Как выбрать канбан-доску: обзор лучших инструментов

Собрали 10 лучших платформ с канбан-досками для работы команд любого масштаба и рассказали как выбрать подходящий, исходя из целей и условий применения

Что такое канбан-доска

Канбан-доска — это инструмент визуализации и управления задачами, помогающий отслеживать прогресс работы.

На канбан-доске каждая задача представляется карточкой, а этапы ее выполнения — колонками. К примеру: «Очередь» → «В работе» → «Готово». Колонок этапов может быть сколько угодно и называться они могут по-разному, исходя из от требований рабочего процесса. По мере выполнения карточка двигается по колонкам справа налево, и все участники команды видят, в каком статусе находится работа.

Пример канбан-доски с карточками задач и колонками этапов

На досках можно размещать работу компании, подразделения или конкретного сотрудника. Для ведения виртуальных досок в настоящее время существует множество разнообразных сервисов.

Пример виртуальной канбан-доски в сервисе Kaiten

Ключевые преимущества инструмента:

• Прозрачность процессов — видно, кто над чем работает и какие задачи в приоритете прямо сейчас.
• Контроль нагрузки— легко понять, где сотрудники перегружены, а где есть свободные ресурсы.
• Фокус на результате — доска показывает движение задач к завершению, что помогает команде не терять цель.
• Гибкость — метод одинаково эффективен для крупных проектов и для личного планирования дел.

Кому и зачем нужны канбан-доски

Онлайн-версии канбан-досок позволяют эффективно управлять задачами не только внутри одного офиса, но и в распределенных командах, работающих в разных городах и странах.

Кому подойдут:

• Разработчики и IT-команды могут применять их для планирования спринтов, ведения бэклогов и отслеживания багов.
• Руководители проектов получают решение для контроля дедлайнов и распределения ресурсов.
• Сотрудники отделов продаж и службы клиентской поддержки с помощью досок отслеживают обращения и управляют коммуникациями с клиентами.
• Маркетинговые отделы используют инструмент для подготовки рекламных кампаний, составления контент-планов и других активностей.
• Фрилансеры и специалисты, ведущие личные проекты, применяют канбан-доски для планирования своих дел и организации времени.

Какие задачи решает kanban board:

• постановка и распределение задач в команде;
• контроль прогресса и видимость статуса каждого дела;
• установка приоритетов и дедлайнов;
• хранение всей рабочей информации в одном месте (с файлами, перепиской и ссылками в задаче);
• упрощение коммуникации между сотрудниками.

Как подобрать подходящий сервис с канбан-досками

Чтобы выбрать инструмент, который упростит работу, стоит оценить несколько критериев.

Выбор канбан-сервиса также зависит от масштаба задач: для личного планирования подойдут простые и бесплатные решения, а для корпоративной работы и построения сложных процессов — инструменты с продвинутыми функциями для командной работы.

Kaiten

Kaiten — универсальная система для организации рабочих процессов для команд любого размера, в основе которой лежат канбан-доски.

Сильные стороны:

• Разные варианты представления задач: классическая канбан-доска, диаграмма Ганта, сетка календаря, таймлайн.
• Безлимитные рабочие пространства и канбан-доски.
• Функция добавления на доски горизонтальных дорожек для разделения задач по приоритетам, сотрудникам, отделам или направлениям.
• Встроенный редактор для работы с документами.
• Совместимость с Google Календарем, Telegram, Tilda и др.
• Удобный перенос данных из Jira, Trello и ряда других систем.
• Подробные и разнообразные отчеты для оценки эффективности работы.
• Оповещения и напоминания по разным каналам.Чат и прикрепление файлов в карточках.
• Организация процессов любой сложности через понятный интерфейс.
• Модульная система тарификации: можно платить за те функции, которые нужны конкретной команде.

Минусы:

• Из-за обширного набора функций неопытные пользователи могут не сразу разобраться во всех возможностях.
• Ограниченная кастомизация канбан-досок на текущем этапе развития продукта.

