, и технически. Но мы справились.
Мы довольны, что выбрали Kaiten. Постепенно осваиваем все возможности сервиса и уверены, что платформа не исчезнет с рынка, и нам не придется снова проходить через сложный переезд.
Если вы тоже переезжали из Notion или других платформ в Kaiten, поделитесь своим опытом в комментариях. Как проходил процесс переноса и адаптации в новом сервисе?
