Любые изменения и дополнения в бумажные документы вносятся стандартно: достаточно составить соглашение и подписать его. С учетом геополитики, немало компаний в последнее время были переименованы. При изменении названия надо в т.ч. внести запись в трудовую книжку. А ведь у многих она сейчас в электронном виде. На практике бывает, что ведется даже две книжки. Как внести изменения в документы в таком случае, если у компании сменилось название?
В случае переименования компании работодатель в любом случае обязан подать сведения по форме ЕФС-1 в отношении каждого сотрудника, независимо от того, в каком формате ведутся документы. Однако вести одновременно трудовые книжки в бумажном и электронном виде не совсем корректно. Трудовой кодекс РФ дает право выбору работнику формат документа при наличии стажа до 1 января 2021 г. Другими словами, у человека может быть либо бумажная книжка, либо электронная.
Вместе с тем, т.к. работодатель обязан подавать данные о кадровых изменениях в Социальный фонд РФ (СФР), у сотрудника также в электронном виде формируются сведения о трудовой деятельности. Такая обязанность есть в отношении любого работающего лица, независимо от формата книжки. Другими словами, если человек н отказался от бумажной трудовой книжки, то компания обязана вести учет данных не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Хотя предоставление электронных данных о кадровых изменениях не значит, что работник имеет книжку в обоих форматах.
Из этого следует, что при переименовании названия компании, работодатель обязан подать сведения по форме ЕФС-1 в отношении каждого работника, с учетом ст. 66.1 ТК РФ и ст. 6, 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ. В самом отчете ЕФС-1 переименование необходимо указать так:
· вносится дата, когда изменилось название
· указывается причина «переименование»
· указывается, что старое название переименовано в новое
· указываются реквизиты приказов и других решений, которые подтверждают изменение названия.
Законодательство не содержит указаний о том, в какие сроки надо предоставлять сведения о трудовой деятельности при переименовании компании. По нашей оценке, отчет по форме ЕФС-1 надо подавать не позднее 25-го числа месяца, следующего после дня переименования. Дело в том, что в сведения о трудовой деятельности включают информацию о месте работы, трудовой функции, переводах. Под местом работы понимается, в частности, наименование организации. Т.е. изменение названия можно рассматривать как перевод на другую постоянную работу. В связи с этим сведения о переименовании надо отправить тогда же, когда и данные о переводе – до 25-го числа следующего месяца.
Причем несоблюдение срока подачи будет считаться нарушением. Да, наказание за это небольшое: согласно ст.15.33.2 КоАП РФ должностное лицо оштрафуют на 300 – 500 руб. Но штраф мультиплицируют на количество работников, в отношении которых невовремя подан отчет ЕФС-1. Если сотрудников 100, то штраф составит уже до 50 000 руб. А еще нарушение грозит повышенным интересом надзорных органов: вопросы, предостережения, которые требуют времени и трудозатрат.
Напомним, что при изменении названия компания должна заключить с сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам. В договоре в том числе указывается наименование работодателя, согласно ч.1 ст. 57 ТК РФ. Изменять определенные сторонами условий договора можно только по соглашению сторон. И соглашение в общем случае заключается в письменной форме.
