Привет! Меня зовут Даша, я перевожу с IT-шного на русский и пишу кейсы с пользователями Kaiten. Для этого я часто провожу интервью с разными людьми. Планировать встречи в календаре мне помогает сервис «Планёрка». А недавно я узнала, что разработчики «Планёрки» начали работать в Kaiten. Круг замкнулся!
Я пообщалась с создателем сервиса Романом Рабочим, и он рассказал, как в компании более 10 лет использовали Jira и пытались всеми способами сохранить доступ к сервису в августе 2023, но в итоге перешли на Kaiten и ни о чем не жалеют.
Планерка, Маша и Писец
Это не случайный набор слов, а названия сервисов, над которыми работает команда Романа Рабочего — DeepVoice Labs:
- Планёрка — сервис для планирования встреч;
- Маша — виртуальный секретарь или личный голосовой помощник;
- Писец — сервис для расшифровки видео и аудио в текст.
Команда DeepVoice параллельно развивает три разных продукта, отвечает за их поддержку и продвижение.
Более 10 лет ребята использовали Jira для трекинга задач на канбан-досках, там же вели всю техническую документацию и базу знаний, а также обрабатывали заявки службы поддержки пользователей. Для этого была создана специальная интеграция, которая обрабатывает заявки из чат-бота и создает тикеты в Jira.
Борьба за доступ: письма, VPN и турецкие аккаунты
Все началось как у всех: несколько месяцев назад Роман получил от Atlassian письмо о том, что через 30 дней доступ к аккаунту компании будет закрыт.
Я написал в поддержку Jira и попытался объяснить ситуацию. Что у нас распределенная команда и большая часть людей работает из Турции. В ходе переписки мне сообщили, что нужно это подтвердить турецкими адресами.Роман Рабочий
Чтобы сохранить доступ, Роман создал турецкий адрес и оплатил аккаунт из Турции. Но проблема была в том, что на самом деле часть команды находилась в России. И спустя месяц аккаунты этих сотрудников начали блокировать.
Чтобы решить проблему, команда в обязательном порядке стала использовать VPN. Такая схема работала до тех пор, пока один из сотрудников не забыл включить VPN и в ответственный момент его аккаунт заблокировали.
Я понял, что нужно решать этот вопрос радикально. Мне не нравилась эта культура отмены и что мои сотрудники не могут работать из России. Это был уже принципиальный вопрос — найти другой сервис и сохранить наши данныеРоман Рабочий
Переезд в Kaiten
Роман остановил свой выбор на Kaiten и перенес в новый сервис все канбан-доски, на это ушло около 5 минут. Несмотря на то, что в компании только 3 проекта, есть процессы по разным направлениям:
- технические задачи по развитию каждого продукта;
- продвижение и контент-маркетинг;
- техническая поддержка клиентов.
Для работы с каждым проектом в компании создали отдельные пространства и объединили на них технические и маркетинговые задачи по каждому из проектов:
- есть бэклог и рабочая доска для технических задач;
- на том же пространстве находится доска для задач по маркетинговому продвижению проекта.
Таким образом можно полностью следить за проектом в рамках одного экрана. Каждый специалист видит свои задачи и на каком этапе они находятся.
У Романа есть также отдельное пространство для работы с личными задачами. К нему имеет доступ только он сам:
Единственный процесс, который не стали переносить из Jira — это поддержка пользователей. У DeepVoice Labs есть голосовой бот-помощник, который разговаривает с человеком вместо оператора и при необходимости создает тикеты заявок в Jira. Чтобы перенести этот процесс в Kaiten пришлось бы заново перенастраивать интеграцию, а на это нужно время.
В компании решили поступить более радикально и сейчас разрабатывают собственный SAAS сервис для технической поддержки клиентов.
Импорт базы знаний из Confluence в Документы Kaiten
Когда мы общались с Романом, он сказал, что команда хранила в Confluence объемную базу знаний, и сейчас практически полностью потеряла доступ к этим документам. Команда начала заново собирать данные в Kaiten, но их полное восстановление требует много ресурсов.
В ходе интервью я рассказала Роману, что у Kaiten есть автоматический перенос данных из Confluence и поделитесь инструкцией. И спустя несколько минут ребята запустили импорт и перенесли все данные в Документы Kaiten.
Раскопанная экскаватором дорога
Несмотря на то, что команда DeepVoice Labs достаточно быстро и без особых потерь смогла перенести свои процессы в Kaiten, им нужно время на адаптацию. Любой новый инструмент требует лишних ресурсов. Даже элементарно, чтобы привыкнуть, где какая кнопка находится и как выполнять привычные действия в новом интерфейсе.
Как говорит Роман, это как когда у вас есть привычная дорога до дома и вы уже знаете на ней каждый бордюр и камень, но внезапно ее перекапывают экскаватором, и приходится тратить время, чтобы искать обходные пути, привыкать к ним заново.
Я рад, что в итоге познакомился с Kaiten, и все так удачно сложилось. Наши процессы остались такими же как и раньше, мы видим все задачи по проектам и нет никакого хаоса. Но обидно было потерять время и нервы в попытках сохранить эти привычные для нас процессы.Роман Рабочий