Тарифы: бесплатно можно создавать до 3 пространств и 5 досок с безлимитными колонками и карточками. В задачи можно добавить только 1 чек-лист и до 5 пользовательских полей. Подключить к системе можно максимум 5 участников. Также доступны редактирование документов, база знаний и подключение внешних сервисов.

Стоимость платных подписок стартует от 180 ₽ за чел/мес. В них увеличено максимальное количество участников и досок, добавлена расширенная аналитика и подключение опциональных модулей: Канбан, Скрам, ГАНТ и Ресурсное планирование и др.

Все возможности сервиса можно попробовать в течение 2 недель бесплатно.

Битрикс24

Битрикс24 — экосистема для управления проектами и процессами бизнеса, объединяющая в себе доски для проектов, планировщик задач, CRM, корпоративный мессенджер и другие инструменты.

Сильные стороны:

• Загрузка и редактирование файлов, а также обсуждение работы в задачах.
• Единая новостная лента о действиях и событиях в команде.
• Цифровая подпись документов.
• Отображение работы в разных форматах: списки, диаграмма Ганта, канбан-доски.
• CRM-модуль для сопровождения клиентов на всех этапах — от первого обращения до заключения сделки.
• Облачное хранилище с регулированием прав доступа.
• Функция видеоконференций.
• Внутренняя соцсеть компании.
• Библиотека из тысяч готовых решений для автоматизации и приложений.
• Подключение внешних сервисов для расширенной организации работы и обмена данными.
• ИИ-ассистент CoPilot для генерации изображений и текстов.

Минусы:

• Канбан-доски не занимают центральное место в системе и выступают только вспомогательным инструментом.
• Перегруженный интерфейс, который может показаться сложным для неопытных пользователей.
• Ограниченные возможности персонализации рабочего места.

Тарифы:

Бесплатная версия не имеет ограничений по количеству участников, но предлагает урезанный набор функций (нет автоматизаций, аналитики и ряда дополнительных инструментов). Объем хранилища — 5 Гб.

Платные пакеты стартуют от 1 990 ₽ за чел/мес (при годовой оплате). В зависимости от тарифа увеличивается дисковое пространство, открываются опциональные модули для командной работы, мультиканальные рассылки и расширенный набор интеграций.

В течение 15 дней доступен бесплатный тест всех возможностей максимального тарифа.

Aspro.Agile

Aspro.Agile — инструмент для организации проектной работы, построенный на принципах Agile-методологий. Основой платформы служат SCRUM-доски, где команда может вести учет задач, распределять приоритеты и отслеживать результативность спринтов.

Сильные стороны:

• Ведение бэклога проекта и формирование последовательности работы.
• Теги, категории и подкатегории для удобной систематизации карточек.
• Контроль реализации проектов на диаграмме Ганта.
• Календарь для планирования встреч и дедлайнов.
• Подсчет трудозатрат и контроль нагрузки на сотрудников.
• Чек-листы для проверки завершенности задач.
• Автоматизация задач для сокращения рутинной работы.
• Чат и комментарии к заданиям.
• Встроенные отчеты для анализа продуктивности команды.
• Подключение к сторонним сервисам (Zendesk, GitLab, Bitbucket и др.).
• База знаний: инструкции, регламенты и статьи, доступные сотрудникам и клиентам.

Минусы:

Уведомления реализованы не гибко.

Тарифы: в бесплатной версии доступны базовые функции, 3 проекта, подключение 3 пользователей и 5 Гб облачного пространства.

Платные пакеты стоят с 1 990 ₽ в месяц за группу пользователей (при оплате за год). Предоставляют до 300 Гб хранилища, расширение числа участников, поддержку API и вебхуков, автоматизацию процессов и возможность создания собственной базы знаний.

Team Storm

Team Storm — решение для ведения проектов и отслеживания прогресса командной работы в режиме онлайн. Сервис ориентирован на компании разных размеров, а в его основе лежат принципы гибких методологий управления.

