Персональные данные – зона особого риска для работодателей. Штрафы за нарушения растут, а требований становится все больше. Скажем, чтобы закрыть риски на 100% для каждого конкретного действия с персданными работников нужно получать их согласие. Более того, надо контролировать информацию о соискателях и уволенных, а также вовремя уничтожать ее. Есть и еще одна ситуация – запрос данных о бывшем работнике. Казалось бы, рядовая ситуация. Будущий работодатель хочет проверить кандидата и спрашивает компании, которые указаны в его резюме. Но не все так просто.
Информация о трудовой деятельности работника относится к его персональным данным, на основании ст. 3 Федерального закона №152-ФЗ. Передача информации является обработкой данных, а еще и передачей третьему лицу. Подобные действия можно осуществлять только с согласия человека. Согласие должно быть конкретным, предметным и однозначным, как говорит ст. 9 этого закона.
Кроме того, с учетом ст. 86 ТК РФ обработка персональных данных работника может осуществляться только для обеспечения соблюдения законов, содействия в трудоустройстве, получении образования и продвижения по службе, обеспечения безопасности людей, контроля работы и обеспечения сохранности имущества.
Все личные данные сотрудника надо получать у него самого. Если их можно взять только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее, а он должен подписать письменное согласие. Организация обязана сообщить работнику о целях, источниках и способах получения данных, а также о характере данных и последствиях отказа дать согласие. В случае с запросом нового работодателя это будет невозможность проверить данные и риск, что компания откажет в приеме на работу, т.к. не сможет подтвердить информацию из его резюме о том, соответствуют ли нужной должности его деловые качества. Однако если обработка данных нужна для целей, предусмотренных законом, согласие гражданина не нужно. Но нужно тщательно разбирать каждую ситуацию.
Скажем, если запрос из новой компании связан с утратой человеком его трудовой книжки. Порядок ведения книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н. Согласно документу, человек должен сразу же сообщить об этом своему работодателю, и он выдает дубликат в течение 15 дней. Но в дубликат вносят записи о прошлых местах работы, эту информацию по закону надо проверить. Закон не уточняет, кто должен собирать информацию, но из правил видно, что документы должен показать сам работника. Компания содействует, если сама потеряла трудовую книжку.
Следовательно, прямого разрешения по закону нет, и компании необходимо получить письменное согласие бывшего сотрудника. Без этого прежний работодатель не имеет права сообщать кому-либо персональные данные человека. Более того, и новый работодатель не имеет права запрашивать такие данные с предыдущего места работы. При нарушении компанию могут оштрафовать по ч.2 ст.13.11 КоАП РФ на сумму до 150 тыс. рублей, а должностное лицо – до 40 тыс. рублей.
Также оператор (компания, обрабатывающая данные) несет материальную ответственность перед работником и при судебном споре с организации могут взыскать компенсацию и моральный вред. Поэтому по умолчанию – если письменного согласия нет – безопаснее всего отказать в предоставлении сведений, уточнив, что нужно согласие от работника и попросив предоставить его. При этом за информацией может обратиться и сам бывший работник. В силу ст. 62 ТК РФ он вправе обратиться с заявлением о выдаче заверенных копий документов, связанных с работой, в т.ч. приказов о приеме, переводе, увольнении. А компания обязана выдать справки. И такой пусть видится нам проще и удобнее для всех.
