Управляй задачами на ходу: как мобильное приложение таск-трекера ускоряет работу команды

У систем для управления проектами бывает такое, что на ПК инструмент доступен во всей красе, а в мобильной версии — многого не хватает. В Kaiten учли это, поэтому сделали мобильное приложение максимально приближенным к десктопной версии. Какие возможности дает приложение и как оно облегчает работу — в статье.

В системах для управления проектами не всегда удобно работать только на рабочем месте. Руководителям бывает удобнее посмотреть статус задач в дороге, сотрудникам — быстро что-то уточнить коллеге вечером, пробежаться глазами по регламентам или внезапно закинуть идею в бэклог проекта, пока она не вышла из головы. И если под рукой нет ноутбука, то придется все отложить до завтра или перенести обсуждения в чаты.

Другая проблема возникает, когда у системы есть мобильная версия, но она сильно урезана: отличается интерфейс, может отсутствовать большинство функций или вообще почти все. Получается так, что приложение вроде и есть, но для полноценной работы оно не подходит.

Чтобы пользователи Kaiten не сталкивались с такими проблемами, мы сделали мобильное приложение, в котором есть большинство инструментов десктопной версии. Ниже — детально показываем возможности приложения.

Разные способы отобразить рабочие пространства

В приложении можно выбрать, как будет выглядеть список задач вашей команды. Варианты визуализации такие же, как и на десктопе ↓

Канбан-доски. Они выглядят точно так же, как и на ПК, и ничем не отличаются по взаимодействию. Перемещайте карточки между этапами, сортируйте задачи по статусу или исполнителю — все действия синхронизируются в реальном времени.

<i>Доски подстраиваются под экран в зависимости от расположения смартфона </i>

Список. От канбан-доски отличается тем, что если на пространстве несколько досок, то в формате списка они будут отображаться горизонтально. Для экрана смартфона этот вариант может оказаться более подходящим, потому что так удобнее скроллить задачи:

Таблицы. На мобильном устройстве они могут пригодиться, когда на экран нужно вывести как можно больше информации. Внешний вид и настройки пространства такие же, как и на ПК.

<i>Таблицу можно гибко настроить под себя и отобразить только нужные колонки, которые можно выбрать в настройках </i>

Календарь. Если задачи жестко привязаны к конкретным датам, то иногда проще заглянуть календарь. Вот как он выглядит в приложении Kaiten:

<i>Календарь можно отображать в виде сетки на весь месяц, неделю или на один день</i>

Управляйте ресурсами сотрудников

Еще один вариант отображения рабочего пространства — таймлайн. Тут есть инструменты и для пользователей, которые подключили модуль «Гант и Ресурсное планирование». Смотрим подробнее ↓

На смартфонах таймлайн доступен при горизонтальном приложении устройства. При выборе этого формата отображения Kaiten подскажет, что нужно повернуть телефон.

<i>На таймлайне тоже можно полноценно работать с задачами: добавлять новые, привязывать дочерние, менять сроки и другие данные, которые есть в карточках</i>

Если пользователь подключил модуль «Гант и Ресурсное планирование», то на мобильных устройствах будет доступен раздел с ресурсным планированием. Там можно увидеть нагрузку на сотрудников, которую тоже можно распределить в приложении.

Как и в десктопной версии, раздел «Ресурсное планирование» — интерактивный. Вы можете нажимать на иконку конкретного сотрудника и получать детальную аналитику его занятости: какая у него нагрузка по часам, сколько задач у него одновременно в работе и какие задачи он выполняет в определенные отрезки времени.

<i>Если нажать на задачу в разделе с ресурсным планированием, вы увидите ее краткую сводку, а если нажать два раза — попадете в ее карточку и сможете внести правки</i>

Полноценная работа с задачами через карточки

Все элементы карточек из ПК-версии доступны в мобильном приложении: файлы, чек-листы, переписка, сроки. Например, добавить вложение, отметить выполненный пункт или ответить на комментарий можно прямо с телефона — функционал не урезан. Изменения сохраняются мгновенно, и команда сразу видит их на любых устройствах.

<i>При выборе меток пользователи могут вводить их название на клавиатуре смартфона и выбирать из подсказок</i>

Пользователи могут оставлять комментарии к задачам: писать текст, прикреплять файлы, ссылки или добавлять гифки.

<i>Если нужно тегнуть коллегу, то это можно сделать и на смартфоне: начинаете вводить его имя в системе и выбираете сотрудника из подсказки </i>

Можно работать не только с существующими карточками, но и добавлять новые и кастомизировать их.

<i>Например, в приложении можно создать собственные поля, которые можно настроить под себя </i>

Работа с документами без ограничений

В Kaiten есть встроенный редактор, с которым можно создавать тексты и править их одновременно с коллегами. Большинство инструментов этого редактора мы перенесли и в мобильное приложение.

Возможность работать с документами в приложении пригодится, если создаете в системе тексты для вакансий, тестовые задания или регламенты. Руководитель может посмотреть их в свободное время на смартфоне и при необходимости внести правки. Или если храните в Kaiten материалы для новых сотрудников — они смогут ознакомиться с документами в удобном формате.

<i>Можно создавать документы с нуля, а вместе с ними и папки, где они будут храниться</i>

Инструменты для оформления текстов тоже перенесли без урезания. Можно делить текст на заголовки, добавлять списки, прикреплять файлы и не только. Все возможности доступны даже на бесплатном тарифе.

<i>В текст можно добавлять фотографии из галереи </i>

Также можно разделять части текста горизонтальной линией и добавлять цветные текстовые блоки, чтобы выделять важную информацию. Все это можно делать в пару кликов: нажимаете на «+» в редакторе и выбираете нужный инструмент из списка.

Уведомления из самого приложения, а не через бот

Уведомления в системе можно гибко настроить под себя: выбрать конкретные ситуации и способ, которым нужно оповестить. Один из вариантов — мобильное приложение.

Настроить получение оповещений можно как в десктопной, так и в мобильной версии. Если их включить, то на устройство начнут приходить пуш-уведомления. При нажатии на него вы попадаете на ту задачу, о которой идет речь в уведомлении.

<i>Уведомления приходят сразу после изменений в системе</i>

Можно менять внешний вид приложения

Внешний вид системы можно сделать таким же, как и на ПК. Например, сменить тему интерфейса на темную:

Также можно добавить фон пространства, чтобы персонализировать рабочее место. Как и в десктопной версии, фон меняется у выбранного пространства, а не сразу во всей системе.

Приложение бесплатное и доступно каждому

Приложение доступно на iOS, Android и в формате PWA-версии, а скачать его может любой пользователь Kaiten независимо от тарифа.

Если вы уже пользуетесь Kaiten, то просто скачайте приложение, войдите в свой аккаунт и получите доступ ко всем ранее созданным пространствам, но в компактном виде.→ Скачать приложение Kaiten на Android→ Скачать приложение Kaiten на iOS→ Инструкция по установке PWA-версии приложения

Версию на Android сейчас можно скачать только через Google Play, но уже планируем добавить приложение и в RuStore.

А в комментариях расскажите, как часто пользуетесь приложениями корпоративных систем или таск-трекеров. Все ли удобно или чего-то не хватает?