Сильные стороны:

• Тайм-трекер, позволяющий фиксировать потраченные часы и корректно рассчитывать оплату труда.
• Представление данных в виде канбан-досок, таблиц, диаграммы Ганта и спринтов.
• Автоматизация процессов с возможностью подключения собственных скриптов.
• Распределение ресурсов между проектами и командами.
• Совместимость со сторонними сервисами — GitLab, GitFlic, Test IT и другими.
• Формирование базы знаний для хранения инструкций и регламентов.
• Аналитические отчеты и визуальные дашборды.
• Настройка уровней доступа и ролей для разных категорий сотрудников.
• Импорт данных из сторонних сервисов (Trello, Notion, Jira, ClickUp и др.).

Минусы:

• Приложение для смартфонов пока в стадии разработки.
• Нет облачной версии, разворачивать систему можно только на сервере.

Тарифы: бесплатного тарифа нет. Пробный доступ предлагает месяц бесплатного тестирования для команды до 25 человек.

Тариф «Стандарт» — от 500 ₽ за чел/мес (при оплате за год).

Бессрочная лицензия приобретается для коллективов от 50 сотрудников, цена рассчитывается индивидуально, исходя из числа участников и нужных функций.

Гостевой доступ стоит от 42 ₽ за чел/мес с возможностью только просматривать проекты и оставлять комментарии.

Projecto

Projecto — рабочая среда для проектного планирования и управления командными ресурсами с поддержкой метода Kanban, диаграммы Ганта и календарного планирования. Совмещает в себе функции таск-трекера, корпоративного мессенджера и платформы для документооборота.

Сильные стороны:

• Поддержка kanban board, а также календарной сетки и диаграммы Ганта.
• Лента с новостями, объявлениями и событиями в компании.
• Многоуровневая иерархия проектов с вложенными подпроектами и задачами.
• Профили сотрудников с контактной информацией и статусами в формате адресной книги.
• Аналитика работоспособности и нагрузки команды.
• Система ролей и актуальных статусов поручений.
• Различные списки задач — свои, наблюдаемые, порученные, просроченные и др.
• Функция черновиков задач.
• Промежуточные отчеты от исполнителей для контроля выполнения работы.
• Автоматическое создание повторяющихся задач.
• Приватные личные заметки.
• Настраиваемые оповещения и напоминания.
• Прикрепление к карточкам файлов, заметок, проектов.

Минусы:

• Ограниченный выбор интеграций с внешними платформами.
• Для регистрации в системе необходим номер телефона.
• Доступна только облачная версия без установки на корпоративный сервер.

Тарифы: бесплатный тариф не предусмотрен. Команды до 50 участников могут опробовать систему без оплаты в течение 1 месяца с возможностью создания до 500 карточек.

Стоимость платной версии определяется, исходя из количества пользователей и оплачиваемого срока подписки. Например, для команд от 1 до 100 человек цена составит 320 ₽ за чел/мес при оплате за год, от 101 до 200 человек — 304 ₽ за чел/мес, а от 201 до 1 000 человек — 288 ₽ за чел/мес.

За команды свыше 1 000 человек стоимость рассчитывается индивидуально.

Мегаплан

Мегаплан — система, объединяющая управление задачами и функции системы CRM в одном рабочем пространстве. Платформа позволяет быстро ставить делегировать работу, контролировать ее выполнение, отслеживать активность сотрудников и получать полную аналитику по проектам.

Сильные стороны:

• Загрузка файлов в задания.
• Статусы и метки для сортировки и поиска карточек.
• Мониторинг временных затрат и распределения ресурсов команды.
• Алгоритмы автоматического перемещения карточек по колонкам.
• Проектное планирование на диаграмме Ганта.
• Лента активности, фиксирующая все изменения в проектах и карточках.
• Статистика результативности каждого сотрудника.
• Шаблоны для быстрой постановки типовых задач.
• Чаты и видеоконференции.
• Оповещения о дедлайнах и событиях.
• Поддержка подключений к почтовым сервисам, телефонии и другим бизнес-инструментам без доработки программистом.
• Импорт данных из сторонних систем, включая Google Календарь и 1С.

