Еще в ноябре 2021 г. в ст. 68 ТК РФ внесли правки, согласно которым приказ о приеме на работу стал необязательными. Их можно больше не издавать: оформление в штат подтверждает сам трудовой договор с датой и подписями сторон. Но многие работодатели продолжают его издавать: просто так выстроены кадровые процессы. Как оптимизировать трудозатраты и отказаться от приказов?
Важно учитывать, что несмотря на «лишний» документ компания вправе не менять привычный кадровый документооборот и продолжать издавать приказ, причем знакомить работника под роспись необязательно. К тому же компания может частично отказаться от приказов о приеме, например, для вновь принятых сотрудников или тех, у кого электронные трудовые книжки.
Если вы приняли решение отказаться от приказов, для этого необходимо издать приказ и аннулировать те локальные акты, в которых указана обязанность создавать и подписывать приказы о приеме на работу. В нем важно сослаться на ст. 68 ТК РФ, которая разрешает обходиться без этого документа, а также не забыть внести правки в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). С учетом этого вы можете ставить любую дату отмены приказа.
При изменении процесса не забудьте про операционную систему, в которой ведется кадровый учет, 1С или др. – необходимо отредактировать ее работу. Дело в том, что на практике могут возникнуть сложности в налаживании механизма выгрузки отчетов с корректными данными, к примеру, ЕФС-1. Т.к. в графе «основание» в случае отказов от приказа должны содержаться реквизиты трудового договора.
В то же время не уничтожайте приказы, которые вы оформляли ранее. Напомню, что согласно ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 434 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 №236, работодатель обязан обеспечить хранение документов определенное время: 75 лет – для тех, кого уволили до 1 января 2003 г., 50 лет – для уволенных позднее. Срок начинает считаться с 1 января следующего за годом, в котором закончен оборот документов по конкретному сотруднику.
При отказе от приказов надо проводить регистрацию трудовых договоров. Ранее работодатели не регистрировали договоры в журнале и не присваивали порядковые номера, хотя это и не являлось обязательным, согласно ст. 57 ТК РФ. Но если вы отказались от приказов, реестр будет нужен, т.к. компания должна заполнять трудовую книжку, выдавать сведения о трудовой деятельности и сдавать отчеты в СФР. Журнал учета трудовых договоров не является обязательным, но если вы перестали издавать приказы о приеме, в отчете ЕФС-1 обязательно указывать реквизиты основания заключения договора, т.е. дату, наименование и порядковый номер документы. В связи с этим оптимальнее всего начать вести журнал учета трудовых договоров.
Также на практике появляется необходимость информировать другие подразделения компании о приеме нового работника, скажем, для проведения инструктажа по охране труда, для создания учетной записи на сотрудника и др. В таком случае приказ можно было бы заменить информационной рассылкой по e-mail, задачей в инфосистеме.
Наконец, изменится алгоритм ведения трудовых книжек. Делая запись о приеме на работу в книжку, компания должна указать дату и номер приказа. При новом порядке вводить надо будет реквизиты трудового договора. Вместе с тем возможность ссылаться на договор нормативно не предусмотрена. Строго говоря, договор не является решением работодателя. Тем не менее, в ряде случае сделать запись в книжку надо – когда ведется бумажный документ. Формально новый порядок ведения не нарушается, но других вариантов все равно нет. По нашей оценке, риски привлечения к ответственности здесь стремится к нулю. Такое же мнение озвучивал и Минтруд.
