Шаблоны матрицы Эйзенхауэра для разных профессий

Собрали готовые шаблоны матрицы Эйзенхауэра и показали примеры заполнения для разных профессий.

Когда перед вами десятки задач, дедлайны уже близко, а приоритеты путаются в голове, на помощь приходит матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент помогает систематизировать дела, расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что действительно важно.

В статье кратко расскажем, что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает, а также поделимся 2 шаблонами в Kaiten и 10 примерами.

Коротко о матрице Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это таблица 2×2, которая помогает разделить задачи по двум критериям:

1. Важность. Влияет ли задача на результат, цели или деньги;
2. Срочность. Есть ли дедлайн или реальные последствия, если отложить задачу.

На пересечении этих критериев формируется 4 типа задач.

Матрица Эйзенхауэра полезна для выстраивания устойчивых процессов, а не разового «разгребания» задач.

Больше о матрице Эйзенхауэра мы рассказали в статье «Разбираемся с приоритетами: гайд по матрице Эйзенхауэра и ее интеграции в Kaiten».

Шаблоны матрицы Эйзенхауэра в Kaiten

В Kaiten построить матрицу Эйзенхауэра можно двумя способами:

1. создать таблицу в документах;
2. классифицировать задачи на канбан-доске.

Таблица в документах Kaiten

В таблице удобно:

1. собирать задачи для планирования;
2. обсуждать приоритеты с командой;
3. использовать матрицу как ориентир, а не как жесткий план.

→ Забрать шаблон матрицы Эйзенхауэра в документах

Канбан-доска в Kaiten

Если команда проще воспринимать задачи в виде карточек, то можно разместить матрицу Эйзенхауэра прямо на канбан-доске. В этом случае каждый квадрант матрицы — отдельная колонка.

Дополнительно можно создать колонку «Очередь» или «Бэклог», где будут храниться новые задачи, которым еще не назначили приоритет.

Такой формат позволяет:

1. видеть приоритеты в режиме реального времени;
2. быстро перемещать задачи между квадрантами;
3. адаптировать матрицу под изменения в работе команды.

→ Забрать шаблон матрицы Эйзенхауэра на канбан-доске

Чтобы матрица Эйзенхауэра была нагляднее, в карточках задач можно:

- Указывать срок выполнения. Дедлайны помогают отличить по-настоящему срочные задачи от тех, которые только кажутся срочными;

- Назначать ответственного. Так каждая задача в матрице сразу получает владельца. Понятно, кто ответственен результат;

-

- Добавлять метки. С их помощью удобно фиксировать причину, почему задача имеет именно такой приоритет. Например, можно прописать «Высокий доход» или «Ключевой клиент». Так у команды будет краткое и понятное обоснование значимости.

В Kaiten также можно автоматизировать перемещение карточек между колонками. Например, если в HR-команде создается задача с меткой «Новый сотрудник», она автоматически попадает в колонку «Важно и срочно», чтобы команда могла как можно быстрее подключиться к онбордингу и помочь новичку приступить к работе.

Примеры матриц для разных профессий

Пример матрицы для руководителя или менеджера

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для продакт-менеджера

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для маркетолога

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для разработчика

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для HR и рекрутера

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для дизайнера

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для службы поддержки

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для аналитика

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для UX-писателя

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Пример матрицы для SMM-специалиста

→ Посмотреть эту матрицу на канбан-доске

Рекомендации по работе с матрицей Эйзенхауэра

В заключение дадим несколько советов по использованию матрицы:

1. Используйте ее не как личный список задач, а как инструмент управления и делегирования. Если одни и те же задачи из блока «Важно и срочно» повторяются из недели в неделю, это сигнал, что нужно менять процессы.
2. Для задач из квадранта «Важно, но не срочно» фиксируйте стоимость откладывания. Что именно произойдет, если задачу не сделать сейчас: вырастет техдолг, снизится качество продукта, замедлится рост? Это помогает аргументировать приоритеты перед командой и стейкхолдерами.
3. Раз в месяц пересматривайте блок «Не срочно и не важно» и закрывайте или архивируйте задачи без метрик, ответственных и ожидаемого эффекта. Это освобождает ресурс для гипотез, которые действительно могут повлиять на результат.
4. Для повторяющихся вопросов и процессов создавайте шаблоны и базы знаний. Это снижает нагрузку на команду и постепенно уменьшает количество срочных задач. Публичную и внутреннюю базу знаний удобно вести в Kaiten;
5. Добавляйте к срочным задачам бизнес-метрики: конверсия, SLA, выручка, удержание, NPS. Это помогает отделить действительно важные задачи от тех, которые требуют быстрой реакции;
6. Регулярно пересматривайте задачи из блока «Срочно, но не важно» и задавайтесь вопросом: можно ли это автоматизировать, делегировать или убрать из процесса полностью? Часто именно здесь скрываются самые простые точки оптимизации.

Что еще почитать про шаблоны и работу с задачами

У нас в блоге можно найти больше шаблонов:

5 шаблонов ретроспективы: как превратить обсуждения в задачи — для команд, которые хотят получать результат после встреч;

Готовые шаблоны 5 сил Портера для быстрого анализа ограничений у бизнеса — для стратегического анализа и принятия решений;

10 шаблонов канбан-досок в Kaiten — под разные команды и типы процессов.