Минусы:

• Если аккаунт остается неактивным больше 2 месяцев, доступ к нему блокируется.
• Изначально сервис разрабатывался не как специализированная платформа для работы по Канбан-методу.

Тарифы: бесплатного доступа нет, предусмотрен 14-дневный пробный период с максимальным набором функций.

Подписки стартует от 454 ₽ за чел/мес (при годовой оплате). На всех тарифах доступно дисковое пространство объемом 2 Тб, календарное планирование, видеосвязь, корпоративные чаты и отчеты.

Расширенные пакеты предлагают дополнительные опции — базу клиентов и компаний, инструменты для повышения продаж и управления складскими процессами и др.

YouGile

YouGile — сервис, объединяющий канбан-доски, мессенджер для команды и планировщик задач в одном пространстве. Платформа помогает планировать проекты, управлять задачами и контролировать их выполнение.

Сильные стороны:

• Сводки задач, собранные по разным параметрам.
• «Зеркальные» карточки, которые синхронизируются с оригиналами в реальном времени.
• Настройка правил прохождения задач по колонкам.
• Несколько способов отображения работы: классические доски задач для сотрудников, диаграмма Ганта, календарь.
• Лента действий, фиксирующая каждое изменение в системе.
• Коммуникация по рабочим вопросам в карточках.
• Оповещения по e-mail и через мобильное приложение.
• Учет рабочего времени с возможностью запуска таймера внутри задачи.
• Шаблоны с автоповтором для регулярных процессов.
• Подключение внешних сервисов — Slack, Google Календаря, Telegram и др.
• Табличные отчеты с экспортом в Excel и автоматической рассылкой.

Минусы:

• Отсутствуют углубленные инструменты аналитики.
• Нет встроенной базы знаний для накопления информации.

Тарифы: бесплатный тариф позволяет пользоваться всеми функциями без ограничений, если в команде не более 10 участников. При увеличении состава стоимость составляет 495 ₽ за чел/мес.

Тарифный план «Коробка» с установкой на корпоративный сервер стоит 849 ₽ за чел/мес.

Максимальный тариф «Платформа» рассчитывается индивидуально и включает кастомизацию решения под бизнес-задачи и дополнительные расширения.

Яндекс Трекер

Яндекс Трекер — платформа для управления проектами и задачами, который подходит для координации личной и командной работы. Система сочетает разные способы визуализации процессов, встроенные возможности коммуникации и широкий набор интеграций с продуктами экосистемы Яндекса и внешними сервисами.

Сильные стороны:

• Интеграция с инструментами Яндекса и доступ через API.
• Размещение до 2 000 задач в пределах одной доски.
• Мониторинг ресурсов, затраченных на выполнение задач.
• Таймеры для быстрой обработки входящих обращений.
• Загрузка файлов и общение с коллегами в задачах.
• Расширенная отчетность и аналитика.
• Сортировка задач по подразделениям или процессам.
• Оповещения о действиях с задачами.
• Бесплатные обучающие материалы для новых пользователей.
• Персонализация интерфейса без необходимости работать с кодом.
• Перенос проектов и информации из сторонних инструментов и приложений (Excel, Jira и др.).

Минусы:

• Для работы нужен аккаунт в Яндексе.
• Ограниченная аналитика работы по методикам Kanban и Scrum.
• Ограниченное количество задач на канбан-доске.
• Хранение файлов только в Yandex Cloud.
• Неудобный для новичков интерфейс.

Тарифы: бесплатная версия рассчитана на подключение до 5 участников.

Цена платных подписок начинается от 449 ₽ за чел/мес (при оплате сразу за 3 месяца). Эти тарифы включают увеличенный объем дискового пространства, расширенные возможности телеконференций, архив переписки и другие функции.

Для компаний от 250 человек цены рассчитываются индивидуально.

