5 советов, которые помогут маркетологам привести рабочие процессы в порядок, и избавиться от рутины не только в работе но и в голове. Разберем ошибки, которые до боли знакомы каждому, и пути их решения с помощью Kaiten.
Представим ситуацию: телефон разрывается от сообщений в миллионе разных чатов, заказчики требуют внести правки, в очереди 100500 задач, вы стараетесь закончить хоть что-то, но работы не убавляется. В итоге — куча нерешенных задач, сгоревшие дедлайны и эмоциональное выгорание. Знакомая ситуация?
Привет! Меня зовут Дарья Лебедева, я контент-маркетолог Kaiten. А до этого 8 лет работала маркетологом как на стороне агентств, так и в штате компаний. Поэтому проблема организации процессов в этой сфере для меня знакомая и наболевшая. Теперь я помогаю остальным с ними справляться.
В этой статье я расскажу, как маркетологу навести порядок в своей работе, решив 5 основных проблем, которые мешают эффективно и качественно выполнять задачи.
Проблема 1: Ни вам ни коллегам не удается отследить количество реальной нагрузки
Очень легко запутаться в задачах, если нет единого пространства, где они зафиксированы. Как итог:
Вы тратите много времени на поиск ТЗ или какой-то информации о задаче в разных чатах;Рискуете пропустить дедлайн, неправильно распределить нагрузку и вовсе забыть о необходимой работе;Заказчики и коллеги не видят вашу реальную нагрузку;
Решение: Соединить все задачи и разместить на едином пространстве
Легче всего это сделать на канбан-доске, разделив все задачи на несколько этапов, например, «Запланировано», «В работе» и «Готово».
Это позволит вам и коллегам отслеживать реальную нагрузку, количество задач в работе и на каком этапе они находятся. Когда все задачи собраны в одном месте, не нужно листать чаты или писать коллегам, чтобы добыть нужную информацию.
Самих этапов может быть больше, они могут быть с любыми названиями, главное, чтобы они отображали реальную картину вашего рабочего процесса.
Проблема 2: Каждая новая задача кажется очень важной
Каждый заказчик считает, что его задача самая важная, и хочет, чтобы ее сделали как можно скорее. Всем нужны решения здесь и сейчас.
Увы, машину времени еще не изобрели, так что без приоритетов никуда. Если пытаться выполнить все задачи как можно быстрее, то их станет только больше, а качество будет страдать (и вы, кстати, тоже).
Решение: Расставить приоритеты и выполнять задачи в четком порядке
Даже если вам кажется, что все задачи в списке одинаково важные, скорее всего, это не так. Попробуйте более детально присмотреться к каждой, выделите те, которые требуют решения уже сейчас, и те, что можно отложить или делегировать.
С установлением приоритетов помогут матрицы принятия решений, например, Матрица Пью или Матрица Эйзенхауэра.
В качестве примера рассмотрим Матрицу Эйзенхауэра, где нужно распределить задачи на 4 категории, в зависимости от степени их важности и сроков. И чтобы все задачи не оказались в «Красном квадрате» — задайте ограничение, например, не более 5 задач в одном списке.
Придерживайтесь нескольких правил, когда расставите приоритеты:
- Решите, в какой последовательности вы выполняете задачи;
- При каких условиях можно изменить порядок очереди;
- Сколько времени вы будете уделять на внеочередную работу;
Главное и самое сложное — дальше нужно четко следовать правилам, которые вы установили. Тут снова поможет визуализация.
Например, в Kaiten можно наглядно разделить задачи по приоритетам, поделив их на специальные «Дорожки», для удобства назвать их «Срочно», «К дате» и «Обычный приоритет». Так вы сможете понимать, какие задачи требуют срочного решения, а какие можно немного отложить.
Проблема 3: Приходится браться за новые задачи, когда старые еще не доделаны
Представим еще одну ситуацию: у вас в работе есть несколько уже начатых задач, но внезапно появляется еще одна, которую тоже необходимо выполнить в ближайшее время. Взявшись за нее, вы отодвигаете задачи, которые уже находятся в работе или стараетесь успеть все и сразу.
В итоге:
- Фокус внимания рассеивается, вы работаете медленнее из-за переключения между задачами;
- Вы начинаете нервничать;
- В колонку «Готово» переносится меньше задач;
Решение: Определить лимит на количество задач, которые могут одновременно находиться в работе (его еще называют WIP-лимитом)
Допустим, вы заметили, что если в работе находится больше 3 задач — ваша производительность падает.
Значит, нужно установить лимит до 3 задач. Самое главное — вы не беретесь за новую работу, пока не справитесь с начатой. А когда хотя бы одна задача выполнена и освободилось место, то можно взять новую карточку из очереди.
Используя WIP-лимиты можно быстрее и качественнее доводить работу до конца, вместо того, чтобы копить недоделанные задачи, в попытке успеть все сразу.
Проблема 4: Решение задачи зависит не только от васё
Маркетологи редко работают в одиночку, чаще, чтобы завершить задачу, необходима работа целой команды.
Проблема в том, что часто у команды нет единого канала коммуникации между отделами, либо контекст теряется в множестве сообщений в чате. Чтобы видеть кто, что и когда должен сделать, нужно объединить разрозненные отделы в одном месте.
Решение: Выстроить связь между отделами, от которых зависит выполнение задачи
Необходимо построить иерархию задач и подзадач, которые требуются для выполнения работы. Обозначьте ответственных и сроки выполнения и разместите их в одном месте для наглядности. В Kaiten есть возможность построить взаимосвязи между задачами с помощью завести родительских и дочерних карточек.
Представим: Задача — Запустить рекламу.
Для выполнения нужно:
- Сделать срез целевой аудитории;
- Написать тексты;
- Подготовить материалы для контента;
- Подготовить посадочную страницу;
Это подзадачи, которые нужно выполнить, чтобы завершить основную задачу — запуск рекламы.
В свою очередь, у любой дочерней задачи тоже могут быть свои подзадачи. Например, чтобы подготовить посадочную страницу необходимо: подготовить дизайн лендинга, подготовить контент, подключить к CRM.
Таким образом, все ответственные за выполнение задачи будут знать, к какому времени им нужно завершить свою часть работы, а вы сможете видеть все задачи коллег и их взаимосвязи.
Проблема 5: Работы много, а ее результатов не видно
В маркетинге нам часто приходится работать с объемными задачами, которые могут растягиваться на неопределенные сроки. Например, провести SEO-оптимизацию контента на сайте или запустить с нуля новый канал продвижения.
Из-за растянутых сроков выполнения и отложенной выгоды, вы не видите промежуточных результатов. Это может повлиять на мотивацию и удовлетворенность процессом.
Решение: Поделить объемные задачи на составляющие
Воспринимайте объемную работу не как задачу, а как проект. Вам станет легче отслеживать ход работы, если разобьете большую задачу на части. Создайте подзадачи, которые можете выполнить за несколько дней или недель. Их можно зафиксировать как в формате отдельных карточек, так и в виде чек-листа.
Таким образом, когда вы закончите часть работы — сможете испытать удовлетворение от завершенной задачи.
Подводя итоги
Если у вас огромное количество задач в очереди, если вам приходится искать информацию по ТЗ в чатах, если вы все время работаете, но просроченные дедлайны говорят сами за себя, то скорее всего проблема кроется в построении рабочих процессов.
Надеюсь, что советы, которые я описала выше смогут помочь вам навести порядок в задачах и сделать процессы прозрачными.
С проблемами, которые были в статье, я сталкивалась на своей практике, и знаю, как опускаются руки, когда тонешь в куче задач.
Попробуйте начать с простого — перенесите все свои рабочие процессы в пространство Kaiten, там есть полный набор инструментов, для применения техник, которые я описала. Это бесплатно.
Попробуйте начать с простого — перенесите все свои рабочие процессы в пространство Kaiten, там есть полный набор инструментов, для применения техник, которые я описала. Это бесплатно.
В заключение делюсь кейсами других маркетологов, которые наладили рабочие процессы с помощью пространства Kaiten:
Как агенство CRM-маркетинга Out of Cloud управляет проектами и сотрудниками с помощью таск-трекера
От хаоса в почте и excel-таблицах к канбан-системе. Как устроена работа PR-группы «Бомбора» в Kaiten
Нужен ли маркетингу Scrum? Плюсы и минусы работы по этому фреймворку от маркетологов аутсорсинг-бухгалтерии «Кнопка»