Пробный доступ ко всем возможностям предоставляется на 14 дней за символическую плату 1 ₽ за пользователя.

Strive

Strive — платформа для управления проектами и организации командной работы. Ключевая особенность сервиса — встроенный модуль регламентов. Это набор инструкций и проверочных тестов, которые можно адаптировать под каждое рабочее пространство. Инструмент упрощает стандартизацию процессов и ускоряет обучение новых сотрудников.

Сильные стороны:

• Создание проекты и задач без лимитов.
• База регламентов и инструкций для унификации процессов.
• Персональные списки поручений для каждого участника команды.
• Цветовое выделение задач для визуального приоритета.
• Обсуждение и обмен файлами прямо в карточках.
• Разделение масштабных проектов на отдельные логические блоки.
• Установка прав доступа сотрудников к данным.
• Подписка на изменения в проектах и отдельных задачах.
• Несколько способов отображения информации: классический список, канбан-доска или таймлайн.
• Совместимость с внешними платформами — Google Docs, Sheets, Figma и др.
• Отслеживание в реальном времени статуса сотрудников.

Минусы:

• Ограниченная индивидуальная настройка интерфейса.
• Новичкам понадобится время для освоения всех возможностей платформы.

Тарифы: бесплатный план позволяет подключить до 10 участников и вести безлимитное число проектов и задач в 3 рабочих пространствах. Все ключевые функции канбан-сервиса полностью доступны.

Премиальные подписки начинаются от 225 ₽ за чел/мес и снимают ограничения на рабочие пространства и регламенты. Они предоставляют расширенные настройки ролей, аналитику, интеграции и продвинутые опции для командной работы.

Для новых пользователей предусмотрен 14-дневный пробный период для оценки всех возможностей платформы.

WEEEK

WEEEK — универсальная онлайн-платформа для организации личной и совместной работы. В ней объединены таск-менеджер, канбан-доски, база знаний и CRM-система. Главное отличие сервиса — акцент на недельное планирование: инструмент помогает распределять приоритеты и доводить начатое до результата.

Сильные стороны:

• Создание проектов и пространств без ограничений.
• Разделение задач на этапы (до 6 шагов) со своими ответственными, сроками и метками.
• База знаний и совместная правка документов.
• Инструменты тайм-менеджмента.
• Отчеты по загрузке команды и рабочему прогрессу.
• CRM-платформа для ведения сделок с клиентами.
• Минималистичный интерфейс, не требующий долгого обучения.
• Напоминания через разные каналы: мобильное приложение, SMS, e-mail и Telegram.
• «Горячие клавиши» для навигации.

Минусы:

• Ограниченные возможности мобильного приложения.
• Диаграмма Ганта реализована не полностью.

Тарифы: основные функции для команды до 5 пользователей с 200 Мб дискового пространства для каждого доступны на бесплатном тарифе.

Платные подписки стоят от 199 ₽ за чел/мес и предлагают доски для проектов без ограничений на количество, гостевые ссылки, просмотр журнала изменений и другие возможности.

Выводы

Канбан-доски давно перестали быть инструментом только для IT-команд — сегодня они оптимизируют процессы в отделах продаж, маркетинга, HR, на производстве и в других областях.

Несколько основных рекомендаций при выборе сервиса с досками для планирования задач:

• Цели важны. Для ведения личных дел и проектов крупной корпорации, скорее всего, потребуются разные продукты.
• Удобство в приоритете. Перегруженный интерфейс или ограниченные мобильные функции могут замедлить команду.
• Акцент на гибкость. Организация процессов, прав доступа, статусов и интеграций напрямую влияет на эффективность работы.
• Расчет бюджета. Бесплатные версии подойдут для старта, но при увеличении команды и требований почти всегда приходится переходить на платные тарифы.
• Пробы и ошибки. Большинство сервисов предлагают пробный период — используйте его, чтобы понять, подходит ли платформа именно вам.

Главный вывод прост: лучшая канбан-доска — та, которая не усложняет процессы, а делает их прозрачнее и эффективнее.